Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Podatki  »  Podatek dochodowy  »   Koszty z tytułu używania przez pracownika prywatnego samochodu do celów ...
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Koszty z tytułu używania przez pracownika prywatnego samochodu do celów służbowych

Przegląd Podatku Dochodowego nr 4 (580) z dnia 20.02.2023

Pracownik odbywa podróże służbowe oraz jazdy lokalne na potrzeby firmy prywatnym samochodem. Faktury za paliwo wystawiane są na pracownika. Czy firma (osoba prawna) może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwotę wynikającą z faktur za paliwo?

Koszty z tytułu używania przez pracownika samochodu prywatnego do odbywania podróży służbowych są ustalane w oparciu o kilometrówkę, a w przypadku używania do jazd lokalnych - w oparciu o ryczałt pieniężny albo kilometrówkę i w takiej wysokości podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Firma nie może więc zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu używania przez pracownika samochodu prywatnego do celów służbowych na podstawie faktur za paliwo.

Pracownik wykorzystujący w pracy do jazd lokalnych lub odbywania podróży służbowych swój prywatny samochód ma prawo do zwrotu kosztów związanych z używaniem auta do takich celów. Pracodawca (firma) zaś ma prawo zaliczać ponoszone z tego tytułu koszty do kosztów uzyskania przychodów na zasadach określonych w art. 15 ust. 1 updop.

Zasady zwrotu takich kosztów pracownikowi zostały określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Z przepisów tego rozporządzenia wynika, że zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które od 17 stycznia 2023 r. nie mogą być wyższe niż:

1) dla samochodu osobowego:

a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,89 zł,

b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 1,15 zł,

2) dla motocykla - 0,69 zł,

3) dla motoroweru - 0,42 zł.

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony.

Limit generalnie nie może przekroczyć:

1) 300 km - do 100 tys. mieszkańców,

2) 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

3) 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Natomiast zasady zwrotu kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167 ze zm.). Z jego przepisów wynika, że na wniosek pracownika, pracodawca może zezwolić na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, który nie należy do majątku przedsiębiorstwa. Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych kosztów przejazdu w wysokości wynikającej z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu (tzw. kilometrówka) ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach powołanego rozporządzenia z dnia 25 marca 2002 r.

Zasady zwrotu pracownikowi kosztów z tytułu używania prywatnego samochodu na potrzeby zatrudniającej go firmy przekładają się na wysokość kosztów poniesionych z tego tytułu przez firmę, możliwych do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów.

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 30 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

b) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. W razie braku takiej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Tak wynika z art. 16 ust. 5 updop.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Omówione reguły rozliczania się z pracownikiem w związku z używaniem przez niego samochodu prywatnego do służbowych celów nie pozostawiają wątpliwości, że pracodawca nie kwalifikuje takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie faktur dokumentujących zakup paliwa do takiego samochodu. Koszty te ustala się ryczałtowo:

  • w przypadku podróży służbowych - w oparciu o kilometrówkę,
  • w przypadku jazd lokalnych - w oparciu o ryczałt pieniężny albo kilometrówkę.
Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Podatek dochodowy - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.