Zasady doręczania korespondencji z i do ZUS

ZUS jako państwowa jednostka organizacyjna posiadająca osobowość prawną zajmuje się m.in. stwierdzaniem i ustalaniem obowiązku ubezpieczeń społecznych oraz uprawnień do świadczeń z tych ubezpieczeń. Należyte wykonanie powierzonych zadań wymaga przeprowadzania korespondencji, a po zakończeniu postępowania wydania stosownej decyzji. Trzeba przy tym pamiętać, że zarówno pisma, jak i decyzje należy w sposób właściwy doręczyć. Zmieniający się od lat sposób komunikacji z organem rentowym wpłynął na zmianę przepisów w zakresie doręczania pism zarówno do ZUS, jak i wysyłanych przez ten organ.

Zadania ZUS

Do zakresu działania ZUS należy m.in. realizacja przepisów o ubezpieczeniach społecznych, a w szczególności:

• stwierdzanie i ustalanie obowiązku ubezpieczeń społecznych,
• ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych oraz wypłacanie tych świadczeń, chyba że na mocy odrębnych przepisów obowiązki te wykonują płatnicy składek,
• wymierzanie i pobieranie składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, FP, FS, FGŚP,
• prowadzenie rozliczeń z płatnikami składek z tytułu należnych składek i wypłacanych przez nich świadczeń podlegających finansowaniu z funduszy ubezpieczeń społecznych lub innych źródeł,
• prowadzenie indywidualnych kont ubezpieczonych i kont płatników składek,
• orzekanie przez lekarzy orzeczników ZUS oraz komisje lekarskie ZUS dla potrzeb ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych.

Stanowi o tym art. 68 ust. 1 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1009 ze zm.), zwanej ustawą systemową. Realizacja wskazanych przepisów niejednokrotnie wymaga wydawania decyzji przez organ rentowy, czemu wyraz dał ustawodawca, wskazując w art. 83 ust. 1 ustawy systemowej, że ZUS wydaje decyzje w zakresie indywidualnych spraw dotyczących w szczególności:

• zgłaszania do ubezpieczeń społecznych,
• ustalania płatnika składek,
• przebiegu ubezpieczeń,
• ustalania wymiaru składek i ich poboru, a także umarzania należności z tytułu składek,
• ustalania wymiaru składek na FEP i ich poboru, a także umarzania należności z tytułu tych składek,
• ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych,
• wymiaru świadczeń z ubezpieczeń społecznych.

Doręczenia przez ZUS i...

Platforma Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) będąca elektroniczną skrzynką podawczą ZUS stała się narzędziem powszechnie wykorzystywanym w kontaktach z organem rentowym. Z dniem 16 grudnia 2022 r. stanowi ona dodatkowo oficjalne narzędzie służące doręczaniu korespondencji:

• przez organ rentowy, jak i
• do organu rentowego.

Stało się tak za sprawą ustawy z dnia 27 października 2022 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2476), która w sposób radykalny zmieniła dotychczasowe brzmienie art. 71ab oraz art. 71ac ustawy systemowej (patrz ramka).

W uzasadnieniu do projektu ustawy zmieniającej projektodawcy podkreślali, że proponowane zmiany we wskazanym zakresie mają charakter porządkowy. Są one jednak bardzo ważne w aspekcie uznawania za doręczone przekazanej korespondencji przez ZUS ubezpieczonemu oraz przez ubezpieczonego organowi rentowemu. W przypadku bowiem decyzji ZUS od daty doręczenia takiej korespondencji ubezpieczonemu bieg rozpoczyna termin na wniesienie konkretnego środka zaskarżenia. Po upływie terminu przewidzianego na wniesienie środka odwoławczego decyzja staje się prawomocna.

Warto przypomnieć, że od decyzji ZUS (z wyjątkiem decyzji tego organu, o których mowa w art. 83 ust. 4 ustawy systemowej) przysługuje odwołanie do właściwego sądu w terminie i według zasad określonych w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego. W myśl art. 477⁹ § 1 K.p.c. (Dz. U. z 2021 r. poz. 1805 ze zm.), odwołania od decyzji organów rentowych wnosi się na piśmie do organu, który wydał decyzję lub do protokołu sporządzonego przez ten organ w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji.

Ubezpieczony może również wnieść odwołanie, z wyłączeniem odwołania, o którym mowa w art. 477⁹ § 4 K.p.c., do protokołu w sądzie właściwym do rozpoznania sprawy albo w sądzie właściwym dla miejsca zamieszkania ubezpieczonego. Na zasadach bowiem przewidzianych w art. 477⁹ § 4 K.p.c., jeżeli organ rentowy nie wydał decyzji w terminie dwóch miesięcy od dnia zgłoszenia roszczenia w sposób przepisany, odwołanie można wnieść w każdym czasie po upływie tego terminu.

Nie ulega wątpliwości, że organ rentowy nadal może przesyłać pisma i decyzje listem zwykłym. W razie jednak sporu ciężar dowodu doręczenia pisma lub decyzji spoczywa na ZUS. Stanowi o tym art. 71a ustawy systemowej.

... do ZUS

Do dnia 15 grudnia 2022 r. przepis art. 71ac ustawy systemowej regulował jedynie, że doręczenie do ZUS wymaga wykorzystania usługi on-line udostępnionej w systemie teleinformatycznym ZUS oraz posiadania profilu informacyjnego w tym systemie.

Z dniem 16 grudnia 2022 r. już tak nie jest. Za sprawą ustawy zmieniającej ustawodawca w art. 71ac ustawy systemowej wskazał wprost, że doręczanie pisma do ZUS jest możliwe za pośrednictwem usługi on-line udostępnionej w systemie teleinformatycznym ZUS i wymaga posiadania profilu informacyjnego w tym systemie. Ponadto doregulował, że po wprowadzeniu pisma do systemu teleinformatycznego ZUS na profilu informacyjnym jest udostępniane urzędowe poświadczenie przedłożenia, które jest równoważne dowodowi otrzymania, o którym mowa w art. 41 ustawy o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 569 ze zm.). Pismo to uznaje się za doręczone we wskazanej w urzędowym poświadczeniu przedłożenia chwili jego wprowadzenia do systemu teleinformatycznego Zakładu na profilu informacyjnym.