Od 1 stycznia 2022 r. można wystawiać e-faktury

» Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy VAT będą mieli możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj. Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Uwaga

Fakturą ustrukturyzowaną będzie faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF wraz z nadanym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Krajowy System e-Faktur będzie systemem teleinformatycznym służącym do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
• powiadamiania podmiotów, o których mowa w art. 106nb (czyli mogących korzystać z KSeF), o nadanych uprawnieniach do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur lub ich odebraniu;
• uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur posiadanych przez podmioty, o których mowa w art. 106nb;
• wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
• dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
• otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
• przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
• oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym przez Krajowy System e-Faktur;
• analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
• powiadamiania uprawnionych podmiotów o:
• dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
• dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem, o którym mowa w art. 106nc ust. 3,
• braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej - w przypadku niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur;
• powiadamiania podmiotów innych niż określone w art. 106nb o braku uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Co jest istotne, w pierwszej fazie wdrażania e-faktury z systemu KSeF polscy przedsiębiorcy będą korzystać dobrowolnie. W komunikacie z dnia 31 sierpnia 2021 r. zamieszczonym na stronie internetowej Ministerstwa Finansów podkreślono natomiast, że w 2023 r. korzystanie z e-faktur stanie się obligatoryjne.

Aby umożliwić dostosowanie systemów informatycznych do wprowadzanych zmian Ministerstwo Finansów udostępniło roboczą wersję struktury logicznej FA_VAT na stronie Krajowej Administracji Skarbowej w zakładce Krajowy System e-Faktur i na stronie www.podatki.gov.pl. W zakładce Krajowy System e-Faktur udostępniono również zestaw przykładowych plików e-faktur, które mają przybliżyć sposób wypełnienia struktury w określonych przypadkach.

» Wyrażenie zgody na otrzymywanie e-faktur

Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury.

W sytuacji, gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi akceptacji na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, wystawca zachowa prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie, a wystawioną w ten sposób fakturę będzie zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób. Taka faktura będzie mogła być przekazana w postaci elektronicznej lub papierowej. Zachowa ona walor faktury ustrukturyzowanej, ponieważ będzie posiadała jej ustawowe cechy (numer identyfikacji w systemie KSeF).

» Zasady stosowania e-faktur

• Każdy podatnik poprzez indywidualne konto w systemie KSeF będzie mógł wystawić fakturę ustrukturyzowaną z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.
• Wymagana będzie autoryzacja danej osoby w systemie.
• Faktury będą przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do systemu poprzez API; w tym celu konieczne będzie uwierzytelnienie się podatnika w systemie.
• Po uwierzytelnieniu podatnik będzie mógł korzystać z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiana i otrzymania faktur ustrukturyzowanych, a także będzie mógł przesłać w formacie XML lub przekonwertować do PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur.
• Faktury ustrukturyzowane będą sporządzane (przygotowywane) przez podatnika w lokalnych lub chmurowych systemach finansowo-księgowych według wzoru udostępnionego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
• Po przesłaniu faktury, KSeF zweryfikuje jej zgodność ze wzorem i w następstwie pozytywnej weryfikacji, przydzieli jej numer identyfikujący w systemie z oznaczeniem daty i czasu; numer taki będzie miał charakter systemowy i nie należy go utożsamiać z numerem stanowiącym element faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.
• W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego tę fakturę, będzie ona uznawana za otrzymaną, z wyłączeniem tych sytuacji, w których nabywca nie wyraził akceptacji na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF; w takim przypadku moment otrzymania faktury będzie ustalany na dotychczasowych zasadach jakie obowiązują dla faktur papierowych lub elektronicznych.
• Datą wystawienia faktury po przejściu pozytywnej weryfikacji w systemie KSeF będzie data jej przesłania przez wystawcę do systemu.
• Faktura ustrukturyzowana będzie mogła być korygowana jedynie w postaci faktury ustrukturyzowanej (tj. wystawionej za pośrednictwem KSeF).
• Do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur (kolejnych egzemplarzy faktury), określone w art. 106l ustawy o VAT, bowiem tego typu faktury będą w systemie przechowywane przez 10 lat.

» Podmioty korzystające z KSeF

Z Krajowego Systemu e-Faktur będą mogli korzystać:

Uwaga

Faktury ustrukturyzowane będą mogli wystawić lub będą mogli mieć do nich dostęp podatnik oraz podmioty uprawnione przez tego podatnika (np. wskazana osoba fizyczna lub biuro rachunkowe).

W związku z powyższym Ministerstwo Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej przygotowało projekt rozporządzenia w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (według założeń ma on wejść w życie 1 stycznia 2022 r.), który będzie określał:

• rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
• sposób nadawania, zmiany lub odbierania tych uprawnień oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień;
• sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur;
• dane faktury ustrukturyzowanej, których podanie będzie umożliwiać dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (na wzorze oznaczonym jako ZAW-FA) będzie należało złożyć do naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach ewidencji podatników i płatników albo do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście właściwego w sprawach dotyczących podmiotu zagranicznego.

» Zalety stosowania faktur ustrukturyzowanych

Przechowywanie i archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych

Podatnicy, którzy zdecydują się na wystawianie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF zostaną, co do zasady, zwolnieni z obowiązku ich przechowywania i archiwizowania. Nowo dodany w ustawie o VAT art. 112aa ust. 1 wprowadza zasadę, że faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zatem zastosowania przepisy dotyczące przechowywania i archiwizacji faktur, o których mowa w art. 112 i art. 112a.

Przyspieszony zwrot podatku

Podatnicy, którzy zdecydują się na wystawianie e-faktur będą mogli otrzymać zwrot podatku VAT w ciągu 40 dni od dnia złożenia rozliczenia.

Jednakże dla uzyskania takiego zwrotu konieczne będzie spełnienie łącznie wszystkich wymienionych poniżej warunków:

Zasady zwrotu w terminie 40 dni - zgodnie z nowym art. 87 ust. 5c ustawy - będą miały zastosowanie również w przypadku, gdy w danym okresie rozliczeniowym podatnik oprócz faktur ustrukturyzowanych będzie wystawiał faktury:

• których nie będzie można wystawić w tym systemie,
• uproszczone za pomocą kas fiskalnych (tj. paragony z NIP).

Uwaga

Uprawnienie do zwrotu VAT w terminie 40 dni nie będzie przysługiwało m.in. nowym podmiotom zarejestrowanym jako podatnicy VAT czynni, przez okres pierwszych 12 miesięcy ich funkcjonowania.

Brak warunku posiadania dokumentacji w przypadku korekty in minus

Do przewidzianego w art. 29a ust. 15. katalogu przypadków, w których nie stosuje się wskazanego w przepisie art. 29a ust. 13 warunku posiadania określonej dokumentacji, dodano przypadek wystawienia faktury korygującej w postaci ustrukturyzowanej. Podatnik będzie mógł pomniejszyć podstawę opodatkowania oraz kwotę należnego VAT już w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej.

Jeśli chodzi o rozliczenie takiej faktury przez nabywcę, to jak czytamy w uzasadnieniu w tym zakresie: "(...) W przypadku gdy nabywca wyrazi akceptację otrzymania w systemie KSeF faktury wystawionej w systemie KSeF, dla warunków rozliczenia korekty in minus oznacza to tożsamy moment dokonania korekty podatku należnego u sprzedawcy i podatku naliczonego u nabywcy. Nabywca w takim przypadku będzie miał obowiązek dokonania korekty podatku naliczonego z chwilą otrzymania faktury w KSeF. (...)

Natomiast brak akceptacji nabywcy na otrzymywanie faktur w systemie KSeF nie wpływa na zasady korekty podatku należnego u wystawcy faktury korygującej. W takim przypadku wystawca nadal posiada prawo do korekty podatku należnego w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą in minus w systemie KSeF. Natomiast u nabywcy dla warunków rozliczenia korekty in minus oznacza to stosowanie zasad przewidzianych w art. 86 ust. 19a ustawy o VAT (...)".

» Węższy zakres danych na fakturach

Kolejne uchwalone od 1 stycznia 2022 r. zmiany dotyczą danych wykazywanych na fakturze zaliczkowej oraz fakturze korygującej.

Zniesiony zostanie wymóg umieszczania na fakturze zaliczkowej ceny jednostkowej netto (zmiana art. 106f ust. 1 pkt 4 w części dotyczącej zamówienia lub umowy).

Z kolei fakturę korygującą będzie się wystawiało, w przypadku, gdy po wystawieniu faktury:

• podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze ulegnie zmianie,
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
• stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Ponadto na fakturze korygującej - stosownie do art. 106j ust. 2 ustawy - nie będzie obowiązku umieszczania:

• wyrazów "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo "KOREKTA",
• przyczyny korekty,
• daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub daty otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

Jednocześnie w art. 106j ust. 2 pkt 2a w zakresie dotyczącym korekty faktur ustrukturyzowanych dodano obowiązek umieszczania na fakturze korygującej w postaci ustrukturyzowanej numeru identyfikującego w KSeF fakturę, do której będzie wystawiana faktura korygująca w postaci ustrukturyzowanej. Wprowadzana zmiana, jak wynika z uzasadnienia podyktowana jest potrzebą powiązania w systemie faktury pierwotnej z fakturą ją korygującą.

Ponadto w art. 106j ust. 3 ustawy o VAT wprowadzone zostanie nowe rozwiązanie, tj. korekta zbiorcza do poszczególnych pozycji z faktury, a także wszystkich pozycji z danej faktury. Zatem dopuszczalne będzie skorygowanie w jednym dokumencie za dany okres, zarówno poszczególnych dostaw lub usług, jak i wszystkich dostaw lub usług. W przypadku wystawienia na rzecz jednego odbiorcy za dany okres faktury korygującej dotyczącej wszystkich dostaw lub świadczenia usług z tego okresu, faktura korygująca nie będzie musiała zawierać nazwy (rodzajów) towarów lub usług objętych korektą.

» Wystawienie faktury przed dokonaniem dostawy towarów/usług - wydłużenie terminu

W świetle obowiązującego art. 106i ust. 7 ustawy o VAT faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem dostawy towaru, wykonaniem usługi czy otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

Powyższy termin, zgodnie z ustawą nowelizującą zostanie wydłużony i od 1 stycznia 2022 r. pozwoli podatnikom na wystawianie faktur nie wcześniej niż do 60. dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, jak i 60. dnia przed otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

» Dobrowolność stosowania nazwy "duplikat"

Z przepisów ustawy o VAT generalnie wynika, że w przypadku, gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia.

Wprowadzona zmiana w art. 106l ust. 2 polega na dobrowolnym umieszczaniu na fakturach wyrazu "DUPLIKAT".

W związku z tym zmieniono również brzmienie art. 88 ust. 3b ustawy, na podstawie którego, poprzez odpowiednie stosowanie ust. 3a, duplikaty faktur oraz kolejne egzemplarze faktur nie będą stanowiły podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w przypadkach określonych w tym przepisie.

Warto w tym miejscu również nadmienić, że ww. ustawą wprowadzono również zmianę w art. 86 ust. 19a ustawy o VAT, w myśl której zasady przewidziane dla korekty zmniejszającej podatek naliczony będą również stosowane do sytuacji, w których nie będzie dochodziło do zmniejszenia kwoty podstawy opodatkowania, a w których zmniejszać się będzie kwota podatku wskazana na fakturze (np. pomyłka w kwocie podatku). Zmiana ta, jak czytamy w uzasadnieniu ma charakter doprecyzowujący i ma wpłynąć na jasność stosowania omawianego przepisu.