Plan wdrożenia obowiązkowego KSeF - komunikat MF

Na stronie internetowej www.gov.pl Ministerstwo Finansów zamieściło komunikat z dnia 12 kwietnia 2025 r. (wraz z załączoną prezentacją), w którym przedstawiono aktualny stan projektu rozwiązań prawnych, technicznych i biznesowych oraz plan wdrożenia obowiązkowego systemu KSeF. Poinformowano, że w toku weryfikacji założeń biznesowych i technicznych projektu, resort uwzględnił wszystkie kluczowe postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców w zakresie wystawiania e-faktur w KSeF.

» Termin wejścia w życie KSeF

W zakresie wejścia w życie KSeF Ministerstwo Finansów potwierdziło wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT), z uwzględnieniem etapowego wejścia w życie, tj.:

• od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców (z wyjątkiem najmniejszych podatników "wykluczonych cyfrowo", których transakcje obejmują niewielkie kwoty, tj. do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie, którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.).

W opinii MF - jak wynika z załączonej prezentacji: "(...) Limit wartości sprzedaży (kluczowy dla określenia daty wejścia w obowiązkowy KSeF) powinien być analizowany za rok 2024, a nie 2025. (...) Dzięki wprowadzeniu zmiany określenie terminu obligatoryjnego stosowania KSeF będzie znane podatnikom dużo wcześniej niż w przypadku wzięcia pod uwagę danych za 2025 r. (które byłyby wyliczane dopiero na początku 2026 r.) (...)".

» Przesunięcie terminu wystawiania e-faktur dla rolników

Obecnie w świetle uchwalonych przepisów, od 1 lutego 2026 r. nabywcy produktów rolnych/usług rolniczych (czynni podatnicy VAT) od rolników ryczałtowych (czyli rolników korzystających ze zwolnienia od VAT), będą mogli wystawiać faktury VAT RR/korekty tych faktur przy użyciu KSeF. W komunikacie wskazano na możliwość wystawienia tych dokumentów, ale dopiero od 1 kwietnia 2026 r., co jak podkreślono zapewni więcej czasu na przygotowanie się podatników VAT czynnych do wystawiania faktur VAT RR.

» Odroczenie w stosowaniu KSeF

W tym zakresie czytamy: "(...) Projekt skierowany do konsultacji zawiera szereg rozwiązań mających na celu wsparcie podatników we wdrożeniu obowiązku i stosowaniu systemu w sposób możliwie prosty i sprawny. W wyniku weryfikacji założeń projektu zostały wypracowane rozwiązania, które wychodzą naprzeciw zasadniczym oczekiwaniom przedsiębiorców dotyczących wystawiania faktur w KSeF. Dlatego do końca 2026 r.:

• będzie utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących,
• nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF,
• nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP)) (podkreślenie redakcji) (...)".

» Wdrożenie trybu off-line24

MF poinformowało, że zostanie wprowadzona bezterminowo możliwość wystawiania faktur w tzw. trybie "off-line24". Proponuje się, aby:

• wprowadzić na stałe dla wszystkich podatników opcję wystawiania elektronicznych faktur "off-line" poza KSeF z kodem QR i wprowadzania ich do KSeF niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego,
• stosować tryb off-line24 w przypadku, gdy wymaga tego specyfika działalności lub specyfika transakcji (także gdy nabywcą jest podmiot zagraniczny lub konsument albo inny podmiot bez NIP),
• analogicznie, jak przy fakturach on-line - zachować zasady otrzymywania faktur w KSeF przez krajowych podatników VAT, a dla pozostałych podmiotów wydanie faktury w sposób uzgodniony,
• data wystawienia faktury, w związku z proponowaną zmianą została przypisana do pola P_1 struktury logicznej FA(3) (tj. daty zadeklarowanej przez podatnika),
• faktura wystawiona on-line w KSeF w dacie późniejszej niż zawarta w fakturze, w polu P_1 była automatycznie rozpoznawana przez system jako faktura off-line - wystawiona w dacie P_1.

» Ułatwienia przy wystawianiu faktur - możliwość dodania załącznika

W odpowiedzi na postulaty rynku, resort finansów - jak wynika z komunikatu - zapewni możliwość dodania załącznika do e-faktury. Załącznik będzie stanowił integralną część dokumentu sprzedaży, a jego treść będzie ustrukturyzowana i opisana w strukturze logicznej FA(3). Spełnia to potrzebę umieszczania przez podatników w załączniku faktury, w sposób dotychczas stosowany, złożonych danych, m.in. w zakresie ceny jednostkowej, miary i ilości.

» Certyfikat wystawcy faktury - przed wdrożeniem KSeF

W tym zakresie wyjaśniono, że od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktury. Pozwolą one, jak wynika z komunikatu: "(...) na uwierzytelnienie się w systemie i są niezbędne do wystawiania e-faktur na wypadek awarii systemu i w trybie »offline24« w okresie obligatoryjnego KSeF. Certyfikaty zapewnią bezpieczeństwo i kompletność systemu, a jednocześnie zagwarantują ciągłość procesu wystawiania faktur niezależnie od okoliczności zewnętrznych. Kwestie techniczne związane z wygenerowaniem oraz pobraniem certyfikatu wystawcy faktury zostaną przedstawione w dokumentacji interfejsu programistycznego (API), która zostanie opublikowana w czerwcu 2025 r. na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (...)".

» Możliwość testowania KSeF 2.0

Na stronie MF udostępniono grafikę przedstawiającą harmonogram działań związanych z KSeF.

Źródło: https://www.gov.pl/web/finanse/krajowy-system-e-faktur--plan-wdrozenia

Jak czytamy: "(...) W czerwcu 2025 r. resort udostępni informacje dotyczące nowej wersji systemu, tzw. KSeF 2.0, który będzie obowiązywał od 1 lutego 2026 r. w postaci:

• struktury logicznej FA(3), czyli wzoru faktury ustrukturyzowanej (tzw. schemy),
• dokumentacji interfejsu programistycznego (API), czyli specyfikacji oprogramowania interfejsowego tzw. KSeF 2.0.

To pozwoli integratorom i dużym firmom na połączenie KSeF ze swoimi systemami. Szczególnie ważna na tym etapie będzie rola dużych integratorów, tworzących systemy informatyczne służące do wystawiania faktur, z których korzysta wiele firm i osób prowadzących działalność gospodarczą. Dla tych podmiotów szczegółowy harmonogram testów dotyczący integracji zostanie udostępniony razem z dokumentacją API.

Od 30 września będzie można testować interfejs programistyczny (API) z KSeF 2.0 (czyli udostępnionej do użytkowania od 1 lutego 2026 r.) w sposób otwarty przez wszystkich integratorów i duże firmy. Natomiast od listopada 2025 r. planowane jest udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, by wszyscy przedsiębiorcy mogli poznać rozwiązania i funkcjonalności systemu. Takie rozwiązanie umożliwi podatnikom wcześniejsze przygotowanie się do obowiązkowego KSeF, zapoznanie się z obsługą właściwego oprogramowania oraz poznanie funkcjonalności, których będą używać od 1 lutego 2026 r. lub od 1 kwietnia 2026 r. Dzięki temu podatnicy będą mogli pewniej i skuteczniej korzystać z systemu po jego wprowadzeniu. Faktury wystawione w środowisku testowym KSeF 2.0 (interfejs API i Aplikacji Podatnika KSeF) nie będą wywoływały skutków prawnych.

Produkcyjna wersja systemu, czyli pozwalająca na wystawianie faktur w rzeczywistym obrocie gospodarczym, zostanie udostępniona 1 lutego 2026 r. Od tego momentu podmioty, które zostaną objęte obowiązkowym fakturowaniem, zgodnie z przedstawionym harmonogramem, będą zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF (...)".

Powyższe propozycje zmian w zakresie obowiązkowego wystawiania faktur w KSeF zawarte zostały w projekcie z dnia 11 kwietnia 2025 r. ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (który dostępny jest na stronie internetowej www.rcl.gov.pl, nr druku UD158).

Warto dodać, że projekt ten przewiduje również:

» Podwyższenie limitu zwolnienia podmiotowego z obecnych 200.000 zł do 240.000 zł

W tym zakresie w uzasadnieniu do ww. projektu czytamy: "(...) na podniesieniu limitu najbardziej skorzystają mali i średni przedsiębiorcy (np. zajmujący się drobnym handlem lub świadczący niskopłatne usługi). Regulacja wspiera zatem rozwój drobnej przedsiębiorczości, w tym mikroprzedsiębiorstw prowadzonych przez osoby fizyczne na mniejszą skalę.

Podwyższony limit zwolnienia podmiotowego w VAT będzie dotyczył wszystkich podatników korzystających ze zwolnienia w Polsce (zarówno tych posiadających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, jak również tych posiadających siedzibę w innych państwach członkowskich UE, którzy skorzystają ze zwolnienia VAT w Polsce) (...)".

Z uwagi na powyższe, projekt zawiera przepisy przejściowe, które zawarte są w art. 3 ww. projektu ustawy. Zmiany w tym zakresie mają wejść w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.

» Zmiany w procedurze VAT marża

Od dnia 1 stycznia 2025 r. uchylone zostały przepisy umożliwiające stosowanie procedury opodatkowania marży w odniesieniu do dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich lub antyków uprzednio importowanych przez podatnika oraz w odniesieniu do dzieł sztuki nabytych od ich twórców lub spadkobierców twórców.

W konsekwencji procedura marży nie ma już zastosowania do wskazanych transakcji. Zatem, w tym zakresie proponuje się uchylić przepis art. 120 ust. 12 ustawy o VAT oraz zmienić brzmienie ust. 17 tego artykułu. Powyższe zmiany mają wejść w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia ustawy nowelizującej i jak wynika z uzasadnienia do projektu mają one jedynie charakter porządkujący.

W tym miejscu warto również nadmienić, że w ww. komunikacie MF poinformowało, że przedsiębiorcy będą mogli zarządzać swoimi fakturami przy użyciu bezpłatnej aplikacji mobilnej KSeF. Przypomniano, że już teraz podatnicy stosujący KSeF dobrowolnie mogą z niej korzystać. Po uwierzytelnieniu się Profilem Zaufanym, mogą oni wystawiać, przeglądać oraz bezpieczne udostępniać faktury. Aplikacja mobilna umożliwia również tworzenie listy nabywców i rachunków bankowych, co realnie skraca czas wystawienia faktury.