Korekta sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie

Kasa rejestrująca nie pozwala po wydrukowaniu paragonu na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej, w związku z tym korekta błędnych zapisów powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. W takim przypadku należy prowadzić ewidencję korekt, z której musi dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego.

Ewidencjonowanie sprzedaży w kasie

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani, co do zasady, prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r. poz. 1625).

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dokonaniu jej fiskalizacji.

W myśl § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia podatnicy, prowadząc ewidencję, wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12.

Jak stanowi § 9 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, podatnicy używający kas dokonują sprawdzenia poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług, stawek podatku, waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika, wskazań daty i czasu oraz właściwego przypisania nazw towarów i usług do stawek podatku lub zwolnienia od podatku.

Należy zauważyć, że na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania prowadzonych transakcji w urządzeniach księgowych, tak by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg.

Ewidencja korekt

Z uwagi na to, że kasa fiskalna nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej po wydrukowaniu paragonu, to korekta taka powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. W takim przypadku należy prowadzić odrębną ewidencję, o której mowa w § 3 ust. 3-5 rozporządzenia. Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej dane wskazane w § 3 ust. 3 rozporządzenia (patrz ramka).

Natomiast w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

1) błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wysokość VAT należnego),

2) krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

W tym przypadku podatnik ewidencjonuje przy użyciu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości.

Przy czym NSA w wyroku z dnia 27 września 2018 r., sygn. akt I FSK 1753/16, wyjaśnił, że "zwroty towarów oraz uznane reklamacje" i "oczywiste pomyłki" nie wyczerpują wszystkich zdarzeń mogących stanowić przyczynę korekty. Jednak nie oznacza to, że korekta w innych sytuacjach nie powinna mieć miejsca. Możliwość, a wręcz konieczność jej dokonania, wynika bezpośrednio z przepisów ustawy o VAT określających podstawę opodatkowania oraz wysokość opodatkowania. Dodatkowo Sąd uznał, że w przypadku błędów i pomyłek, dla przeprowadzenia uzasadnionej korekty (przywrócenia prawidłowości rozliczeń) nie jest konieczne posiadanie dowodu w postaci oryginału paragonu. Dowodzenie istnienia błędu na podstawie innych dokumentów niż oryginał paragonu nie jest więc sprzeczne z obowiązującymi przepisami prawa.

Korekta zawyżonej stawki VAT na paragonie

Problem, jeśli chodzi o korektę rozliczenia VAT, powstaje w sytuacji, gdy podatnik zawyżył stawkę VAT na paragonie, do którego nie wystawiono faktury. Organy podatkowe bowiem uważają, że w przypadku zaewidencjonowania w kasie fiskalnej sprzedaży towaru z zawyżoną stawką VAT, która była udokumentowana paragonem (przy sprzedaży dla osób prywatnych), korekta VAT nie może być dokonana. Ich zdaniem w takiej sytuacji ciężar podatku VAT z tytułu sprzedaży został przeniesiony na ostatecznego konsumenta, w związku z tym zwrot zapłaconego VAT na rzecz podatnika, który nie poniósł ekonomicznego ciężaru tego podatku, oznaczałby nieuzasadnione przysporzenie podatnika ze strony Skarbu Państwa. Uznają, że jeśli podatnik nie zamierza zwracać nienależnie pobranego podatku nabywcom, to nie może on też skorygować zawyżonej stawki VAT.

Z uwagi na to, że także sądy administracyjne nie są w stanie zająć jednolitego stanowiska w sprawie możliwości korygowania zawyżonej stawki VAT przy sprzedaży dokumentowanej paragonami fiskalnymi, NSA postanowił skierować do TSUE pytanie prejudycjalne, czy przepisy dyrektywy VAT stoją na przeszkodzie praktyce krajowych organów podatkowych, w zakresie, w jakim nie dopuszcza ona - z powołaniem się na brak krajowej podstawy prawnej i bezpodstawne wzbogacenie - korekty wartości podstawy opodatkowania i podatku należnego, jeżeli sprzedaż konsumentom towarów i usług z zawyżoną stawką VAT zarejestrowana została za pomocą kasy rejestrującej i potwierdzona paragonami fiskalnymi, a nie fakturami, przy niezmienionej w wyniku tej korekty cenie (wartości brutto sprzedaży). TSUE nie udzielił jeszcze odpowiedzi na powyższe pytanie.

Jednak warto wskazać na opinię rzecznika generalnego TSUE przedstawioną w dniu 8 września 2022 r., w sprawie C-378/21, która dotyczyła wniosku o wydanie orzeczenia w trybie prejudycjalnym złożonego przez federalny sąd do spraw finansowych w Austrii, m.in. na temat prawa do dokonania korekty zawyżonej stawki VAT na paragonach dokumentujących sprzedaż na rzecz osób prywatnych.

Zdaniem rzecznika okoliczność, że konsumenci końcowi zapłacili cenę, która została obliczona nieprawidłowo (ponieważ zawierała zbyt wysoki składnik VAT, a zatem zbyt niską marżę zysku), nie stoi na przeszkodzie korekcie zobowiązania podatkowego na podstawie art. 203 dyrektywy VAT. Bezpodstawne wzbogacenie podatnika nie wynika z tego w każdym razie, gdy uzgodniono "stałą kwotę" (stałą cenę).

Opinia rzecznika TSUE, co do zasady, wywiera zasadniczy wpływ na orzeczenia wydawane przez TSUE, zatem można mieć nadzieję, że postępowanie dotyczące polskiej sprawy zakończy się po myśli naszych podatników.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.)