Jak i kiedy złożyć zawiadomienie ZAW-NR?

ZAW-NR to zawiadomienie o przelaniu środków za transakcję, której wartość przekracza 15.000 zł, na rachunek bankowy kontrahenta niewidniejący w Wykazie podatników VAT. Złożenie tego zawiadomienia pozwala zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów w PIT lub CIT oraz uniknąć odpowiedzialności solidarnej w VAT.

Zlecenie przelewu

Dokonywanie wpłat na rachunki kontrahentów niewidniejące w Wykazie podatników VAT może mieć poważne konsekwencje w PIT/CIT oraz VAT.

Przedsiębiorcy są zobligowani do bezgotówkowego rozliczenia transakcji określonych w art. 19 Prawa przedsiębiorców. Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca oraz jednorazowa wartość transakcji - bez względu na liczbę wynikających z niej płatności - przekracza 15.000 zł (lub równowartość tej kwoty w walucie obcej).

Przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatku m.in. w tej części, w jakiej wspomniana transakcja dotyczy dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny i zostanie opłacona przelewem na rachunek kontrahenta inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w Wykazie podatników VAT. Przewidują to art. 22p ustawy o pdof oraz art. 15d ustawy o pdop. Podatnik musi ponadto brać pod uwagę ryzyko poniesienia odpowiedzialności, solidarnie z kontrahentem, za zaległości podatkowe z tytułu VAT związanego z taką transakcją. Reguluje to art. 117ba § 1 i § 2 Ordynacji podatkowej.

Wykaz podatników VAT jest udostępniany przez Ministerstwo Finansów na stronie: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka. Zawiera numery rachunków rozliczeniowych w rozumieniu Prawa bankowego oraz imiennych rachunków w SKOK, której podatnik jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Konto musi być podane przez podatnika w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym (CEIDG-1, NIP-2, NIP-7, NIP-8) oraz zostać potwierdzone przy wykorzystaniu STIR. Wykaz podatników VAT jest aktualizowany raz na dobę w każdy dzień roboczy. Dokonanie płatności na konto niebędące rachunkiem bankowym w rozumieniu Prawa bankowego, np. wirtualne, nie pozbawia możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 24 kwietnia 2023 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.330.2019.8.MF).

Forma ZAW-NR

Sposobem na uniknięcie opisanych negatywnych skutków w PIT/CIT oraz w VAT jest złożenie zawiadomienia ZAW-NR.

ZAW-NR należy złożyć przy pierwszej zapłacie na rachunek kontrahenta nieznajdujący się w Wykazie podatników VAT. Zawiadomienie zawiera: dane podatnika, dane wystawcy faktury, rodzaj i numer konta, na które została dokonana wpłata, wysokość przelanej należności oraz datę zlecenia przelewu. Składa się je w urzędzie skarbowym właściwym dla podatnika dokonującego zapłaty. Właściwość urzędu skarbowego ustala się zasadniczo w przypadku osób fizycznych według miejsca zamieszkania, a w odniesieniu do osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej - ze względu na siedzibę (przy czym wybrane kategorie podmiotów podlegają pod wyspecjalizowane urzędy skarbowe).

ZAW-NR można przekazać w formie papierowej lub przesłać przez internet z konta w e-Urzędzie Skarbowym. Opcja wysyłki w ramach e-Urzędu Skarbowego jest dostępna zarówno na koncie osoby fizycznej, jak i organizacji. Zawiadomienie może w imieniu podatnika złożyć również pełnomocnik.

Termin zgłoszenia

ZAW-NR trzeba złożyć w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu na rachunek kontrahenta nieznajdujący się w Wykazie podatników VAT.

Termin ten biegnie od dnia następnego po dniu zlecenia przelewu. Upływa o północy ostatniego dnia z wyznaczonej liczby dni. Uwzględnia się dni zarówno robocze, jak i wolne od pracy. Jeżeli jednak ostatni dzień terminu wypada w sobotę, niedzielę lub święto będące dniem ustawowo wolnym od pracy, przesuwa się on na następny dzień po dniu lub dniach wolnych. Termin złożenia ZAW-NR nie podlega przywróceniu. Jego niedotrzymanie wiąże się z ryzykiem poniesienia przez podatnika odpowiedzialności solidarnej w VAT oraz wywołuje konsekwencje w PIT/CIT w postaci braku możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Weryfikacji rachunku kontrahenta nie trzeba dokonać w dniu zlecenia przelewu. Wykaz podatników VAT umożliwia sprawdzenie, czy konto podatnika znajdowało się w nim na wybrany dzień przypadający nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym następuje weryfikacja. Może być ona przeprowadzona po dokonaniu płatności, ale według stanu na dzień zlecenia przelewu. Jeżeli okaże się, że na dzień zlecenia przelewu konto figurowało w Wykazie podatników VAT, podatnik nie musi składać zawiadomienia ZAW-NR, aby uniknąć negatywnych skutków w PIT/CIT w postaci braku możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów oraz ryzyka odpowiedzialności solidarnej za związane z transakcją zaległości w VAT (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 3 stycznia 2022 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.415.2021.2.AR).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.)

Ustawa z dnia 6.03.2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2023 r. poz. 221 ze zm.)

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm.)