Rozwój elektronicznych środków komunikacji powoduje, że część biznesów można prowadzić, praktycznie nie ruszając się zza biurka. Nadal jednak w wielu firmach dla normalnego funkcjonowania wymagana jest mobilność osób zaangażowanych w ich działanie. Z mobilnością natomiast są często związane noclegi poza miejscem zamieszkania i to nie zawsze incydentalne. Wydatki ponoszone na ich zapewnienie wywołują określone skutki w podatku dochodowym.
Jeżeli firma z własnych środków opłaca zakwaterowanie pracownikom, to wartość tego świadczenia może korzystać ze zwolnienia od podatku, gdy miejsce zamieszkania jego beneficjentów znajduje się w miejscowości znacznie oddalonej od siedziby firmy, na co wskazuje art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o pdof (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.). Zwolnienie to obejmuje wartość zapewnianych przez pracodawcę noclegów do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. Nie można go jednak zastosować do tych pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, korzystających z tzw. podwyższonych kosztów pracowniczych (art. 21 ust. 14 ustawy o pdof). W przypadku niespełnienia któregokolwiek z warunków określonych w art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o pdof, cała wartość omawianego świadczenia jest opodatkowana.
Omawiane zwolnienie dotyczy zarówno wartości zakwaterowania zapewnianego pracownikom na terenie kraju, jak i za granicą. Nie ma tu także znaczenia charakter obiektu, w którym pracownik został zakwaterowany ani forma, w jakiej otrzymuje on to świadczenie. Ma ono zastosowanie zarówno, gdy pracodawca wynajmuje dla pracownika pokój hotelowy, mieszkanie oraz udostępnia mu lokum służbowe, jak i wówczas, gdy dokonuje zwrotu całości lub części wydatków poniesionych przez pracownika na zakwaterowanie.
Jeżeli natomiast wartość miesięczna takiego świadczenia przekroczy 500 zł, nadwyżka ponad tę kwotę jest opodatkowana. Pracodawca powinien ją doliczyć do pozostałych elementów wynagrodzenia pracownika i od sumy tych należności naliczyć i pobrać zaliczkę na pdof. Trzeba przy tym pamiętać, że w sytuacji gdy wartość zapewnianego pracownikowi noclegu przekracza ustawowy limit, w związku z czym nadwyżkę ponad tę kwotę pracodawca dolicza do przychodów pracownika, to od dochodu podlegającego opodatkowaniu nie podlegają odliczeniu składki społeczne, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) zwolniony od podatku na podstawie ustawy o pdof (art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o pdof). Sposób wyliczenia takiej zaliczki przy zakwaterowaniu w hotelu oraz kwaterze prywatnej zaprezentowano w przykładzie.
Analizowane wydatki w firmie pracodawcy podlegają rozliczeniu w kosztach podatkowych na ogólnych zasadach. Tym samym można je zaliczyć do tej kategorii podatkowej, o ile zostały poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła ich powstawania.
Zleceniobiorcy w zawieranych umowach poza podstawowym wynagrodzeniem coraz częściej zapewniają sobie dodatkowe świadczenia o różnym charakterze, w tym finansowanie noclegów. Jeśli zleceniobiorca otrzymuje od zleceniodawcy bezpłatne zakwaterowanie, to jego wartość stanowi dla niego przychód z działalności wykonywanej osobiście. To z kolei powoduje, że jest ono w całości opodatkowane. Nie można do niego zastosować zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o pdof, gdyż dotyczy ono wyłącznie przychodów pracowniczych.
Zagadnienie to nie zostało uregulowane ustawowo, nie mniej w praktyce przyjmuje się, za stanowiskiem organów podatkowych, że aby zaliczyć w ciężar kosztów tego typu wydatki, w zawartej przez strony umowie zlecenia powinien znaleźć się zapis o zobowiązaniu przedsiębiorcy do ponoszenia ich z własnych środków. Jeżeli go nie ma, wówczas obciążanie kosztów takimi wydatkami może zostać przez fiskusa zakwestionowane. Jako należności z umowy zlecenia wydatki te obciążają koszty podatkowe miesiąca, w którym zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji zleceniobiorcy (art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o pdop - Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm.).
Również osoby fizyczne prowadzące własne firmy świadczą swoje usługi poza miejscem zamieszkania. Często z racji oszczędności czasowych oraz w celu minimalizacji związanych z tym wydatków (m.in. kosztów dojazdów) wynajmują mieszkania w miejscowości faktycznego wykonywania swojej działalności. Opłaty związane z takim najmem, o ile są racjonalne, ekonomicznie uzasadnione i odpowiednio udokumentowane, podlegają ujęciu w kosztach firmowych. Sama umowa najmu i dowody wpłat dokonywanych na rzecz właściciela lokalu potwierdzających wysokość i zrealizowanie wydatku nie są tu jednak wystarczające. Niezbędne jest również posiadanie dowodów świadczących o wykonanych - w ramach prowadzonej działalności - usługach wymagających pobytu w miejscowości, w której lokal mieszkalny jest wynajmowany.
|
Przykład Pracodawca zapewnia zakwaterowanie pracownikowi (32 lata) zatrudnionemu na umowę o pracę, zamieszkującemu poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy będąca miejscem wykonywania jego pracy. Wynagrodzenie miesięczne pracownika wynosi 7.100 zł i jest płatne w ostatnim dniu roboczym miesiąca. Pracownik nie korzysta ze zwolnień od podatku wynikających z art. 21 ust. 1 pkt 152-153 ustawy o pdof, upoważnił pracodawcę do stosowania 1/12 kwoty zmniejszającej podatek i przysługują mu tzw. podstawowe koszty pracownicze. Wariant I - Pracodawca wynajął na potrzeby jego zakwaterowania kawalerkę od osoby fizycznej. Koszt najmu wynosi miesięcznie 2.100 zł. W przepisach o wynagradzaniu pracodawca nie wprowadził zapisu o wysokości ekwiwalentu z tytułu nieodpłatnego udostępnienia lokalu mieszkalnego pracownikom. Stąd do oskładkowania należy przyjąć wysokość czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, która w tym przypadku wynosi 1.100 zł. Wariant II - Pracodawca zapewnił pracownikowi zakwaterowanie w hotelu, którego koszt wynosi 2.100 zł miesięcznie, co zostanie potwierdzone fakturą. W tej sytuacji z całej wartości uzyskanego przez pracownika świadczenia korzysta ono ze zwolnienia od pdof do kwoty 500 zł, ale oskładkowane jest w całości. Wypłacając 30 czerwca 2023 r. należności ze stosunku pracy za ten miesiąc, pracodawca dokona następujących obliczeń:
|
| ||||||||||||
|
||||||||||||
