Od 1 stycznia 2022 r. będą e-faktury

W dniu 1 października 2021 r. Sejm RP uchwalił ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Przepisy tej ustawy mają wejść w życie z dniem 1 stycznia 2022 r. Od tego dnia mają zacząć obowiązywać przepisy dające podatnikom możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych (e-faktur), jako jednej z dopuszczalnych form dokumentowania sprzedaży - obok obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur papierowych i elektronicznych.

Krajowy System e-Faktur

Zgodnie z definicją dodaną do słownika pojęć znajdującego się w art. 2 ustawy o VAT (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.) faktury ustrukturyzowane to faktury, które będą wystawiane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Każdy podatnik przez indywidualne konto w systemie KSeF będzie mógł wystawić fakturę ustrukturyzowaną z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.

Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury. Wyrażanie zgody powinno odbywać się na podobnych zasadach, jakie obowiązują dla faktur elektronicznych. System nie będzie obsługiwał procesu akceptacji nabywcy co do sposobu otrzymania faktur ustrukturyzowanych. Gdy odbiorca nie wyrazi zgody na otrzymanie e-faktury przy użyciu KSeF, wystawca zachowa prawo do wystawienia takiej faktury w systemie, ale wystawioną w ten sposób fakturę będzie zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób, np. e-mailem w postaci elektronicznej lub papierowej. Taka faktura zachowa walor faktury ustrukturyzowanej, ponieważ będzie posiadała jej ustawowe cechy, czyli numer identyfikacji w systemie KSeF. Jak tłumaczyło Ministerstwo Finansów w uzasadnieniu do projektu nowelizacji, rozwiązanie to pozwoli wystawcy faktury na skorzystanie z prawa do przewidzianych w ustawie preferencji podatkowych.

Duplikaty oraz noty korygujące

Do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur, określone w art. 106l ustawy o VAT. Wynika to z faktu, że faktury ustrukturyzowane będą przechowywane na stałe (przez okres 10 lat) w systemie. Przy czym, jeżeli odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyraził zgody na jej otrzymanie w KSeF i faktura ustrukturyzowana, która została mu przekazana w inny uzgodniony z nim sposób, ulegnie zgubieniu lub zniszczeniu, odbiorca faktury ustrukturyzowanej będzie mógł wystąpić do wystawcy o jej ponowne przekazanie.

KSeF nie będzie przewidywał możliwości wystawiania i przesyłania także not korygujących w postaci ustrukturyzowanej do faktur ustrukturyzowanych, ze względu na ich specyfikę, tj. okoliczność, że faktury te wymagają akceptacji odbiorcy pierwotnej faktury. Nie oznacza to jednak, że podatnik zostanie pozbawiony możliwości wystawiania not korygujących. Noty korygujące będą wystawiane i otrzymywane na zasadach dotychczasowych, zgodnie z art. 106k ust. 1-4 ustawy o VAT, tj. poza KSeF. Ponadto w KSeF nie będzie możliwe wystawienie faktur, w odniesieniu do których odrębne przepisy przewidują brak obowiązku ujęcia numeru, za pomocą którego sprzedawca zidentyfikowany jest na potrzeby podatku lub danych umożliwiających jednoznaczną identyfikację nabywcy.

W celu każdorazowego ustalenia zakresu elementów gwarantujących możliwość wystawienia dokumentu z wykorzystaniem KSeF zasadne będzie odwołanie się do wzoru faktury ustrukturowanej, którego elementy obligatoryjne stanowią odzwierciedlenie zakresu danych wynikającego z art. 106e ustawy o VAT, udostępnionego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych na elektronicznej platformie usług administracji publicznej zgodnie z art. 106nc ust. 3 tej ustawy.

W systemie KSeF nie będzie także możliwości wystawiania faktur VAT RR ani faktur pro forma.

Data wystawienia i otrzymania e-faktury

Datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej, jaka "zmaterializuje się" na fakturze po przejściu pozytywnej weryfikacji w systemie, będzie data jej przesłania przez wystawcę faktury do KSeF. Numer identyfikujący fakturę w KSeF będzie miał charakter systemowy i nie będzie to ten sam numer co numer stanowiący element faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego ją w KSeF będzie ona uznawana za otrzymaną, z wyłączeniem gdy nabywca nie wyraził akceptacji na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF.

Korekta e-faktury

Podatnik będzie mógł pomniejszyć podstawę opodatkowania oraz kwotę należnego VAT już w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej. Wystawienie faktury korygującej zmniejszającej kwotę podstawy opodatkowania i podatku należnego w systemie KSeF oznacza u wystawcy prawo do pomniejszenia podatku należnego w okresie rozliczeniowym, w którym faktura ta została wystawiona.

Faktura ustrukturyzowana będzie mogła być korygowana jedynie w postaci faktury ustrukturyzowanej, czyli wystawionej za pośrednictwem KSeF.

Gdy nabywca wyrazi akceptację otrzymania w systemie KSeF faktury wystawionej w tym systemie, dla warunków rozliczenia korekty in minus oznacza to tożsamy moment dokonania korekty podatku należnego u sprzedawcy i podatku naliczonego u nabywcy. Nabywca w takim przypadku będzie miał obowiązek dokonania korekty podatku naliczonego z chwilą otrzymania faktury w KSeF.

Natomiast brak zgody nabywcy na otrzymywanie faktur w systemie KSeF nie wpływa na zasady korekty podatku należnego u wystawcy faktury korygującej. W takim przypadku wystawca nadal będzie posiadał prawo do korekty podatku należnego w okresie rozliczeniowym, w którym wystawi fakturę korygującą in minus w systemie KSeF. Z kolei u nabywcy dla warunków rozliczenia korekty in minus oznaczać to będzie stosowanie zasad przewidzianych w art. 86 ust. 19a ustawy o VAT.

Istotne jest, że podatnik, sporządzając fakturę korygującą, nie będzie miał obowiązku umieszczania na tej fakturze wyrazów "Faktura korygująca" albo "Korekta" czy wskazywania przyczyny korekty.

Krótszy termin zwrotu

Podatnicy, którzy wystawiać będą wyłącznie faktury ustrukturyzowane, będą mogli skorzystać z dodatkowych preferencji w postaci skróconego do 40 dni terminu zwrotu podatku VAT po spełnieniu warunków wskazanych w nowo dodanych przepisach (ust. 6c i 6d dodane do art. 87 ustawy o VAT), czyli m.in.:

• podatnik wystawiać będzie w całym okresie rozliczeniowym wyłącznie faktury ustrukturyzowane z wykorzystaniem KSeF,
• podatnik przez kolejnych 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który została wykazana różnica podatku do zwrotu, będzie zarejestrowany jako podatnik VAT czynny oraz będzie składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje określone w art. 99 ust. 1-3 ustawy o VAT,
• podatnik w okresie 12 miesięcy poprzedzających okres wykazania różnicy podatku do zwrotu będzie posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w SKOK zawarty w wykazie, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o VAT (tzw. białej liście),
• kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu w analizowanym okresie nie będzie przekraczała 3.000 zł.

Podatnik w celu uzyskania zwrotu w terminie 40 dni będzie zaznaczał odpowiednie pole w JPK_VAT z deklaracją ze wskazaniem, że występuje z wnioskiem o zwrot VAT w terminie 40 dni. Należy jednak pamiętać, że w przypadku, gdy zasadność zwrotu wymagać będzie dodatkowego zweryfikowania, naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł również w tym przypadku przedłużyć ten termin do czasu zakończenia weryfikacji rozliczenia podatnika.