Weryfikacja kontrahenta na potrzeby VAT

Aby podatnik mógł skorzystać z prawa do odliczenia VAT z faktury wystawionej przez kontrahenta, musi mieć pewność, że kontrahent ten dopełnił niezbędnych formalności rejestracyjnych i jest legalnie działającym podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą. W tym celu podatnik powinien zweryfikować jego status.

Jak weryfikować kontrahentów?

Czynny podatnik VAT musi mieć na uwadze, że organ podatkowy może odmówić prawa do odliczenia VAT od zakupów w sytuacji, gdy stwierdzi przykładowo, że jego kontrahent nie istnieje albo że bierze udział w oszustwie podatkowym. W odpowiedzi na interpelację nr 14059 podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów wskazał m.in. podstawowe czynności, jakich przedsiębiorca może dokonać przy weryfikacji kontrahenta, aby zminimalizować ryzyko współpracy z nieuczciwym kontrahentem (patrz ramka).

MF wskazało również, że aby uczciwy przedsiębiorca nie stał się uczestnikiem procederu wykorzystywania mechanizmów konstrukcji podatku VAT do uzyskiwania niezgodnych z prawem korzyści, może także:

• sprawdzić, czy kontrahent ma swoją stronę internetową, czy jego adres pocztowy nie jest fikcyjny, czy kontrahent ma wymagane prawem koncesje i zezwolenia,
   
• zachować ostrożność, gdy ktoś proponuje tzw. dobry interes z kontrahentami z UE,
   
• zachować rozwagę, gdy propozycja zawarcia transakcji dotyczy handlu towarami stanowiącymi podwyższone ryzyko, np. złomem, elektroniką, telefonami, kartami telefonicznymi, kawą, złotem,
   
• sformalizować relacje z kontrahentami - wskazane jest, aby każda umowa o współpracę z dostawcą była zawarta na piśmie,
   
• zwrócić się do kontrahenta o przedłożenie kopii zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach,
   
• zabezpieczyć się poprzez żądanie pisemnego zobowiązania się kontrahenta, że towar, który będzie sprzedawany, nie pochodzi z przestępstwa, i że nie był przedmiotem obrotu w ramach karuzeli podatkowej oraz że kontrahent nie uczestniczy i nie bierze udziału w oszustwie podatkowym,
   
• zażądać dołączenia do faktury specyfikacji dostarczanych towarów ze wskazaniem w niej indywidualnego numeru fabrycznego (seryjnego) każdego dostarczanego urządzenia oraz sprawdzać, czy produkt jest zgodny ze specyfikacją.

Sprawdzenie statusu podmiotu na potrzeby VAT

Za pośrednictwem strony internetowej Ministerstwa Finansów, gdzie znajduje się baza on-line, pod nazwą "Sprawdź status podmiotu w VAT" nabywca ma możliwość sprawdzenia i potwierdzenia, czy sprzedawca jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny.

Po wpisaniu NIP podmiotu system wygeneruje jeden z trzech komunikatów, że podmiot o podanym NIP:

1) jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,

2) jest zarejestrowany jako podatnik VAT zwolniony,

3) nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT.

Sprawdzenia statusu kontrahenta, w myśl art. 96 ust. 13 ustawy o VAT, można również dokonać występując z wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego o wydanie zaświadczenia w tej sprawie. Należy jednak mieć na uwadze, że na wydanym zaświadczeniu urząd określi, czy sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT na dany dzień. Tak więc aktualność takiego zaświadczenia nie jest zbyt długa. Jednak podatnik może wystąpić ponownie z wnioskiem o wydanie takiego zaświadczenia, w razie powzięcia wątpliwości co do statusu kontrahenta.

Wykaz podmiotów niezarejestrowanych i wykreślonych

Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów dostępna jest także wyszukiwarka zawierająca wykaz podmiotów niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.

Informacje można wyszukiwać według NIP lub fragmentu nazwy wyszukiwanego podmiotu. Fragment nazwy musi zawierać co najmniej 5 następujących po sobie znaków. NIP należy wpisywać w formacie 9999999999.

Aby rozpocząć wyszukiwanie, w polu "NIP" należy wpisać NIP wyszukiwanego podmiotu, a jeśli brak NIP w polu "Nazwa pełna" trzeba wpisać:

• fragment nazwy pełnej podmiotu (min. 5 kolejnych znaków),
   
• fragment nazwiska i imienia podatnika (min. 5 kolejnych znaków).

Ponadto należy zaznaczyć jedno z pól:

• wykaz podatników niezarejestrowanych lub wykreślonych albo
   
• wykaz podatników przywróconych.

Jeśli wyszukiwany podmiot nie figuruje w wykazie, wówczas pojawi się komunikat: "W wykazie nie odszukano podmiotu według wskazanych kryteriów".

Możliwość wyszukania informacji na temat podmiotów niezarejestrowanych, wykreślonych lub przywróconych do rejestru VAT ma na celu usprawnienie dokonania weryfikacji rzetelności aktualnych, jak i potencjalnych kontrahentów przez przedsiębiorców oraz zminimalizowanie ryzyka nieświadomego udziału w karuzelach VAT. Pamiętać jednak należy, że informacje prezentowane w wyszukiwarce nie mają mocy dokumentu dowodowego, niemniej odpowiedź tę podatnik może wydrukować i dołączyć do swojej dokumentacji podatkowej.

Zachowanie należytej staranności

W dniu 25 kwietnia 2018 r. Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej www.mf.gov.pl opublikowało dokument pt.: "Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych". Jest to zbiór wskazówek dla organów podatkowych, w którym przedstawiono najistotniejsze okoliczności, jakie powinny być brane pod uwagę przy ocenie zachowania podatników, którzy sami nie dokonali oszustwa w zakresie podatku VAT oraz nie wiedzieli, że transakcja, w wyniku której nabyli towar, służy oszustwu w zakresie VAT.

Ministerstwo Finansów podkreśliło, że w przypadku, gdy podatnik nie zachowa ostrożności przy zawieraniu transakcji i zignoruje okoliczności mogące świadczyć o tym, że transakcja ma na celu naruszenie prawa lub oszustwo, organ podatkowy może zakwestionować prawo podatnika do odliczenia VAT od takiej transakcji. MF zwróciło uwagę na fakt, że transakcje zawierane z nowym kontrahentem są obarczone większym ryzykiem, w związku z tym wyróżniło przesłanki oceny należytej staranności w przypadku rozpoczęcia takiej współpracy i przesłanki dotyczące oceny już w trakcie trwania współpracy.

Katalog czynności wymienionych w tym dokumencie, które pozwolą na zminimalizowanie ryzyka współpracy z nieuczciwym kontrahentem, jest katalogiem otwartym. Oznacza to, że podatnik nie ma gwarancji, że podjęte przez niego działania uchronią go przed negatywnymi skutkami w przypadku stwierdzenia nieuczciwości kontrahenta.

Jednak warto także zwrócić uwagę na orzecznictwo sądów administracyjnych, które nie zawsze kwestionuje dobrą wiarę podatnika nabywającego towary i usługi. Przykładowo NSA w wyroku z dnia 7 marca 2018 r., sygn. akt I FSK 769/16, uznał, że w sytuacji, gdy fakturom dokumentującym rzeczywiste zdarzenia mające miejsce w obrocie gospodarczym, zrealizowane przez istniejący, konkretny podmiot je wystawiający, nie można zarzucić, że są niezgodne z rzeczywistością w zakresie tych elementów faktycznych, które są istotne dla powstania i realizacji przez podatnika prawa do odliczenia. Zdaniem Sądu względy formalne nie mogą stać na przeszkodzie realizacji prawa neutralności podatku VAT, o ile podatnik nie miał bądź nie mógł mieć świadomości co do nieprawidłowości występujących po stronie kontrahenta.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221 ze zm.)