Wynikiem współpracy Ministerstwa Rozwoju i Technologii, Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców oraz organizacji przedsiębiorców był projekt pakietu deregulacyjnego prawa gospodarczego i administracyjnego. Nowe przepisy w postaci ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego (...) już zostały uchwalone i czekają na publikację w Dzienniku Ustaw (stan na dzień oddania GP do druku). Nowelizacja dotknie 30 ustaw, w tym norm regulujących postępowanie przed organami administracji. Ma to być dopiero pierwszy etap zmian legislacyjnych zmierzających do poprawy realiów prawnych, w których funkcjonują polscy przedsiębiorcy.
Na mocy art. 45 Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572) jednostkom organizacyjnym i organizacjom społecznym doręcza się pisma w lokalu ich siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism. Zasada ta dotyczy wszystkich podmiotów niebędących osobami fizycznymi, a zatem m.in. spółek osobowych i kapitałowych, fundacji czy stowarzyszeń.
W razie niemożności doręczenia pisma we wskazany sposób operator pocztowy przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej, a w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ, pismo składane jest na wskazany okres w urzędzie właściwej gminy (miasta). Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia, umieszczane jest w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. W przypadku niepodjęcia przesyłki w zakreślonym terminie, pozostawiane jest powtórne awizo o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Nieodebranie prawidłowo awizowanej korespondencji nie stanowi przeszkody do prowadzenia dalszego postępowania, a pozwala na przyjęcie fikcji doręczenia z upływem ostatniego dnia zakreślonego terminu.
Domniemanie doręczenia nie może mieć zastosowania w przypadku pism błędnie zaadresowanych. Oznacza to, że koniecznym warunkiem dla jego zastosowania jest to, aby adresat pisma rzeczywiście miał siedzibę pod adresem, na który podejmowana jest próba doręczenia. Jeżeli natomiast zostanie ustalone, że znany organowi adres jest nieaktualny, wówczas brak jest podstaw do uznania skutku doręczenia. To z kolei utrudnia, a niekiedy wręcz uniemożliwia prowadzenie postępowania.
Skuteczność działania organów administracji ma podnieść nowo wprowadzany do K.p.a. art. 45a. Przepis ten pozwala na doręczanie pism kierowanych do jednostek organizacyjnych i organizacji społecznych osobie fizycznej upoważnionej do reprezentowania adresata, w przypadku braku możliwości doręczenia pisma w lokalu jego siedziby z uwagi na to, że podany przez niego adres siedziby nie istnieje, został wykreślony z rejestru lub jest niezgodny z odpowiednim rejestrem i nie można tego adresu ustalić.
W przypadku gdy reprezentacja adresata ma charakter łączny z innymi osobami fizycznymi, pismo będzie doręczane wszystkim osobom upoważnionym do reprezentowania. Niemniej doręczenie zostanie uznane za dokonane z chwilą najwcześniejszego doręczenia pisma osobie fizycznej upoważnionej do reprezentowania adresata.
W przypadku braku możliwości ustalenia adresu osoby fizycznej upoważnionej do reprezentowania adresata, pismo będzie pozostawiane w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. Doręczenie we wskazany sposób zostanie uznane za dokonane z dniem sporządzenia przez organ stosownej adnotacji.
Możliwość prowadzenia mediacji w sprawach administracyjnych została wprowadzona do K.p.a. w 2017 r. Na przestrzeni 8 lat narzędzie to nie było szeroko stosowane. Organy nierzadko pomijają znaczenie mediacji, a strony nie mają wiedzy o jej zaletach i możliwości korzystania z niej. Z tych względów prawodawca postanowił doprecyzować, jakie sprawy nadają się do prowadzenia mediacji administracyjnej, poprzez wprowadzenie ich katalogu (patrz ramka). Z uwagi jednak na wielość spraw administracyjnych, które są uregulowane w szczegółowych ustawach, jest to katalog otwarty.
W obowiązującym stanie prawnym organ administracji publicznej, z urzędu lub na wniosek strony, zawiadamia o możliwości przeprowadzenia mediacji. Zgodnie z nowelizacją zawiadomienia w tym przedmiocie będzie można dokonywać więcej niż raz oraz na każdym etapie postępowania. Ponadto na organ zostanie nałożony obowiązek sporządzenia i utrwalenia w aktach sprawy adnotacji zawierającej informację, czy charakter sprawy pozwala na przeprowadzenie mediacji, a także czy zachodzą okoliczności odstąpienia od zawiadomienia w tym przedmiocie, mimo że charakter sprawy pozwala na jej przeprowadzenie.
Obecnie zawiadomienie o możliwości przeprowadzenia mediacji zawiera pouczenie o zasadach prowadzenia mediacji oraz ponoszenia jej kosztów. Po wejściu w życie pakietu deregulacyjnego, w celu zwiększenia świadomości prawnej wśród stron postępowania, w zawiadomieniu ma być ponadto zawarta informacja o korzyściach mediacji.
Ustawodawca przewidział również sytuacje, w których organ będzie odstępował od zawiadomienia o możliwości przeprowadzenia mediacji. Rezygnacja z tej formy ma następować, jeżeli z okoliczności faktycznych i prawnych wynika, że sprawa powinna być załatwiona niezwłocznie (w tym jeżeli wymaga tego ważny interes publiczny) lub przeprowadzenie mediacji zmierzałoby jedynie do przedłużenia postępowania.
Kolejnym ułatwieniem w procesie administracyjnym ma być możliwość doręczania załączników do decyzji wydanej w postaci papierowej, na innym trwałym nośniku informacji. Ma to jednak następować wyłącznie za zgodą strony wyrażoną na piśmie albo ustnie do protokołu. Jednocześnie wprowadza się definicję ustawową trwałego nośnika, przez co należy rozumieć każdy nośnik informacji umożliwiający przechowywanie przez czas niezbędny, wynikający z charakteru informacji oraz celu ich sporządzenia lub przekazania, zawartych na nim informacji w sposób uniemożliwiający ich zmianę lub pozwalający na odtworzenie informacji w wersji i formie, w jakiej zostały sporządzone lub przekazane (np. płyta DVD, pendrive).
Obecnie w przypadku doręczania decyzji na piśmie, w takiej samej formie muszą zostać doręczone załączniki. Nierzadko jest to problematyczne, w szczególności w przypadku znacznej ilości załączników lub załączników wielkoformatowych. Chcąc ograniczyć objętość akt administracyjnych, a także obszerność korespondencji kierowanej do stron, prawodawca wprowadza instytucję decyzji hybrydowych.
Celem usprawnienia procesu zawierania tego typu umów oraz łatwiejszego uzyskania przez przedsiębiorców finansowania w formie leasingu, nowelizacja przewiduje złagodzenie wymogów i umożliwia zawieranie umów leasingu w formie dokumentowej (pod rygorem nieważności). W tej samej formie finansujący będzie mógł kierować do korzystającego upomnienie w przypadku niewywiązywania się przez tego ostatniego z nałożonych na niego obowiązków.
|
Przykładowe sprawy, których charakter pozwala na przeprowadzenie mediacji:
|
| ||||||||||||
|
||||||||||||
