Noty korygujące, faktury VAT RR i duplikaty w KSeF

Od 1 lipca 2024 r. podatnicy, co do zasady, będą zobowiązani do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Czy przy użyciu KSeF będą wystawiane także duplikaty faktur, faktury VAT RR oraz noty korygujące?

Zasady wystawiania duplikatów faktur

Obecnie w przypadku, gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik, na wniosek nabywcy, wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika. Duplikat faktury może także wystawić nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 lub art. 106k ust. 1 ustawy o VAT (Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.), na wniosek podatnika zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy. Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać datę jej wystawienia oraz może zawierać wyraz "DUPLIKAT". Wynika to z art. 106l ustawy o VAT.

Faktury ustrukturyzowane, które będą wystawiane w systemie KSeF, będą przechowywane w nim przez okres 10 lat. Tym samym nie będzie możliwe zagubienie ani zniszczenie faktury ustrukturyzowanej. Podatnik będzie mógł zatem w każdej chwili pobrać z systemu KSeF wszystkie brakujące dokumenty dotyczące zarówno sprzedaży, jak i zakupów. To oznacza, że duplikat faktury nie będzie miał już zastosowania.

Z art. 106l ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 lipca 2024 r. będzie wynikało, że w przypadku gdy udostępniona nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu KSeF, faktura ustrukturyzowana lub faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1, po przesłaniu jej do KSeF, ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik na wniosek nabywcy udostępnia ponownie tę fakturę. Przepis art. 106gb ust. 5 będzie się stosować odpowiednio.

Ponadto w sytuacji, gdy faktura elektroniczna ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik:

• na wniosek nabywcy udostępnia ponownie tę fakturę albo
• wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy.

Natomiast w przypadku, gdy faktura w postaci papierowej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik wystawia ponownie fakturę:

1) na wniosek nabywcy, zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu podatnika albo

2) zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy.

W okresie przejściowym sporządzane duplikaty będą dotyczyły jedynie faktur wystawionych w czasie, kiedy KSeF nie był jeszcze obowiązkowy, czyli będą sporządzane do dokumentów wystawionych poza KSeF.

Faktury VAT RR w KSeF

Od 1 lipca 2024 r. nabywcy produktów rolnych czy usług rolniczych (czynni podatnicy VAT) od rolników ryczałtowych (czyli rolników korzystających ze zwolnienia od VAT) będą mogli sporządzać faktury VAT RR oraz ich korekty w systemie KSeF. Będzie w tym przypadku potrzebna zgoda rolnika ryczałtowego, zgodnie z nowo dodanym art. 116 ust. 3b ustawy o VAT.

Przy czym oprócz danych, które faktura VAT RR musi obecnie zawierać, dodatkowo od 1 lipca 2024 r. faktura VAT RR wystawiona przy użyciu KSeF będzie musiała zawierać wyłącznie numery identyfikacji podatkowej dostawcy i nabywcy.

Ponadto możliwość wystawienia faktury ustrukturyzowanej będzie dostępna dla podatnika VAT po uprzednim uwierzytelnieniu się rolnika w KSeF oraz złożeniu przez tego rolnika w KSeF oświadczenia, że jest on rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT. Oświadczenie takie będzie składane przez rolnika w ramach procedury wskazania przez niego danego nabywcy produktów rolnych i usług rolniczych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu KSeF (art. 116 ust. 3c ustawy o VAT). W przypadku wskazania przez rolnika ryczałtowego nabywcy jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu KSeF, nabywca ten do czasu odwołania tego wskazania będzie już zobowiązany do wystawiania tych dokumentów przy użyciu KSeF (art. 116 ust. 3d ustawy o VAT). Obowiązek ten nie wystąpi w sytuacjach uniemożliwiających wystawienie tych dokumentów przy użyciu KSeF, czyli awarii KSeF, niedostępności tego systemu czy też braku możliwości wystawienia dokumentów w KSeF przez podatnika z przyczyn leżących po jego stronie (art. 116 ust. 3e ustawy o VAT).

Nota korygująca

Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą. Wynika to z art. 106k ustawy o VAT. Notą korygującą nie można jednak poprawić danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy o VAT, czyli m.in. stawki VAT, kwoty należności ogółem, dla których wystawia się faktury korygujące. Ponadto nota korygująca powinna być zaakceptowana przez wystawcę faktury.

Z dniem 1 lipca 2024 r. art. 106k będzie uchylony. W związku z tym, aby skorygować informację niewpływającą na wartość korekty, np. data sprzedaży, sprzedawca będzie musiał sporządzić fakturę korygującą. Nie będzie tutaj znaczenia, czy faktura pierwotna zostanie wystawiona w KSeF czy poza KSeF. Ponadto z przepisów przejściowych wynika, że do not korygujących wystawionych przez nabywcę towaru lub usługi i niezaakceptowanych przez wystawcę faktury przed dniem 1 lipca 2024 r. stosować się będzie przepis art. 106k ust. 2 ustawy w brzmieniu dotychczasowym.