Rozliczanie kosztów firmowego monitoringu

Przedsiębiorcy podejmują różnorodne działania mające na celu ochronę firmowego mienia oraz zapewnienie bezpieczeństwa personelowi i klientom. Należy do nich m.in. instalacja urządzeń do rejestracji obrazu i dźwięku połączonych z systemem alarmowym. Wydatki na tego typu ochronę nie budzą wątpliwości pod względem ich kosztowego charakteru. Pewnym problemem może być natomiast sposób tego rozliczenia.

Monitoring jako środek trwały

Zestaw do monitoringu może być odrębnym środkiem trwałym podlegającym amortyzacji, o ile spełnia warunki, o których mowa w art. 22a ust. 1 ustawy o pdof (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.) oraz art. 16a ust. 1 ustawy o pdop (Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm.). Zgodnie z powołanymi przepisami status środka trwałego przysługuje składnikom majątkowym, jeżeli: stanowią własność lub współwłasność podatnika, zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania, przewidywany okres ich używania jest dłuższy niż rok, będą wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo zostaną oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu.

Składniki spełniające te kryteria stanowią środki trwałe bez względu na wartość początkową. Jednak gdy wartość ta takiego składnika nie przekracza 10.000 zł, podatnik może samodzielnie rozstrzygnąć, czy:

• wprowadzić go do ewidencji i dokonywać odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych albo dokonać odpisu amortyzacyjnego jednorazowo w miesiącu oddania składnika do używania lub w miesiącu następnym,
• nie wprowadzać go do ewidencji, a wydatek poniesiony na jego nabycie zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania składnika do używania.

Jeżeli wartość początkowa przekracza 10.000 zł, amortyzacja podatkowa staje się obowiązkiem przedsiębiorcy.

Zgodnie z KŚT urządzenia do monitoringu zaliczane są do grupy 6 KŚT "Urządzenia techniczne", podgrupy 62 "Urządzenia dla radiofonii i telewizji, urządzenia telekomunikacyjne, urządzenia alarmowe i sygnalizacyjne".

O tym, czy instalacja monitoringu spowoduje powstanie samoistnego obiektu inwentarzowego w ewidencji środków trwałych, zdecyduje sposób montażu urządzenia. Jeżeli nie zostanie ono wbudowane w konstrukcję budynku na stałe, tzn. będzie je można odłączyć bez naruszania elementów budynku lub samego urządzenia, to wtedy należy go uznać za odrębny od budynku środek trwały. Do jego amortyzacji będzie wówczas stosowana stawka w wysokości 10% rocznie. Jednocześnie będzie możliwe przyspieszenie amortyzacji poprzez:

• podwyższenie stawki o współczynnik 2,0, gdyż urządzenia do monitoringu są niewątpliwie poddane szybkiemu postępowi technicznemu (art. 22i ust. 2 pkt 3 ustawy o pdof oraz art. 16i ust. 2 pkt 3 ustawy o pdop) albo
• skorzystanie z jednorazowej amortyzacji na podstawie art. 22k ust. 7-13 ustawy o pdof oraz art. 16k ust. 7-13 ustawy o pdop, o ile podatnik spełnia kryteria określone w tych przepisach.

Monitoring wbudowany w konstrukcję budynku

Jeżeli urządzenia monitorujące zostaną wbudowane w konstrukcję budynku na stałe, to będą stanowić składnik wyposażenia nieruchomości. Jak bowiem wynika z objaśnień do KŚT, do wyposażenia budynku zalicza się wszystkie instalacje wbudowane w konstrukcje budynku na stałe, np. sanitarne, elektryczne, sygnalizacyjne, komputerowe, telekomunikacyjne, przeciwpożarowe.

Zainstalowanie monitoringu niewątpliwie wpływa na wzrost wartości użytkowej budynku. Dlatego wydatki poniesione na montaż tych urządzeń w obiekcie będącym własnością lub współwłasnością przedsiębiorcy mogą spełnić definicję ulepszenia zawartą w art. 22g ust. 17 ustawy o pdof oraz art. 16g ust. 13 ustawy o pdop, jeżeli wraz z innymi wydatkami poniesionymi w danym roku na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację budynku przekroczą kwotę 10.000 zł. Nakłady na ulepszenie zwiększają wartość początkową budynku i są amortyzowane stawką dla niego właściwą. Odpisów amortyzacyjnych od takiej podstawy dokonuje się począwszy od następnego miesiąca po ulepszeniu.

Jeżeli instalacja monitoringu następuje w budynku wynajmowanym lub wydzierżawianym przez podatnika, wówczas nakłady poniesione na ten cel będą stanowić inwestycję w obcym środku trwałym. Inwestycją w obcym środku trwałym jest suma nakładów, o wartości przekraczającej w roku podatkowym 10.000 zł, powodująca ulepszenie cudzego składnika majątkowego.

Powyższych nakładów podatnik nie może zaliczyć bezpośrednio do kosztów podatkowych. Jedynym sposobem podatkowego rozliczenia są odpisy amortyzacyjne, jednak tylko wówczas, gdy budynek nie jest mieszkalnym (inwestycje w obcych budynkach mieszkalnych nie podlegają bowiem amortyzacji). Dokonuje się ich przy zastosowaniu indywidualnych stawek amortyzacyjnych, przy czym zgodnie z art. 22j ust. 4 ustawy o pdof oraz art. 16j ust. 4 ustawy o pdop, dla inwestycji w obcych budynkach (lokalach) lub budowlach - okres amortyzacji nie może być krótszy niż 10 lat. Wartość początkową inwestycji ustala się stosując odpowiednio przepisy dotyczące ceny nabycia lub kosztu wytworzenia środka trwałego.

Koszty nadzoru nad urządzeniami monitorującymi

Najlepsze urządzenia nie pomogą w ochronie mienia, jeżeli nie będą stale nadzorowane. Usługi monitoringu oraz interwencje na wypadek zagrożenia oferują firmy ochroniarskie, które pobierają zazwyczaj wynagrodzenie w formie comiesięcznego abonamentu. Wydatki te są z punktu widzenia przedsiębiorcy kosztami uzyskania przychodów o charakterze pośrednim. Uwzględnia się je zatem w rachunku podatkowym w dacie poniesienia.

Jeżeli jednak działalność gospodarcza jest prowadzona tylko w niektórych pomieszczeniach budynku objętego nadzorem firmy ochroniarskiej, to wydatki poniesione z tytułu opłat abonamentowych za monitoring nie mogą być w całości zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. W takim przypadku należy ustalić, jaka część opłat przypada na pomieszczenia wykorzystywane na potrzeby firmowe.