Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Podatki  »  Procedura podatkowa  »   Jak długo przechowywać firmową dokumentację podatkową?

Nowa matryca stawek VAT

Nomenklatura scalona Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług www.klasyfikacje.gofin.pl  »
POLECAMY
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Jak długo przechowywać firmową dokumentację podatkową?

Gazeta Podatkowa nr 8 (1674) z dnia 27.01.2020
Małgorzata Żujewska

Dokumentację stanowiącą podstawę rozliczeń z fiskusem trzeba przechowywać do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego ona dotyczy. Jest to zasadniczo 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wypadł termin płatności podatku. Okres ten może się wydłużyć z powodu zawieszenia lub przerwania biegu terminu przedawnienia. Zamknięcie firmy nie zwalnia z zachowania wymaganego okresu archiwizacji.

Ogólne zasady

Księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem trzeba zachować dla celów podatkowych do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Odstąpienia od tego obowiązku nie usprawiedliwia utrata dokumentacji księgowej, np. w wyniku kradzieży czy pożaru. W takim przypadku podatnik powinien odtworzyć dokumentację.

Przedawnienie zobowiązania podatkowego następuje zasadniczo po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Skończył się więc okres przechowywania dokumentów dotyczących podatków, których terminy płatności upłynęły w 2014 r. oraz w latach wcześniejszych, np. PIT za 2013 r. czy VAT za styczeń 2014 r. Dokumenty mogą być wykorzystywane przy sporządzaniu rozliczeń różnych podatków, których terminy przedawnienia nie pokrywają się, np. VAT i PIT. Okres ich archiwizacji wyznacza wówczas najdłuższy termin przedawnienia (przykład 1).

Termin przedawnienia zobowiązania podatkowego nie może być odroczony przez organ podatkowy (na podstawie art. 48 Ordynacji podatkowej) ani przedłużony przez Ministra Finansów (w oparciu o art. 50 Ordynacji podatkowej). Trzeba jednak liczyć się z wydłużeniem terminu przedawnienia, jeżeli jego bieg nie rozpocznie się, np. w związku z rozłożeniem spłaty podatku na raty, będzie zawieszony, np. po wniesieniu sprawy do sądu administracyjnego, lub zostanie przerwany, np. w wyniku zastosowania środka egzekucyjnego (zajęcia składnika majątku dłużnika) w toku postępowania egzekucyjnego. Przewidują to art. 70 § 2-7, art. 70a-70e Ordynacji podatkowej.

Niekiedy wymóg dłuższej archiwizacji może wynikać z poszczególnych przepisów. Przykładowo przedsiębiorcy strefowi, korzystający z pomocy publicznej udzielanej zgodnie z ustawą o specjalnych strefach ekonomicznych, są zobowiązani przechowywać księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń dotyczących zwrotu pomocy publicznej. Roszczenia te przedawniają się po 10 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym skorzystano z pomocy. Podatnicy rozliczający VAT w systemie MOSS mają natomiast obowiązek przechowywać ewidencję transakcji objętych tą procedurą przez 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano świadczenia usług telekomunikacyjnych, nadawczych lub elektronicznych.

Rok ze stratą

Analogiczne zasady archiwizacji należy stosować w przypadku dokumentów dotyczących rozliczenia podatku dochodowego za rok zamknięty stratą odliczoną w kolejnych latach podatkowych.

Faktem jest, że strata to nie zobowiązanie podatkowe, a termin przedawnienia odnosi się do zobowiązania podatkowego. Nie ma jednak szczególnych uregulowań dotyczących przedawnienia straty. Stosuje się więc przepisy o przedawnieniu zobowiązania podatkowego. Termin "przedawnienia" straty ustala się, przyjmując okres przedawnienia hipotetycznego zobowiązania podatkowego za rok, w którym wystąpiła strata. Dokumenty dotyczące straty należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok, w którym została ona poniesiona, a nie za ostatni rok, w którym podatnik odliczył ją od dochodu (przykład 2). Organ podatkowy może w tym czasie skontrolować wysokość straty za okres, w którym powstała, i nie jest potrzebne ponawianie tej weryfikacji w kolejnych latach, w których strata zostanie odliczona. Nie wolno różnicować zasad przedawnienia wyników rozliczeń w podatku dochodowym w zależności od tego, czy wystąpi zobowiązanie podatkowe, dochód zwolniony z podatku czy strata.

Takie stanowisko jest powszechnie akceptowane w orzecznictwie sądowym (por. wyrok NSA z dnia 14 września 2018 r., sygn. akt II FSK 2338/16). Uznaje je również administracja skarbowa (por. interpretację podatkową Dyrektora KIS z dnia 15 listopada 2019 r., nr 0111-KDIB1-3.4017.9.2019.2.APO).

Po likwidacji firmy

Zamknięcie firmy nie zwalnia z obowiązku przechowywania dokumentów związanych z rozliczeniami podatkowymi dotyczącymi okresu prowadzenia działalności gospodarczej. Księgi podatkowe, dokumenty związane z ich prowadzeniem, a także dokumenty odnoszące się do poboru podatku wykonywanego w ramach pełnienia funkcji płatnika trzeba zachować do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, którego one dotyczą.

W przypadku likwidacji bądź rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania ma obowiązek zawiadomić na piśmie właściwy urząd skarbowy o miejscu przechowywania dokumentacji podatkowej. Musi to zrobić nie później niż w ostatnim dniu istnienia podmiotu. W orzecznictwie sądowym podkreśla się, że na skutek wniesienia aportem przedsiębiorstwa do spółki nie dochodzi ani do likwidacji, ani rozwiązania przedsiębiorstwa. W konsekwencji to na wnoszącym aport ciąży obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (por. wyrok WSA w Łodzi z dnia 11 lipca 2019 r., sygn. akt I SA/Łd 126/19).

Dokumentację można zniszczyć dopiero po upływie okresu obligatoryjnego jej przechowywania. Wyjątek stanowią dokumenty związane z poborem podatków, np. podatku dochodowego od wynagrodzeń pracowników. Należy je po upływie terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego przekazać podatnikom. Dopiero jeżeli okaże się to niemożliwe, dokumenty podlegają zniszczeniu.

Przykład 1

Podatnik opłaca PIT na zasadach ogólnych oraz VAT. Podatek VAT za poszczególne miesiące od stycznia do listopada 2014 r. przedawnił się z upływem 31 grudnia 2019 r. (terminy płatności tych zobowiązań podatkowych upłynęły w 2014 r.). Niektóre dokumenty, w tym faktury sprzedażowe i zakupowe, mają jednak wpływ na ustalenie wysokości przychodów i kosztów w PIT za 2014 r. Podatek dochodowy od osób fizycznych za 2014 r., którego termin płatności przypadał na 30 kwietnia 2015 r., przedawni się z upływem 31 grudnia 2020 r. Dokumenty dotyczące VAT za poszczególne miesiące od stycznia do listopada 2014 r., mające wpływ na rozliczenie PIT za 2014 r., należy więc zachować do końca 2020 r.


Przykład 2

Przedsiębiorca wykazał stratę z działalności gospodarczej w rozliczeniu podatku dochodowego od osób fizycznych za 2016 r. Odliczył ją od dochodu osiągniętego z tej działalności w 2017 r. i 2018 r. Termin przedawnienia podatku dochodowego od osób fizycznych za 2016 r., którego termin płatności przypadał 2 maja 2017 r., upłynie z dniem 31 grudnia 2022 r. Dokumenty dotyczące straty wykazanej w rozliczeniu podatku dochodowego za 2016 r. trzeba więc zachować do końca 2022 r., o ile nie wystąpiły lub nie wystąpią okoliczności mające wpływ na bieg terminu przedawnienia i obligujące do zachowania dłuższego okresu archiwizacji.


Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900 ze zm.)

Procedura podatkowa - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.