Wyszukaj

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Podatki  »  VAT i akcyza  »   Duplikaty faktur w świetle przepisów o VAT
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Duplikaty faktur w świetle przepisów o VAT

Gazeta Podatkowa nr 90 (1444) z dnia 9.11.2017
Aleksandra Węgielska

Podstawą do odliczenia podatku naliczonego jest, co do zasady, faktura. Podczas kontroli podatnik jest zobowiązany ją okazać w celu udowodnienia prawa do odliczenia wynikającego z niej VAT. W praktyce zdarza się, że faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie. Wówczas podatnik musi wystąpić o jej duplikat.

Kiedy wystawia się duplikaty faktur?

Jeżeli faktura została zniszczona lub zagubiona przez nabywcę, to powinien zwrócić się on z wnioskiem do wystawcy faktury pierwotnej o ponowne jej sporządzenie zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w jego posiadaniu. Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać dodatkowo datę jej sporządzenia oraz oznaczenie "DUPLIKAT". Także nabywca towaru czy usługi może na wniosek podatnika-sprzedawcy wystawić duplikat faktury zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w jego posiadaniu.

Warto dodać, że przepisy o VAT nie regulują formy wyrażenia wniosku o sporządzenie duplikatu. Nie ma przeszkód, aby duplikat taki został wystawiony na podstawie ustnej prośby. Można również złożyć w tej sprawie wniosek na piśmie.

Ponadto w sytuacji, gdy z wnioskiem o wystawienie duplikatu faktury zwrócił się nabywca towarów, należy przyjąć, że sprzedawca jest w posiadaniu faktury dokumentującej transakcję. Zatem sprzedawca powinien wystawić duplikat w jednym egzemplarzu. Dokument ten jest bowiem przeznaczony dla podmiotu, u którego poprzedni egzemplarz faktury zaginął albo uległ zniszczeniu.

Faktury i duplikaty faktur, podobnie jak inne dokumenty związane z rozliczeniem VAT, podatnik ma obowiązek przechowywać do dnia upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za okres, którego te dokumenty dotyczą. W tym bowiem czasie organy podatkowe mogą weryfikować rozliczenia podatnika oraz, w razie zastrzeżeń, kwestionować ich prawidłowość. Faktury lub ich duplikaty podatnik musi ponadto przedstawić na żądanie organu prowadzącego czynności kontrolne bądź czynności sprawdzające, tak aby wykazać, że korzystając z prawa do odliczenia był do tej czynności przynajmniej formalnie uprawniony. Innymi słowy, podatnik, który dokonał odliczenia VAT, jest obowiązany w każdej chwili (ograniczonej upływem terminu przedawnienia) wykazać, że w momencie dokonywania odliczenia z określonych faktur dysponował ich oryginałami lub duplikatami. W razie natomiast ich utraty to na podatniku spoczywa ciężar ich odtworzenia.

Z wyroku NSA z dnia 20 września 2017 r., sygn. akt I FSK 44/16

Odliczenie VAT z duplikatu faktury

Zasady odliczania VAT zostały określone w art. 86 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem podstawowym warunkiem określającym prawo podatnika do odliczenia jest wystąpienie związku nabywanych towarów czy usług z wykonywaniem czynności opodatkowanych VAT. Natomiast prawo do odliczenia powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy (art. 86 ust. 10 ustawy o VAT). Aby jednak nabywca towaru czy usługi mógł z tego prawa skorzystać, musi posiadać fakturę dokumentującą tę transakcję. W sytuacji gdy podatnik nie dokonał odliczenia VAT w tym terminie, może to uczynić w deklaracji VAT za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Jak wskazano wcześniej, dokumentem, na podstawie którego można zrealizować prawo do odliczenia, jest zasadniczo faktura. Duplikat faktury ma moc prawną równą fakturze pierwotnej, bowiem dokumentuje on to samo zdarzenie gospodarcze i stanowi na równi z nią podstawę do odliczenia VAT.

Przy czym termin odliczenia VAT z otrzymanego duplikatu zależy od tego, czy pierwotna faktura wcześniej dotarła do adresata i następnie zaginęła bądź uległa zniszczeniu, czy też w ogóle jej nie otrzymano. W sytuacji gdy podatnik otrzyma fakturę i na jej podstawie dokona odliczenia, a następnie fakturę tę zgubi lub ulegnie ona zniszczeniu, jej duplikat nie jest uznawany za dokument uprawniający do odliczenia, lecz stanowi wyłącznie potwierdzenie uprawnienia, z którego już skorzystano (przykład 1).

Natomiast w przypadku, gdy podatnik otrzymał fakturę, przy czym ona zaginęła i nie została zaewidencjonowana w rejestrze zakupu dla potrzeb VAT, podatnik jest uprawniony do odliczenia podatku naliczonego na podstawie duplikatu, ale w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę pierwotną lub w jednym z dwóch następnych okresach rozliczeniowych. Data otrzymania duplikatu nie zmienia terminu prawa do odliczenia VAT.

Jeżeli natomiast faktura uległa zagubieniu lub zniszczeniu przed jej dostarczeniem do podatnika, w związku z czym nie dokonał on odliczenia wykazanego w niej podatku, otrzymany duplikat stanowić będzie podstawę do odliczenia VAT z niego wynikającego, w rozliczeniu za okres, w którym spełnione zostały dwie przesłanki, tj.:

  • powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy,
     
  • podatnik jest w posiadaniu duplikatu faktury.

Gdyby podatnik nie skorzystał z przysługującego prawa do odliczenia w tym terminie, może to uczynić w rozliczeniu za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (przykład 2).

Przykład 1

Podatnik otrzymał fakturę w maju 2017 r. i za ten miesiąc dokonał odliczenia VAT. W październiku, w wyniku zalania dokumentów faktura ta uległa zniszczeniu. Podatnik otrzymał jej duplikat w październiku. W związku z tym nie ma potrzeby dokonywania korekty. Prawo do odliczenia zostaje zachowane w okresie otrzymania faktury, czyli w rozliczeniu za maj. Duplikat nie powinien być wykazywany w ewidencji VAT.


Przykład 2

W trakcie analizy dokumentów księgowych okazało się, że podatnik nie otrzymał faktury zakupu towarów z września 2017 r. W związku z tym wystąpił do sprzedawcy o jej duplikat. Otrzymał go w listopadzie 2017 r. Odliczenia VAT dokona w deklaracji VAT-7 za listopad lub za grudzień br. albo za styczeń 2018 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221)

VAT i akcyza - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60