VAT od zakupu artykułów spożywczych dla pracowników i kontrahentów

Częstą praktyką podmiotów prowadzących działalność gospodarczą będących czynnymi podatnikami VAT jest kupowanie różnego rodzaju artykułów spożywczych i udostępnianie ich m.in. pracownikom. Wątpliwości podatników budzi m.in. możliwość odliczenia VAT od takich zakupów.

Jeden z naszych Czytelników (spółka z o.o.) dokonuje zakupu artykułów spożywczych, takich jak: kawa, herbata, syrop, sok, mleko imbir, cytryna, limonka, cukier, różne przyprawy i dodatki, słodycze i napoje. Artykuły te są spożywane przez pracowników, zleceniobiorców, osoby współpracujące B2B, jak również przez kontrahentów wizytujących firmę. Artykuły znajdują się w ogólnodostępnej dla wszystkich kuchni. Są też spożywane w czasie spotkań biznesowych z kontrahentami/klientami spółki, a także podczas wewnętrznych spotkań firmowych. Niekiedy zakupione artykuły spożywcze w jeszcze szerszym asortymencie są przeznaczone na spotkania integracyjne, które odbywają się wewnątrz firmy. Spółka zapytała, czy przysługuje jej prawo do odliczenia VAT z tego tytułu.

Ponadto spółka zapytała o prawo do odliczenia VAT z faktur zakupu alkoholu na potrzeby spotkań biznesowych z kontrahentami zewnętrznymi, spotkań integracyjnych, a także przekazywanego jako upominki dla kontrahentów zewnętrznych, jak również dla osób pracujących dla spółki.

Zakupy na potrzeby osobiste pracownika

Podatnicy, w myśl zasady ogólnej wyrażonej w art. 86 ustawy o VAT (Dz. U. z 2024 r. poz. 361), mają prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących zakupy towarów i usług w takim zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych (z pewnymi wyjątkami wynikającymi z art. 88 ust. 1 ustawy o VAT).

Decydujące znaczenie dla oceny istnienia prawa do odliczenia VAT ma związek podatku VAT z czynnościami opodatkowanymi. Przy czym związek ten może mieć charakter bezpośredni lub pośredni. Aby jednak można było wskazać, że określone zakupy mają chociażby pośredni związek z działalnością podatnika, musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami a powstaniem obrotu.

Organy podatkowe przyjmują, że podatnik nie ma prawa odliczyć VAT od zakupów, które nie są związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i służą jedynie celom osobistym pracowników. Przy czym ustawodawca nie definiuje pojęcia "potrzeb osobistych". Zgodnie z definicją Słownika języka polskiego potrzebami osobistymi są takie potrzeby, które dotyczą danej osoby i które są jej potrzebami prywatnymi, tj. potrzebami niezwiązanymi z prowadzoną przez tę osobę działalnością gospodarczą, statusem pracownika czy pełnioną funkcją.

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 12 lutego 2024 r., nr 0113-KDIPT1-2.4012.771.2023.2.PRP, wyjaśnił, że konieczność zapewnienia artykułów spożywczych oraz napojów pracownikom podczas przerw w pracy nie wynika z żadnych przepisów (np. bhp), jak również nie jest to niezbędne dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, bowiem pracownicy są zobowiązani świadczyć pracę niezależnie od poczęstunku, jaki serwuje im z własnej woli pracodawca.

Organ uznał, że udostępnienie zakupionych przez podatnika artykułów spożywczych, m.in.: wody, kawy, herbaty, mleka, soków, napoi słodzonych, orzeszków, krakersów, wafli ryżowych, ciastek, czekoladek, herbatników, paluszków, cukierków, owoców i warzyw, personelowi w ogólnodostępnych miejscach w siedzibie firmy w trakcie wykonywania zadań wynika z dobrej woli podatnika jako pracodawcy. W konsekwencji zakupy wspomnianych artykułów spożywczych wykorzystywanych we wskazanych wyżej okolicznościach nie mają związku z wykonywaniem przez podatnika czynności opodatkowanych. Zatem podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia VAT z tytułu ich nabycia.

Natomiast zdaniem Dyrektora KIS zaprezentowanym w interpretacji indywidualnej z dnia 2 kwietnia 2021 r., nr 0114-KDIP4-3.4012.2.2021.2.IG, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT w przypadku zakupu artykułów spożywczych, takich jak: woda, kawa, herbata, cukier, woda mineralna, które będą udostępniane pracownikom i współpracownikom w czasie pracy, ponieważ towary te są przeznaczone do zużycia w związku z przepisami bhp i mają pośredni związek z wykonywaniem czynności opodatkowanych. Tak samo jest w przypadku udostępnienia tych towarów w czasie spotkań i narad biznesowych. Natomiast według organu podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia VAT w związku z nabyciem takich towarów, jak: soki, słodycze, owoce, jogurty, które będą udostępniane w przestrzeni wspólnej, ponieważ wydatki te służą zaspokajaniu potrzeb osobistych oraz prywatnych pracowników, współpracowników czy kontrahentów i jako takie pozostają bez związku z prowadzoną działalnością opodatkowaną.

Także zdaniem Dyrektora KIS wskazanym w powołanej wcześniej interpretacji indywidualnej z dnia 12 lutego 2024 r., w zakresie, w jakim nabyte, a następnie udostępnione w trakcie spotkań organizowanych przez podatnika w ramach zespołów projektowych, szkoleń wewnętrznych i narad ze zleceniodawcami, w których udział bierze personel, artykuły spożywcze są wykorzystywane przez podatnika do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, przysługuje mu prawo do odliczenia VAT z tytułu ich nabycia, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.

Alkohol a odliczenie VAT

Organy podatkowe uznają, że podatnik nie ma prawa do odliczenia VAT przy nabyciu alkoholu na spotkania integracyjne ze swoimi pracownikami. Ich zdaniem w takim przypadku nie występuje związek pomiędzy nabyciem alkoholu na potrzeby spotkań integracyjnych a prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą. Nie można bowiem, ich zdaniem, uznać, że pomiędzy konsumpcją alkoholu przez osoby zatrudnione u podatnika podczas spotkań integracyjnych odbywających się poza godzinami i miejscem pracy a wykonywaniem przez podatnika czynności opodatkowanych podatkiem VAT istnieje wystarczający związek.

Należy wskazać, że WSA w Łodzi w wyroku z dnia 5 października 2023 r., sygn. akt I SA/Łd 587/23 (orzeczenie nieprawomocne), uznał, że podatnik, który zamówił kompleksową usługę organizacji imprezy szkoleniowo-integracyjnej, ma prawo odliczyć cały podatek naliczony, obejmujący m.in. zakup alkoholu.

Natomiast jeśli alkohol jest nabywany na spotkania z kontrahentami, to nabycie to ma pośredni związek z wykonywaną działalnością gospodarczą przez wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości, tj. budowanie pozytywnego wizerunku, poprawę relacji z kontrahentami. Zatem podatnikowi będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT z faktury jego nabycia, w sytuacji gdy wykaże on związek tego zakupu z wykonywaniem czynności opodatkowanych VAT.