Identyfikator podatkowy podatników i płatników

Identyfikatorem podatkowym obowiązującym w kontaktach z administracją skarbową jest PESEL albo NIP. Osobom niewykonującym działalności gospodarczej wystarczy PESEL. Przedsiębiorcy muszą mieć NIP, który może być przedmiotem sukcesji w przypadku przekształcenia przez firmę formy prowadzenia działalności.

Numer PESEL

Identyfikatorem podatkowym osoby fizycznej może być PESEL albo NIP.

Numerem PESEL posługują się osoby mające nadany ten numer, które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie są zarejestrowanymi podatnikami VAT oraz nie są płatnikami podatków lub składek ZUS. To także identyfikator podatkowy cudzoziemców. Cudzoziemiec będący obywatelem państwa członkowskiego UE, państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej, zamieszkujący w Polsce, ma obowiązek zameldować się w miejscu pobytu stałego lub czasowego najpóźniej w 30. dniu, licząc od dnia przybycia do tego miejsca. Natomiast osoba spoza tego obszaru powinna zameldować się najpóźniej w ciągu 4 dni. Obcokrajowcy, których pobyt na terenie Polski nie przekracza 30 dni, są zwolnieni z obowiązku meldunkowego. Cudzoziemiec, który zamelduje się w Polsce na pobyt stały lub czasowy, otrzymuje z urzędu numer PESEL. Jeżeli nie może się zameldować, a potrzebuje numer PESEL, powinien złożyć wniosek o jego nadanie.

Wniosek o nadanie numeru PESEL dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Prawo pracy.

Pozostałe osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, które mają status podatnika, płatnika podatku lub płatnika składek ZUS, muszą mieć NIP.

NIP osoby fizycznej

Osoby fizyczne uzyskują NIP - w zależności od statusu ewidencyjnego - za pośrednictwem CEIDG albo na podstawie NIP-7.

Osoba, która rozpoczyna działalność gospodarczą podlegającą wpisowi do CEIDG, zgłoszenie identyfikacyjne stanowiące podstawę nadania NIP składa w ramach wniosku o wpis. CEIDG przesyła odpowiednie dane do wskazanego przez nią urzędu skarbowego. Odbywa się to za pośrednictwem systemu teleinformatycznego nie później niż w dniu roboczym następującym po dniu dokonania wpisu. Potwierdzeniem nadania NIP jest ujawnienie tego numeru w CEIDG. Informacja o nim jest automatycznie przekazywana do CEIDG za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przez Centralny Rejestr Podmiotów - Krajową Ewidencję Podatników (CRP KEP), nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wpływu do urzędu skarbowego poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego.

Inne osoby fizyczne posługujące się NIP, np. prowadzące działalność nierejestrową, zgłoszenie identyfikacyjne sporządzają na NIP-7. Należy je złożyć w urzędzie skarbowym. Można to zrobić w formie papierowej lub elektronicznej. Zgłoszenie przekazywane przez internet musi być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Naczelnik urzędu skarbowego wydaje potwierdzenie nadania NIP niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od dnia wpływu do niego poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego.

Rejestracja podmiotu

Podmioty podlegające wpisowi do KRS, m.in. spółki prawa handlowego, uzyskują NIP za pośrednictwem KRS. Inne muszą złożyć NIP-2.

Podatnik podlegający wpisowi do KRS otrzymuje NIP na podstawie danych podstawowych podanych we wniosku o wpis. KRS przekazuje je automatycznie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, do CRP KEP oraz krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (rejestru REGON). Natomiast z CRP KEP są one przekazywane do Centralnego Rejestru Płatników Składek (ZUS). Nadanie NIP następuje automatycznie, bezpośrednio po zamieszczeniu w CRP KEP danych uzyskanych z KRS (w przypadku oddziału przedsiębiorcy zagranicznego - po zamieszczeniu danych uzupełniających potwierdzających status płatnika składek ubezpieczeniowych). Następnie informacja o NIP jest przekazywana za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do KRS. Potwierdzeniem nadania NIP jest ujawnienie tego numeru w KRS. Podmiot ma natomiast obowiązek złożyć we własnym zakresie w urzędzie skarbowym, na formularzu NIP-8, zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających niezbędnych do realizacji zadań ustawowych przez administrację podatkową, GUS i ZUS.

NIP-2 składają osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, które nie podlegają wpisowi do KRS. Najczęściej są to spółki cywilne. Zgłoszenie identyfikacje NIP-2 należy złożyć w urzędzie skarbowym w formie papierowej (nie ma możliwości przesłania go przez internet).

Indywidualny numer

NIP przypisany jest do danej osoby lub podmiotu. Można mieć tylko jeden taki identyfikator podatkowy. Zasada ta obowiązuje bez względu na rodzaj i liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę i rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę posiadanych przedsiębiorstw.

NIP nadany podatnikowi, co do zasady, nie przechodzi na następcę prawnego. Wyjątkiem jest przekształcenie przedsiębiorstwa państwowego w jednoosobową spółkę Skarbu Państwa, przedsiębiorstwa komunalnego w jednoosobową spółkę gminy, spółki cywilnej w spółkę handlową, spółki handlowej w inną spółkę handlową, stowarzyszenia zwykłego w stowarzyszenie.

Odrębną kwestią jest kontynuowanie działalności po śmierci przedsiębiorcy przez zarząd sukcesyjny. NIP nadany przedsiębiorcy przechodzi na przedsiębiorstwo w spadku. Takie rozwiązanie zapewnia kontynuację rozliczeń podatków, w szczególności VAT, a także ułatwia korzystanie z Systemu Harmonogramowania Rejestracji i Monitorowania Pomocy w sprawach związanych z udzielaniem pomocy publicznej i pomocy de minimis. NIP wygasa wraz z wygaśnięciem zarządu sukcesyjnego, a jeżeli przedsiębiorca nie ustanowił przed śmiercią zarządu sukcesyjnego - wraz z wygaśnięciem uprawnienia do jego powołania. Przedsiębiorstwo w spadku może podawać NIP zmarłego przedsiębiorcy, pomimo nieustanowienia zarządu sukcesyjnego, do dnia wygaśnięcia uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego. Warunkiem jest kontynuowanie prowadzenia przedsiębiorstwa pod firmą zmarłego przedsiębiorcy oraz złożenie w urzędzie skarbowym zawiadomienia o tym w ciągu dwóch miesięcy od śmierci przedsiębiorcy (ewentualnie - od dnia znalezienia zwłok przedsiębiorcy albo uprawomocnienia się postanowienia stwierdzającego jego zgon). Prawo do dalszego prowadzenia przedsiębiorstwa i złożenia zawiadomienia przysługuje osobom wymienionym w art. 14 ustawy o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej (Dz. U. z 2018 r. poz. 1629), m.in. małżonkowi zmarłego posiadającemu udział w przedsiębiorstwie w spadku.