Wykazanie w JPK_VAT faktur wystawionych przy użyciu kasy

Dla celów prowadzonej ewidencji sprzedaży wszystkie faktury dotyczące sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej ujmuje się w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione. Faktury te nie zwiększają wartości sprzedaży oraz podatku należnego za ten okres, w którym zostały ujęte w tej ewidencji.

Jeden z naszych Czytelników (biuro rachunkowe) miał wątpliwości dotyczące wykazywania w JPK_VAT faktur wystawianych bezpośrednio za pomocą kasy fiskalnej. Biuro wskazało, że przejęło klienta, który za pomocą kasy fiskalnej wystawia kontrahentom faktury (około 200 sztuk miesięcznie). W związku z tym biuro zwróciło się z zapytaniem do naszej redakcji, czy w pliku JPK musi wykazywać każdą fakturę osobno, czy może sprzedaż wprowadzić na podstawie raportu fiskalnego miesięcznego?

Dokumentowanie sprzedaży

Ustawodawca w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT na podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nałożył obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Podatnik prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kasy rejestrującej jest obowiązany wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

• w postaci papierowej lub
• za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.

Dokonując sprzedaży na rzecz ww. osób, podatnik - co do zasady - nie ma obowiązku wystawiania faktur. Obowiązek wystawienia faktury powstaje dopiero w momencie zgłoszenia takiego żądania przez klienta, w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Kwestia ta została uregulowana w art. 106b ust. 3 ustawy o VAT.

W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Tak stanowi art. 106h ust. 1 ustawy o VAT.

Przedstawiony tryb postępowania nie ma zastosowania w sytuacji, gdy sprzedaż jest dokumentowana fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, a wartość sprzedaży i kwota podatku należnego zostały zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy. W myśl art. 106h ust. 3 ustawy o VAT, w przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 18 listopada 2022 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.446.2022.2.AMA, potwierdził, że w sytuacji żądania przez klienta wystawienia faktury w formie papierowej dokumentującej sprzedaż, zgłoszonego w momencie dokonywania tej sprzedaży, podatnik (spółka) prawidłowo nie będzie wystawiać paragonu fiskalnego a wyłącznie fakturę fiskalną. W takich okolicznościach spółka będzie spełniała przesłanki wskazujące na brak obowiązku dołączenia paragonu fiskalnego dokumentującego tę sprzedaż do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika w myśl art. 106h ust. 1 ustawy o VAT.

Zapisy w ewidencji

Stosownie do § 10 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Finansów Inwestycji i Rozwoju w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2019 r. poz. 1988 ze zm.) ewidencja pozwalająca na prawidłowe rozliczenie podatku należnego zawiera wartość sprzedaży bez podatku (netto) oraz wysokość podatku należnego, w podziale na stawki podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku, wynikające z dokumentów zbiorczych o sprzedaży z kas rejestrujących. Z przepisów tego rozporządzenia wynika również m.in., że podatnicy są obowiązani do oznaczania niektórych dowodów sprzedaży kodami. Oznaczenie RO stosuje się w przypadku dokumentu zbiorczego o sprzedaży z kas rejestrujących, natomiast FP w przypadku faktury, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy o VAT (czyli faktury sporządzonej do paragonu).

Wobec tego sprzedaż zarejestrowaną w kasie fiskalnej generalnie należy wykazać w JPK_VAT z deklaracją na podstawie dokumentu zbiorczego oznaczonego kodem RO.

Dla celów prowadzonej ewidencji wszystkie faktury dotyczące sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej (oznaczone FP) są ujmowane w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione i nie zwiększają one wartości sprzedaży oraz podatku należnego za ten okres, ponieważ sprzedaż została zarejestrowana w kasie fiskalnej i ujęta w dokumencie zbiorczym oznaczonym RO w okresie rozliczeniowym, w którym, co do zasady, powstał obowiązek podatkowy. Wynika tak z art. 109 ust. 3d ustawy o VAT.

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 6 maja 2022 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.75.2022.2.AMA, wyjaśnił, że w prowadzonej ewidencji dla celów prawidłowego rozliczenia podatku należnego symbolem FP powinny być oznaczone faktury dotyczące sprzedaży udokumentowanej paragonem fiskalnym, jak również faktury wystawiane przy zastosowaniu kasy rejestrującej, gdzie wartość sprzedaży i kwota podatku zostały ujęte w raporcie fiskalnym dobowym z kasy rejestrującej.

Zatem w przypadku dokonania sprzedaży udokumentowanej fakturą wystawioną przy zastosowaniu kasy rejestrującej (która to sprzedaż ujęta została w raporcie fiskalnym dobowym z kasy), dostawa taka powinna być wykazana w JPK_V7M/JPK_V7K na podstawie dokumentu zbiorczego z oznaczeniem RO, wraz z fakturą z oznaczeniem FP (przy czym faktura taka nie zwiększa wartości sprzedaży i podatku należnego w tym okresie).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.)