Jak aktualizować dane podatników i płatników?

Adresy, rachunki bankowe, miejsce przechowywania firmowej dokumentacji rachunkowej to tylko niektóre informacje przekazywane przez podatników administracji skarbowej. Aktualizacji danych można dokonać przez internet. Zgłoszenie należy złożyć - w trybie właściwym dla swojego statusu ewidencyjnego - na ZAP-3, NIP-7, NIP-2, NIP-8 lub CEIDG-1.

ZAP-3 i NIP-7

Minimalne obowiązki aktualizacyjne zostały nałożone na osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej lub niebędące zarejestrowanymi podatnikami VAT.

Osoby te są zobligowane do zgłoszenia we własnym zakresie jedynie zmiany miejsca zamieszkania. Aktualizacji adresu mogą dokonać na dwa sposoby. Wskazuje je art. 9 ust. 1d ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Pierwsza opcja to podanie aktualnego adresu zamieszkania w deklaracji lub innym dokumencie składanym w związku z wypełnianiem obowiązku podatkowego, np. w rocznym zeznaniu PIT. Drugim sposobem jest złożenie zgłoszenia aktualizacyjnego na ZAP-3 (przez osoby, których identyfikatorem podatkowym jest numer PESEL) albo NIP-7 (w przypadku osób posługujących się NIP). Nie ma wymogu złożenia ZAP-3/NIP-7 w terminie 7 dni od dnia zmiany miejsca zamieszkania. Jeżeli jednak zgłoszenie ma pełnić funkcję aktualizacyjną, powinno być przekazane przed rozliczeniem podatkowym lub innym dokumentem składanym w związku z wypełnianiem obowiązku podatkowego, w którym zostanie podany nowy adres.

Zmiany pozostałych danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym są przekazywane administracji skarbowej z systemu PESEL. Administracja skarbowa uzyskuje w tym trybie ponadto adres zameldowania na pobyt stały lub czasowy, dane personalne małżonka podatnika, informacje dotyczące związku małżeńskiego (jego zawarcia, rozwiązania, unieważnienia) i śmierci małżonka. Przewiduje to art. 14 ust. 5 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Informacje dodatkowe (nieobowiązkowe), takie jak: adres do doręczeń, numer telefonu czy osobisty rachunek bankowy, podatnik może zgłosić we własnym zakresie na ZAP-3/NIP-7.

ZAP-3 i NIP-7 wolno złożyć w formie papierowej lub elektronicznej. E-zgłoszenie można przekazać przy pomocy interaktywnego druku zamieszczonego na Portalu Podatkowym lub programu komercyjnego posiadającego możliwość przesyłania dokumentów do systemu e-Deklaracje (np. Programu DRUKI Gofin). Istnieje ponadto możliwość złożenia ZAP-3 za pośrednictwem serwisu e-Urząd Skarbowy. Aby skorzystać z tej opcji, trzeba zalogować się do serwisu z użyciem login.gov.pl (tj. bankowości elektronicznej, profilu zaufanego lub e-dowodu osobistego) albo aplikacji mObywatel.

Dane przedsiębiorcy

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą muszą pamiętać nie tylko o aktualizacji danych osobowych, ale i firmowych, np. wykazu rachunków bankowych.

Zgłoszenie aktualizacyjne należy złożyć w ciągu 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych (nie dotyczy to osób nieprowadzących działalności gospodarczej).

Przedsiębiorcy wpisani w CEIDG dokonują zgłoszenia za pośrednictwem CEIDG. Wniosek można przesłać on-line przez serwis Biznes.gov.pl lub stronę CEIDG. Potrzebny jest do tego profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Wniosek wolno przekazać także w formie papierowej. Wypełniony formularz można złożyć w dowolnym urzędzie gminy. Dozwolone jest przesłanie papierowego wniosku listem poleconym, ale w tym przypadku musi być on opatrzony własnoręcznym podpisem wnioskodawcy poświadczonym przez notariusza. CEIDG niezwłocznie przekazuje zgłoszone dane do wskazanego przez przedsiębiorcę urzędu skarbowego. Odbywa się to za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Przedsiębiorca nie składa zgłoszenia aktualizacyjnego samodzielnie w urzędzie skarbowym. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą niepodlegającą wpisowi do CEIDG dokonują aktualizacji poprzez złożenie w urzędzie skarbowym - w formie papierowej lub elektronicznej - NIP-7.

Zgłoszeniu w CEIDG podlega również zmiana danych przedsiębiorstwa w spadku (kontynuującego działalność po śmierci właściciela - przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG). W okresie od dnia śmierci przedsiębiorcy do dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego albo wygaśnięcia uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego, a także w okresie od dnia zaprzestania przez jednego zarządcę sukcesyjnego pełnienia tej funkcji do dnia powołania kolejnego albo wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego, obowiązek aktualizowania danych przedsiębiorstwa w spadku spoczywa na osobach posiadających lub nabywających prawa do firmy po śmierci właściciela, tj. osobach wskazanych w art. 14 ustawy o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (Dz. U. z 2021 r. poz. 170).

Status podmiotu

Odrębne reguły obowiązują osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej.

Podmioty wpisane w KRS zgłaszają samodzielnie w urzędzie skarbowym tylko zmianę danych uzupełniających. Aktualizacji danych podstawowych (tj. objętych treścią wpisu w KRS) dokonuje się poprzez złożenie odpowiedniego wniosku o zmianę danych w KRS. Nowe dane podstawowe są automatycznie przekazywane z KRS, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, do Centralnego Rejestru Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP) oraz krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (rejestru REGON). Natomiast z CRP KEP są one przesyłane do Centralnego Rejestru Płatników Składek (ZUS). Dane uzupełniające to informacje wymagane w kontaktach z administracją skarbową, GUS i ZUS. Te niezbędne w relacjach z administracją skarbową to m.in.: skrócona nazwa, wykaz rachunków bankowych czy adresy miejsc prowadzenia działalności. Zgłoszenie aktualizacyjne w zakresie danych uzupełniających składa się na formularzu NIP-8. CRP KEP przekazuje odpowiednie dane do rejestru REGON i ZUS. Podmioty będące podatnikami, płatnikami podatków lub płatnikami składek ZUS, ale niepodlegające wpisowi do KRS, np. spółki cywilne, aktualizują dane na NIP-2.

NIP-8 lub NIP-2 składa się w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencji podatników i płatników - ustalanym zasadniczo według siedziby podmiotu dokonującego zgłoszenia zmiany danych. Zgłoszenie aktualizacyjne można przekazać w formie papierowej lub elektronicznej. Zgłoszenie przesyłane przez internet musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpis składa uprawniona osoba. Jej umocowanie do działania w tym zakresie potwierdza pełnomocnictwo UPL-1. To pełnomocnictwo jest niezbędne niezależnie od tego, czy zgłoszenie ma podpisać osoba uprawniona do reprezentowania danego podmiotu (np. prezes spółki z o.o. lub wspólnik spółki cywilnej) czy pełnomocnik (np. właściciel biura rachunkowego).

UPL-1 można przekazać w formie pisemnej lub elektronicznej. Papierowy formularz składa się w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencji podatników i płatników. Dla podmiotów zagranicznych właściwy jest Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście. Pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego należy natomiast przekazać Szefowi KAS. Złożenie UPL-1 - zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej - nie podlega opłacie skarbowej.

Nowy wzór NIP-2

NIP-2 będzie od 1 stycznia 2023 r. stosowany przez grupy VAT. Grupa VAT to szczególnego rodzaju podatnik istniejący tylko do celów rozliczania VAT. Będą ją mogli utworzyć podatnicy powiązani finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie. Każdy członek grupy zachowa swoją odrębność i formę prawną, ale utraci to znaczenie w zakresie VAT. Członek grupy stanie się częścią nowego odrębnego podatnika VAT - grupy VAT.

Grupa VAT będzie musiała wystąpić o nadanie NIP. Uzyskany NIP będzie służył do identyfikacji grupy jako podatnika VAT. W zakresie innych podatków członkowie grupy nadal będą korzystać ze swoich indywidualnych numerów NIP. Numery te pozostaną ważne i niezmienione. Zgłoszenie identyfikacyjne grupy VAT będzie składane na formularzu NIP-2. W związku z tym konieczne jest dostosowanie jego wzoru do potrzeb nowego podatnika. W zgłoszeniu trzeba będzie podać dane wymienione w obecnie obowiązującym art. 5 ust. 3 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników (m.in. nazwę, formę organizacyjno-prawną, adres siedziby), a ponadto dane dotyczące członków grupy. Zgłoszenie składa przedstawiciel grupy VAT, czyli jeden z członków wyznaczony do reprezentowania grupy, wskazywany w umowie o utworzeniu grupy VAT. W założeniu funkcję taką najczęściej powinien pełnić podmiot kontrolujący pozostałych członków grupy VAT (podmiot dominujący), ale przepisy nie przewidują w tym zakresie innych ograniczeń poza koniecznością bycia członkiem grupy VAT. NIP-2 będzie również składany jako zgłoszenie aktualizacyjne w przypadku zaistnienia nowych okoliczności czy zmiany danych dotyczących grupy VAT.

Nowy wzór NIP-2, tj. NIP-2₍₁₄₎, ma obowiązywać od 1 stycznia 2023 r. w związku z wejściem w życie regulacji dotyczących grup VAT). Obecnie Ministerstwo Finansów przedstawiło projekt z dnia 7 września 2022 r. rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniających (nr 519 z wykazu RCL). Projekt przewiduje, że podatnicy i płatnicy, ale z wyjątkiem grup VAT, będą mogli stosować obecnie obowiązujący formularz NIP-2₍₁₃₎ do 30 czerwca 2023 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2022 r. poz. 166 ze zm.)