Dokumentowanie niezdolności do pracy z powodu choroby zaświadczeniem ZUS ZLA

Do wystawiania zaświadczeń lekarskich ZUS upoważnia lekarzy, lekarzy dentystów, felczerów i starszych felczerów, którzy złożyli pisemne oświadczenie zobowiązując się w nim do przestrzegania zasad orzekania o czasowej niezdolności do pracy i wykonywania obowiązków wynikających z przepisów ustawy zasiłkowej. Upoważnienia tego ZUS udziela w formie decyzji, w której nadaje lekarzowi numer identyfikacyjny. Numer ten lekarz wpisuje w wystawianych przez siebie zaświadczeniach lekarskich.

Zaświadczenie lekarskie wystawia się na okres od dnia, w którym zostało przeprowadzone badanie lub od dnia bezpośrednio następującego po dniu badania. Z tym że w niektórych, ściśle określonych przypadkach, zaświadczenie ZUS ZLA może być wystawione od innego dnia niż data badania. Mowa tu o zaświadczeniach wystawianych na okres wsteczny:

• nie dłuższy niż 3 dni poprzedzające dzień, w którym przeprowadzono badanie, jeżeli wyniki tego badania wykazują, że pracownik w tym okresie był niewątpliwie niezdolny do pracy,
   
• dłuższy niż 3 dni poprzedzające datę badania, o ile zostało wystawione przez lekarza psychiatrę stwierdzającego (lub podejrzewającego) zaburzenia psychiczne ograniczające zdolność pracownika do oceny własnego postępowania.

Nieobecny w pracy od 15 marca 2012 r. pracownik w dniu 6 kwietnia 2012 r. dostarczył pracodawcy zaświadczenie lekarskie na okres od 15 marca do 14 kwietnia 2012 r. Zaświadczenie zostało wystawione przez lekarza psychiatrę w dniu 4 kwietnia 2012 r. Zaświadczenie to stanowi dokument do wypłaty wynagrodzenia (zasiłku) chorobowego, pomimo że obejmuje okres dłuższy niż 3 dni poprzedzające datę badania.

Zaświadczenie lekarskie może być także wystawione "do przodu", czyli na okres rozpoczynający się po dniu badania, jeżeli bezpośrednio po dniu badania przypadają dni wolne od pracy lub badanie jest przeprowadzane w okresie wcześniej orzeczonej niezdolności do pracy. Przy czym zaświadczenie to nie może rozpoczynać się później niż czwartego dnia po dniu badania.

Pracownik zgłosił się do lekarza w piątek po godzinach pracy. Lekarz po przeprowadzeniu badania stwierdził, że jest on niezdolny do pracy z powodu choroby. Z uwagi na fakt, że po dniu badania następowały dni wolne od pracy (sobota i niedziela), lekarz wystawił zaświadczenie lekarskie od poniedziałku.

Zaświadczenie to stanowi dokument do wypłaty świadczenia za czas choroby.

Pracownik otrzymał zaświadczenie lekarskie na okres od 22 marca do 2 kwietnia 2012 r. Ponownie zgłosił się do lekarza w dniu 30 marca 2012 r., a więc jeszcze w czasie trwania orzeczonej niezdolności do pracy. Ponieważ nadal był niezdolny do pracy z powodu choroby, lekarz wystawił kolejne zaświadczenie na okres od 3 do 10 kwietnia 2012 r. (tj. od czwartego dnia po dniu badania).

Zaświadczenie to stanowi dokument do wypłaty świadczenia za czas choroby.

W sytuacji gdy niezdolność do pracy przypada na okres pobytu w szpitalu, to zaświadczenie lekarskie za ten okres wystawia się nie później niż w dniu wypisania ze szpitala. Jeżeli jednak pobyt w szpitalu trwa dłużej niż 14 dni, to lekarz jest obowiązany - w celu umożliwienia wypłaty świadczenia chorobowego - do wystawiania zaświadczenia ZUS ZLA co 14 dni.

Właściwym dowodem do wypłaty świadczenia chorobowego za cały okres pobytu w szpitalu będzie też zaświadczenie wystawione, na wniosek pracownika, w terminie późniejszym niż dzień wyjścia ze szpitala.

W okresie od 27 do 30 marca 2012 r. pracownik przebywał w szpitalu. Zaświadczenie lekarskie za okres pobytu w szpitalu otrzymał 2 kwietnia 2012 r. Pomimo tego, że zostało ono wystawione po wyjściu pracownika ze szpitala, stanowi dowód do wypłaty świadczenia chorobowego za cały okres pobytu w szpitalu.

Jeśli zaświadczenie lekarskie jest wystawiane w terminie późniejszym niż data wyjścia ze szpitala i obejmuje - oprócz okresu pobytu w szpitalu - również dni niezdolności do pracy przypadające po wyjściu pracownika ze szpitala, to powinno obejmować nie więcej niż 3 dni poprzedzające datę wystawienia. W razie gdy obejmuje więcej niż 3 dni (przypadające po wyjściu ze szpitala), stanowi podstawę do wypłaty świadczenia chorobowego za cały okres pobytu w szpitalu oraz za okres 3 dni poprzedzających datę wystawienia zaświadczenia - do końca orzeczonej niezdolności do pracy.

Od 15 do 21 marca 2012 r. pracownik przebywał w szpitalu. Zaświadczenie lekarskie otrzymał w dniu 26 marca 2012 r. Okres niezdolności do pracy obejmuje dni pobytu w szpitalu i okres po wyjściu ze szpitala, tj. od 15 marca do 14 kwietnia 2012 r.

Na podstawie tego dokumentu można wypłacić świadczenia chorobowe za okres:

• od 15 do 21 marca 2012 r., czyli za dni pobytu w szpitalu oraz
   
• od 23 marca do 14 kwietnia 2012 r., tj. za 3 dni poprzedzające datę wystawienia zaświadczenia lekarskiego.

Przedłożone przez pracownika zaświadczenie nie spełnia warunków określonych przepisami rozporządzenia, tj. niezdolność przypadająca po wyjściu ze szpitala została orzeczona na okres wcześniejszy niż 3 dni poprzedzające datę wystawienia zaświadczenia. Dlatego zaświadczenie to nie może posłużyć do wypłaty świadczenia chorobowego za 22 marca 2012 r.

Zaświadczenie lekarskie jest wystawiane w trzech egzemplarzach (oryginał i dwie kopie), z których lekarz:

• oryginał przesyła do ZUS (w ciągu 7 dni od dnia jego wystawienia), 
   
• pierwszą kopię wręcza pracownikowi,
   
• drugą kopię przechowuje przez okres 3 lat.

Dla każdego pracodawcy (płatnika składek) powinno być wystawione osobne zaświadczenie lekarskie. Wyjątek stanowi sytuacja, w której pracownik jest zatrudniony w dwóch placówkach posiadających jednego płatnika składek. Otrzymuje wówczas od lekarza tylko jedno zaświadczenie lekarskie na formularzu ZUS ZLA, które dostarcza płatnikowi składek. Dotyczy to w szczególności nauczycieli zatrudnionych w dwóch (lub więcej) szkołach, dla których płatnikiem składek jest gmina.

Co istotne, zaświadczenie lekarskie dla drugiego płatnika składek nie musi być wystawione tego samego dnia, w którym orzeczona została niezdolność do pracy. Może ono być wystawione, na wniosek pracownika, w terminie późniejszym. W takim przypadku nie obowiązuje zasada wystawiania zwolnienia za okres nie dłuższy niż 3 dni wstecz - dokument taki potwierdza bowiem jedynie wcześniej orzeczoną niezdolność do pracy.

Zwracamy uwagę! Jeśli zaświadczenie lekarskie zostanie zagubione, to lekarz nie wystawia nowego dokumentu ani jego duplikatu, a jedynie na wniosek pracownika, sporządza wypis z jego kopii (przenosi na kartkę papieru wszystkie dane umieszczone na zaświadczeniu), potwierdzając je podpisem oraz pieczątką imienną. Zamiast wypisu z kopii zaświadczenia lekarz może sporządzić jego kserokopię (pole z symbolem choroby musi przy tym zostać zasłonięte). Taki dokument stanowi podstawę do wypłaty świadczeń chorobowych.

Jak już wyjaśniliśmy na wstępie, od 21 kwietnia 2012 r. będą obowiązywały nowe wzory zaświadczeń lekarskich ZUS ZLA. Różnią się one od dotychczasowych mniejszą liczbą danych w nim zamieszczanych. Nowy formularz nie zawiera m.in. numeru NIP ubezpieczonego, nazwy i siedziby płatnika składek oraz liczby dni orzeczonej niezdolności do pracy (za wyjątkiem liczby dni pobytu w szpitalu). Przypominamy, że od 1 września 2011 r. numer NIP nie jest wpisywany także w dotychczasowych wzorach zaświadczeń lekarskich (pole pozostawia się puste).

Nowy formularz zaświadczenia lekarskiego zawiera:

• dane identyfikacyjne pracownika, tj. imię, nazwisko, PESEL i datę urodzenia oraz jego dane adresowe (pola 1-11),
   
• oznaczenie okresu orzeczonej niezdolności do pracy (pola 12 i 13),
   
• dni pobytu w szpitalu (pole 14),
   
• wskazania lekarskie (pole 15),
   
• kod literowy (pole 16),
   
• numer statystyczny choroby (pole 17), który nie jest widoczny na pierwszej kopii zaświadczenia (przekazywanej pracownikowi),
   
• kod pokrewieństwa i datę urodzenia członka rodziny (pola 18 i 19), jeśli zaświadczenie jest wystawiane z tytułu opieki nad chorym dzieckiem lub innym członkiem rodziny.
   
• NIP płatnika składek (pole 20),
   
• numer identyfikacyjny lekarza wystawiającego zaświadczenie (pole 21),
   
• datę wystawienia (pole 22).

Kody literowe, oznaczające odpowiednio:

• A - niezdolność do pracy powstałą po przerwie nieprzekraczającej 60 dni, spowodowaną tą samą chorobą, która była przyczyną niezdolności do pracy przed przerwą,
   
• B - niezdolność do pracy przypadającą w okresie ciąży,
   
• C - niezdolność do pracy spowodowaną nadużyciem alkoholu,
   
• D - niezdolność do pracy spowodowaną gruźlicą,
   
• E - niezdolność do pracy spowodowaną chorobą zakaźną, której okres wylęgania jest dłuższy niż 14 dni lub inną chorobą, której objawy chorobowe ujawniają się po okresie dłuższym niż 14 dni od początku choroby.

Zamieszczenie kodów literowych ma znaczenie dla wypłaty świadczeń chorobowych i tak:

• kod literowy "A" jest informacją dla płatnika, że okres niezdolności do pracy orzeczonej danym zaświadczeniem lekarskim należy zaliczyć do jednego okresu zasiłkowego,
   
• kod literowy "B" oznacza, że za czas tak oznaczonej niezdolności do pracy wypłaca się świadczenia chorobowe przez okres do 270 dni w wysokości 100% podstawy wymiaru,
   
• kod literowy "C" informuje, że niezdolność do pracy została spowodowana nadużyciem alkoholu, a co za tym idzie, pracownik nie ma prawa do świadczenia chorobowego za pierwsze 5 dni tej niezdolności; okres tych 5 dni zalicza się zarówno do limitu dni, za które pracownik w roku kalendarzowym zachowuje prawo do wynagrodzenia, jak też do okresu zasiłkowego,
   
• kod literowy "D" oznacza, że niezdolność do pracy została spowodowana gruźlicą, przy której okres zasiłkowy wynosi 270 dni,
   
• kod literowy "E" jest wykorzystywany przede wszystkim przez ZUS przy ustalaniu prawa do zasiłku chorobowego po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego (w takim przypadku prawo do zasiłku przysługuje, gdy niezdolność do pracy powstała w ciągu 30 dni od rozwiązania umowy o pracę).

Zaistnienie przedstawionych wyżej okoliczności zobowiązuje lekarza wystawiającego zaświadczenie lekarskie do wypełnienia pola 16 poprzez wpisanie właściwego kodu. Brak okoliczności uzasadniających wpisanie kodu powoduje, że pole to pozostaje puste. Ewentualne wątpliwości płatnika zasiłku dotyczące np. ustalenia okresu zasiłkowego rozstrzyga ZUS (ust. 233 komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej).

Błędy pojawiające się na zaświadczeniu lekarskim mogą zostać skorygowane wyłącznie przez lekarza wystawiającego zaświadczenie. Każda dokonana na nim poprawka powinna być opatrzona pieczątką i parafką lekarza.

Ewentualne poprawki powinny być naniesione na wszystkich 3 egzemplarzach zaświadczenia lekarskiego. Jeżeli więc z wnioskiem o dokonanie korekty zaświadczenia pracownik zwróci się do lekarza już po przesłaniu przez niego oryginału zaświadczenia do ZUS, lekarz powinien dokonać korekty na kopii, z którą zgłosił się pacjent i na drugiej kopii, która została w dokumentacji lekarza. Jednocześnie lekarz powinien krótkim pisemnym oświadczeniem (podając swoje imię, nazwisko, identyfikator oraz serię i numer zaświadczenia lekarskiego) poinformować ZUS o treści dokonanej korekty na obydwu kopiach. Jeżeli pomyłka lekarza polega na wydaniu niewłaściwego egzemplarza zaświadczenia, np. lekarz wręczy pracownikowi oryginał zamiast pierwszej kopii, to podstawę do wypłaty świadczenia chorobowego stanowi ten dokument.

W sytuacji gdy lekarz orzecznik ZUS po analizie dokumentacji medycznej i po przeprowadzeniu badania pracownika określi wcześniejszą datę ustania niezdolności do pracy niż orzeczona w zaświadczeniu lekarskim ZUS ZLA, to zaświadczenie lekarskie ZUS ZLA traci ważność od następnego dnia po dniu badania. Wówczas lekarz orzecznik ZUS wystawia zaświadczenie na druku ZUS ZLA/K, które traktuje się na równi z zaświadczeniem stwierdzającym brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, wydanym w myśl art. 229 § 4 K.p. Zaświadczenie to pracownik przedkłada pracodawcy następnego dnia po dniu jego wystawienia.

Chodzi tutaj o badania, o których mowa w przepisach rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. nr 69, poz. 332 z późn. zm.).

Pracownik, który otrzymał zaświadczenie ZUS ZLA/K, od następnego dnia powinien zgłosić się do pracy. Jeśli jednak zamiast tego zgłosi się do lekarza leczącego i otrzyma kolejne zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy ZUS ZLA, to na podstawie tego zaświadczenia nabędzie prawo do zasiłku chorobowego (zakładając, że nie wykorzystał okresu zasiłkowego). Nowe zaświadczenie lekarskie, które nie zostało zakwestionowane przez lekarza orzecznika ZUS, stanowi dokument do wypłaty zasiłku. Gdyby pracodawca miał wątpliwości dotyczące zasadności wystawienia kolejnego zaświadczenia lekarskiego, to może zwrócić się do lekarza orzecznika ZUS o przeprowadzenie kontroli prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby. Wówczas pracownik zostanie ponownie wezwany na badanie przez lekarza orzecznika ZUS.

Od 21 kwietnia 2012 r. w formularzu ZUS ZLA/K według nowego wzoru, nie ma miejsca na wpisanie kodu literowego (A, B, C lub D). Nowy druk zawiera dane identyfikacyjne i adresowe ubezpieczonego (pola 01-10), dane płatnika składek (NIP, PESEL lub seria i numer paszportu, jeśli nie ma obowiązku posługiwania się NIP lub nie został nadany PESEL - pole 11). Ponadto lekarz wpisuje datę ustania niezdolności do pracy (pole 12) i datę wystawienia dokumentu (pole 13). Zaświadczenie ZUS ZLA/K jest ostemplowane pieczątką Oddziału ZUS oraz imienną pieczątką lekarza orzecznika ZUS. Pracownik powinien dostarczyć to zaświadczenie pracodawcy.