Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Podatki  »  Procedura podatkowa  »   Jak długo przechowywać firmowe dokumenty podatkowe?
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Jak długo przechowywać firmowe dokumenty podatkowe?

Gazeta Podatkowa nr 12 (2095) z dnia 8.02.2024
Małgorzata Żujewska

Okres przechowywania ksiąg podatkowych i dokumentów stanowiących podstawę rozliczenia podatków jest skorelowany z terminem przedawnienia zobowiązania podatkowego. Oznacza to, że na czas archiwizacji mają wpływ także okoliczności wydłużające bieg terminu przedawnienia, np. zawarcie układu ratalnego z urzędem skarbowym, wszczęcie egzekucji administracyjnej czy podjęcie postępowania karnego skarbowego. Analogiczne zasady obowiązują w przypadku zamknięcia roku podatkowego stratą.

Zasada ogólna

Dokumentację stanowiącą podstawę rozliczeń podatkowych należy przechowywać, dla celów kontaktów z administracją skarbową, zasadniczo do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Taki okres archiwizacji dotyczy: ksiąg podatkowych i dokumentów związanych z ich prowadzeniem (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej), ewidencji VAT oraz dokumentów, w szczególności faktur związanych z rozliczaniem VAT (art. 112 ustawy o VAT), rachunków (art. 88 § 1 Ordynacji podatkowej), a także dokumentacji odnoszącej się do poboru podatków przez płatnika (art. 32 § 1 Ordynacji podatkowej). Zobowiązanie podatkowe przedawnia się zasadniczo po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (wyjątek w ramce - Zobowiązanie podatkowe...). Taki jest też podstawowy okres przechowywania dokumentacji dotyczącej zobowiązania podatkowego. Można więc, co do zasady, pozbyć się ksiąg i dokumentów związanych z rozliczeniem podatków, których termin płatności przypadał w 2018 r. lub wcześniej, np. PIT za 2017 r. Trzeba jednak uważać na dokumenty dotyczące środka trwałego będące podstawą dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Powinno się je przechowywać przez cały okres amortyzacji środka trwałego, aż do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego za ostatni rok, w którym zakończono amortyzację (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 24 listopada 2023 r., nr 0112-KDIL2-2.4011.723.2023.1.IM).


Księgi podatkowe to księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia zobowiązani są podatnicy lub płatnicy.


Zamknięcie firmy nie zwalnia z obowiązku przechowywania ksiąg podatkowych i innych dokumentów przez wymagany czas. W przypadku likwidacji bądź rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania ma przy tym obowiązek zawiadomić na piśmie właściwy urząd skarbowy o miejscu przechowywania dokumentacji podatkowej. Musi to zrobić nie później niż w ostatnim dniu istnienia podmiotu. Dokumentację można zniszczyć po upływie okresu obligatoryjnego jej przechowywania. Wyjątek stanowią dokumenty związane z poborem podatków wykonywanym w ramach pełnienia funkcji płatnika, np. podatku dochodowego od wynagrodzeń pracowników. Po upływie okresu ich przechowywania należy je przekazać podatnikom. Dopiero jeżeli okaże się to niemożliwe, dokumenty podlegają zniszczeniu.

Zobowiązanie podatkowe podatnika CIT powstałe w okresie opodatkowania ryczałtem od dochodów spółek przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca:

1) roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności tego ryczałtu od dochodu z tytułu: ukrytych zysków, wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą, zmiany wartości składników majątku lub nieujawnionych operacji gospodarczych,
2) roku kalendarzowego, w którym zysk został:
  a) wypłacony na rzecz udziałowców, akcjonariuszy lub wspólników albo
  b) uchwałą o podziale wyniku finansowego netto przeznaczony do wypłaty udziałowcom, akcjonariuszom lub wspólnikom - w przypadku gdy zysk w całości albo w części został wypłacony w formie zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy, albo
  c) przeznaczony na pokrycie straty z lat ubiegłych,
3) roku kalendarzowego:
  a) w którym upłynął termin płatności tego ryczałtu od rozdysponowanego dochodu z tytułu zysku netto albo
  b) następującego po roku podatkowym, w którym podatnik zakończył opodatkowanie ryczałtem od dochodów spółek - w przypadku gdy ten ryczałt od dochodu z tytułu zysku netto został zapłacony jednorazowo w sposób, o którym mowa w art. 28t ust. 2 ustawy o pdop, albo
  c) następującego po roku podatkowym, w którym upłynął termin płatności tego ryczałtu - w przypadku, o którym mowa w art. 28t ust. 3 ustawy o pdop.

Strata podatkowa

Analogicznie ustala się okres przechowywania ksiąg podatkowych i innych dokumentów w przypadku wykazania w danym roku podatkowym przez przedsiębiorcę straty.

Termin przedawnienia dotyczy co prawda zobowiązania podatkowego, a strata nim nie jest. Zobowiązanie podatkowe to wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego. Nie ma jednak przepisów regulujących przedawnienie straty. Organy podatkowe mogą natomiast wydać decyzję określającą wysokość straty tylko do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok, w którym została poniesiona. Termin "przedawnienia" straty ustala się więc, przyjmując okres przedawnienia hipotetycznego zobowiązania podatkowego za rok, w którym strata wystąpiła.

Konsekwentnie dokumenty dotyczące rozliczenia podatku dochodowego za rok podatkowy zamknięty stratą należy zasadniczo przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin złożenia zeznania podatkowego za rok podatkowy zamknięty stratą. Nie ma znaczenia, czy strata została rozliczona w następnych latach podatkowych, czy nie (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 28 sierpnia 2023 r., nr 0111-KDIB2-1.4017.7.2023.1.AS).

Dłuższy okres

Powiązanie okresu przechowywania dokumentacji podatkowej z terminem przedawnienia zobowiązania podatkowego oznacza, że na okres archiwizacji mają wpływ okoliczności powodujące wydłużenie biegu terminu przedawniania.

Termin przedawnienia podatku - a w konsekwencji czas przechowywania dokumentacji podatkowej - wydłuża się, jeżeli jego bieg nie rozpocznie się, np. w związku z rozłożeniem zapłaty podatku na raty, będzie zawieszony, np. po wniesieniu sprawy do sądu administracyjnego, lub zostanie przerwany, np. w wyniku ogłoszenia upadłości. Przewidują to art. 70 § 2-7, art. 70a-70e Ordynacji podatkowej.

Podstawą zawieszenia biegu terminu przedawnienia podatku może być więcej niż jedna przesłanka, np. wszczęcie postępowania karnego skarbowego i wniesienie do sądu administracyjnego skargi na decyzje organów podatkowych, w wyniku czego okresy zawieszenia "nakładają się" na siebie. Początek i koniec zawieszenia należy wówczas wyznaczyć pomiędzy datą wcześniejszą - jako jego początkiem oraz późniejszą - jako końcem (por. wyrok WSA w Szczecinie z dnia 14 października 2021 r., sygn. akt I SA/Sz 444/21).

Problemów może przysporzyć przechowywanie dokumentów związanych z podatkiem zabezpieczonym hipoteką przymusową lub zastawem skarbowym. Formalnie takie zobowiązanie podatkowe nie ulega przedawnieniu, z tym że po upływie terminu przedawnienia nie może być prowadzona egzekucja z innych składników majątku podatnika niż z przedmiotu hipoteki przymusowej lub zastawu skarbowego. Wynika to z art. 70 § 8 Ordynacji podatkowej.

Trybunał Konstytucyjny w wyroku z dnia 8 października 2013 r., sygn. akt SK 40/12, uznał, że norma przewidująca nieprzedawnianie się podatków zabezpieczonych hipoteką przymusową jest sprzeczna z Konstytucją RP. Orzeczenie dotyczyło jednak przepisu w brzmieniu obowiązującym w latach 1998-2002 (ówczesnego art. 70 § 6 Ordynacji podatkowej). Obecny jego odpowiednik powiela niedozwoloną normę, rozszerzając ją dodatkowo na zastaw skarbowy, ale oficjalnie nie został zakwestionowany. Organy podatkowe uważają, że nieuchylony przepis obowiązuje, że mogą i muszą go stosować. Sądy administracyjne negują to stanowisko. Przepis stanowiący o nieprzedawnieniu się zobowiązania podatkowego zabezpieczonego hipoteką przymusową lub zastawem skarbowym jest w sposób oczywisty niezgodny z Konstytucją RP (oraz z przywołanym wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego). Takie zobowiązanie podatkowe przedawnia się na zasadach ogólnych (por. wyrok NSA z dnia 4 stycznia 2023 r., sygn. akt III FSK 1413/21).

Dłuższy okres przechowywania dokumentów związanych z rozliczaniem podatków może ponadto wynikać z przepisów szczególnych. Przykładowo przedsiębiorcy korzystający z pomocy publicznej, udzielanej zgodnie z ustawą o specjalnych strefach ekonomicznych, dłużej przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty. Przedsiębiorcy strefowi korzystający z pomocy publicznej udzielanej z tytułu tworzenia nowych miejsc pracy dodatkowo dłużej zachowują dokumenty związane z poborem podatków oraz innych dochodów budżetu państwa, a także przychodów państwowych funduszy celowych. Wspomniane księgi i dokumenty trzeba przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń dotyczących zwrotu pomocy publicznej. Roszczenia te przedawniają się po 10 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym przedsiębiorca skorzystał z pomocy.

Brak ksiąg

Konsekwencją nieposiadania dokumentacji podatkowej do czasu upływu terminu przedawnienia podatku może być w razie przeprowadzenia postępowania podatkowego ustalenie podstawy opodatkowania w drodze szacowania.

Podstawa opodatkowania wyliczona w drodze szacowania powinna być określona w wysokości maksymalnie zbliżonej do rzeczywistej. Wykorzystuje się do tego w szczególności metodę porównawczą zewnętrzną, porównawczą wewnętrzną, remanentową, produkcyjną, kosztową lub udziału dochodu w obrocie (patrz ramka - Metody szacowania...). Katalog jest otwarty. Można stosować inne dowolne metody szacowania wielkości podstawy opodatkowania (por. wyrok NSA z dnia 11 lipca 2023 r., sygn. akt II FSK 33/21). Organ podatkowy ma jednak obowiązek uzasadnić wybór przyjętej metody.

Metody szacowania podstawy opodatkowania:

- porównawcza wewnętrzna - polega na porównaniu wysokości obrotów w tym samym przedsiębiorstwie za poprzednie okresy, w których znana jest wysokość obrotu,
- porównawcza zewnętrzna - polega na porównaniu wysokości obrotów w innych przedsiębiorstwach prowadzących działalność o podobnym zakresie i w podobnych warunkach,
- remanentowa - polega na porównaniu wartości majątku przedsiębiorstwa na początku i na końcu okresu, z uwzględnieniem wskaźnika szybkości obrotu,
- produkcyjna - polega na ustaleniu zdolności produkcyjnej przedsiębiorstwa,
- kosztowa - polega na ustaleniu wysokości obrotu na podstawie wysokości kosztów poniesionych przez przedsiębiorstwo, z uwzględnieniem wskaźnika udziałów tych kosztów w obrocie,
- udział dochodu w obrocie - polega na ustaleniu wysokości dochodów ze sprzedaży określonych towarów i wykonywania określonych usług, z uwzględnieniem wysokości udziału tej sprzedaży (wykonanych usług) w całym obrocie.

Podstawa opodatkowania ustalona w wyniku szacowania zazwyczaj nie jest tożsama z faktyczną, ale powinna maksymalnie zbliżać się do tej wielkości. Zadaniem organu podatkowego nie jest pominięcie rzeczywistej wartości transakcji dokonanych przez podatnika, lecz jak najwierniejsze odtworzenie ich wartości. Organ podatkowy odstępuje od szacowania, jeżeli podatnik nie ma ksiąg podatkowych, ale zebrane dowody pozwalają na określenie podstawy opodatkowania. Szacowania nie stosuje się także wtedy, gdy księgi podatkowe są nierzetelne, ale dane z nich wynikające, uzupełnione dowodami uzyskanymi w toku postępowania podatkowego, pozwalają na określenie podstawy opodatkowania.

W przypadku gdy podstawa opodatkowania została określona w drodze oszacowania, a podatnik jest zobowiązany do wpłaty zaliczek na podatek, organ podatkowy określa wysokość zaliczek za okres, za który podstawa opodatkowania została oszacowana, proporcjonalnie do wysokości zobowiązania podatkowego za cały rok podatkowy lub inny okres rozliczeniowy.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.)

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2023 r. poz. 2805)

Procedura podatkowa - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.