Z dniem 7 kwietnia 2023 r. weszły w życie przepisy nowelizujące Kodeks pracy, które wprowadziły nowe regulacje, m.in. dotyczące pracy zdalnej. W oparciu o te uregulowania pracownik zyskał możliwość wykonywania jej całkowicie lub częściowo w miejscu przez niego wskazanym i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Wskazane zmiany wpływają m.in. na rozliczenia w podatku dochodowym.
Z art. 6724 § 1 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.) wynika, że pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną:
1) materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do jej wykonywania,
2) instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do jej wykonywania, lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do jej wykonywania, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do jej wykonywania,
3) szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do jej wykonywania.
Pracodawca powinien także pokryć inne koszty niż określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został przewidziany w stosownym zawartym u danego pracodawcy akcie określającym zasady wykonywania pracy zdalnej.
Kodeksowo określone wydatki na pracę zdalną, do ponoszenia których pracodawca jest zobowiązany, niewątpliwie spełniają definicję kosztu podatkowego. Sposób ich ujęcia w kosztach podatkowych uzależniony jest od tego, czy podatkowo będą one stanowiły koszty pośrednie, czy też będą one ponoszone na nabycie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Najogólniej rzecz ujmując, te pierwsze będą podlegały rozliczeniu w kosztach bezpośrednio, natomiast odpisy amortyzacyjne naliczane od wartości początkowej składników majątku trwałego zasadniczo będą ujmowane w kosztach w czasie.
Jak już wskazano, art. 6724 K.p. zakłada także możliwość zwrotu pracownikowi poniesionych przez niego kosztów w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Zwrot ten w praktyce może następować w formie ekwiwalentu pieniężnego w wysokości ustalonej z pracodawcą. Ekwiwalent ten może zostać zastąpiony wypłatą ryczałtu.
Obowiązkowy zwrot kosztów w formie ekwiwalentu lub ryczałtu, jak wynika z wyjaśnień opublikowanych na stronie internetowej resortu rodziny (www.gov.pl/web/rodzina), dotyczy kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych i innych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Inne koszty (jak np. koszty zużycia wody lub użytkowania powierzchni w domu) podlegają natomiast zwrotowi jedynie wtedy, gdy wynika to z aktów zakładowych dotyczących pracy zdalnej. Ponadto ze stanowiska Głównego Inspektoratu Pracy udostępnionego naszemu Wydawnictwu w dniu 24 lutego 2023 r., wynika, że pracodawca nie musi zapewniać pracownikowi wykonującemu pracę zdalną biurka i fotela biurowego, bo nie są to narzędzia pracy.
Bez względu na to, czy zwrot pracowniczych kosztów związanych z pracą zdalną jest dla pracodawcy obligatoryjny czy też wynika z jego dobrej woli, stanowi wydatek związany z funkcjonowaniem jego przedsiębiorstwa. Z tego względu nie ma przeszkód w obciążaniu jego wartością firmowych kosztów podatkowych.
Z art. 6725 K.p. wynika wprost, że zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, na gruncie pdof nie generuje po stronie pracownika przychodu podatkowego.
Praca zdalna w większości przypadków oznacza pracę przy komputerze, czyli z monitorem ekranowym, co w określonych przypadkach wiąże się z obowiązkiem zapewnienia pracownikowi okularów. Obowiązek ten występuje w odniesieniu do osób spełniających wymogi rozporządzenia MPiPS w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z 1998 r. nr 148, poz. 973). Wartość sfinansowanych przez pracodawcę okularów generuje po stronie pracownika przychód ze stosunku pracy. Gdy jednak zapewnienie okularów jest wynikiem realizacji przepisów wskazanego rozporządzenia, to nie podlega on opodatkowaniu.
W opinii Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej stanowisko pracy zdalnej, choć standardowo wyposażone w komputer (laptop), nie jest jednak stanowiskiem pracy wyposażonym w monitor ekranowy w rozumieniu przywołanego rozporządzenia. Resort rodziny potwierdził to w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 13 kwietnia 2023 r. W efekcie, jego zdaniem, w aktualnym stanie prawnym rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe nie dotyczy stanowisk pracy zdalnej, co wyłącza obowiązek pracodawcy zapewnienia okularów korekcyjnych na jego podstawie. Należy jednak nadmienić, że trwają prace legislacyjne nad zmianą wspomnianego rozporządzenia w kierunku umożliwienia na jego podstawie dofinansowania okularów korekcyjnych również przy pracy zdalnej (druk nr 135 z wykazu RCL).
Jeżeli zatem obecnie pracodawca zdecyduje się zapewnić pracownikowi zdalnemu okulary do pracy przy komputerze, to wartość tego świadczenia po stronie pracownika będzie opodatkowanym przychodem ze stosunku pracy.
W związku wejściem w życie przepisów regulujących instytucję zdalnej pracy powstała wątpliwość, czy pracownik zdalny ma prawo do tzw. podwyższonych kosztów pracowniczych określonych w art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o pdof (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.). W tym zakresie resort finansów w stanowisku udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 15 marca 2023 r. uznał, że pracownikowi wykonującemu pracę zdalną w domu przysługują podwyższone koszty, gdy miejsce jego zamieszkania znajduje się w innej miejscowości niż zakład pracy, niezależnie od faktycznego miejsca wykonywania pracy (szerzej na ten temat pisaliśmy w GP nr 32 z 2023 r., str. 1).
| ||||||||||||
|
||||||||||||
