Jeżeli na polecenie pracodawcy pracownik odbywa zagraniczną podróż służbową, to pracodawca jest zobowiązany do przekazania mu zaliczki na pokrycie niezbędnych kosztów związanych z tą podróżą. Coraz częściej pracodawca zamiast zaliczki udostępnia pracownikowi na czas wyjazdu służbowego kartę płatniczą do rachunku firmowego. W księgach należy właściwie ująć uregulowane kartą wydatki i prawidłowo ustalić różnice kursowe.
Pracownicy odbywają podróże służbowe na zasadach określonych w Kodeksie pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277), a także w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190). Na podstawie zawartych w nich przepisach dokonuje się także rozliczeń dotyczących wyjazdów służbowych. Pracownikowi odbywającemu, na polecenie pracodawcy, podróż służbową, na podstawie art. 775 Kodeksu pracy, przysługują należności na pokrycie związanych z nią kosztów. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi sfery budżetowej określa rozporządzenie w sprawie podróży służbowej. Zasady wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u pracodawcy spoza sfery budżetowej powinny zostać zawarte w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę - jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. W przypadku braku uregulowań w tym zakresie w wymienionych dokumentach, w jednostce obowiązują zasady określone w przywołanym rozporządzeniu.
Pracodawca pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową powinien wypłacić zaliczkę na przewidywane koszty związane z tym wyjazdem (§ 20 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej). Zaliczkę należy wypłacić w walucie obcej, jednak za zgodą pracownika można wypłacić ją w złotówkach. Może ona zostać wypłacona z kasy walutowej lub przekazana z rachunku walutowego, albo walutę jednostka może zakupić w kantorze i przekazać pracownikowi. Można także udostępnić pracownikowi firmową kartę płatniczą do rachunku firmowego walutowego lub złotówkowego. Wtedy spełniony jest cel, jaki ma zaliczka, czyli dostęp do środków pieniężnych na sfinansowanie niezbędnych wydatków podczas podróży zagranicznej. Przekazanie pracownikowi karty płatniczej nie wiąże się z zapisami w księgach ani z wyceną dostępnych dla pracownika środków pieniężnych na rachunku walutowym.
Jak stanowi § 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz m.in. zwrot kosztów przejazdów. Koszty podróży służbowych ujmowane są w księgach zgodnie z zasadą memoriału, o której mowa w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), czyli w okresie, którego dotyczą. Gdy wyjazd służbowy miał miejsce np. w kwietniu 2025 r., a jego koszty zostały rozliczone po powrocie pracownika z podróży w maju 2025 r., trzeba je ująć w księgach w kwietniu 2025 r.
W księgach rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownika dokonuje się najczęściej na podstawie dowodu księgowego "Polecenie wyjazdu służbowego" lub "Rozliczenie kosztów podróży". Może on stanowić podstawę ujęcia kosztów w księgach, gdy zawiera dane wskazane w art. 21 ustawy o rachunkowości. Pracownik załącza do niego dowody księgowe dokumentujące poniesienie wydatków bezpośrednio związanych z wyjazdem służbowym, tj. faktury, rachunki lub paragony. Co istotne nie załącza się do niego faktur wystawionych na pracodawcę, gdy pracownika upoważniono do nabywania usług w jego imieniu, a nie stanowią one kosztów tego wyjazdu. Taki sposób postępowania potwierdziło Ministerstwo Finansów w odpowiedzi z dnia 16 sierpnia 2017 r. na pytanie naszego Wydawnictwa. Gdy pracownik nie może przekazać pracodawcy odpowiedniego dowodu na okoliczność dokonania danego wydatku, powinien złożyć pracodawcy pisemne oświadczenie o danym wydatku wraz z wyjaśnieniem o braku możliwości jego udokumentowania.
W księgach koszty podróży służbowych zasadniczo zalicza się do kosztów działalności operacyjnej jednostki. Wyjątkiem jest podróż związana bezpośrednio z nabyciem lub wytworzeniem środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej. Koszty takiego wyjazdu zwiększają wartość początkową tego składnika majątku trwałego.
Rozliczając w księgach koszty zagranicznych podróży służbowych, można zastosować średni kurs NBP ogłoszony dla danej waluty z dnia poprzedzającego dzień ich rozliczenia. Aby uniknąć rozbieżności między rozliczeniem dla celów rachunkowych i dla podatku dochodowego, można zdecydować o ujmowaniu w księgach kosztów podróży służbowych tak samo, jak na potrzeby podatku dochodowego. Decydując się na takie rozwiązanie, koszty podróży udokumentowane fakturami w walucie obcej wystawionymi na pracodawcę przelicza się po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktur. Wtedy pozostałe wydatki dotyczące wyjazdu służbowego są przeliczane po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia kosztów tej podróży.
W przypadku gdy pracownikowi na przewidywane koszty podróży służbowej wypłacana jest zaliczka w walucie obcej, to najczęściej kurs waluty obcej z dnia wypłaty zaliczki różni się od kursu przyjętego do rozliczenia kosztów podróży. Dlatego na rozrachunkach z pracownikiem powstają różnice kursowe. Jeśli kurs, po którym wyceniono zaliczkę jest niższy od kursu, po którym dokonano rozliczenia kosztów podróży służbowej, powstaną dodatnie różnice kursowe. W odwrotnej sytuacji, tj. gdy kurs, jaki zastosowano do przeliczenia zaliczki, jest wyższy od kursu, po którym wyceniono koszty podróży, powstaną ujemne różnice kursowe.
Natomiast gdy zamiast przekazania pracownikowi zaliczki na podróż udostępniono mu kartę płatniczą do rachunku walutowego, to z reguły nie powstają różnice kursowe na rozrachunkach z pracownikami.
Przy rozliczaniu transakcji opłaconych przez pracownika z wykorzystaniem udostępnionej mu karty płatniczej do rachunku walutowego trzeba ustalić różnice kursowe od własnych środków pieniężnych. Dokonując wyceny kolejności rozchodu waluty, można stosować jedną z metod określonych w art. 34 ust. 4 pkt 1-3 ustawy o rachunkowości, tj. metodę:
1) średniej ważonej kursów,
2) FIFO - rozchód waluty wyceniany jest kolejno po kursie walut, które wpłynęły najwcześniej,
3) LIFO - rozchód waluty wycenia się począwszy od kursu walut nabytych najpóźniej.
Jeśli jednostka dla celów podatku dochodowego stosuje bilansową metodę rozliczania różnic kursowych, może zastosować do przeliczenia rozchodu waluty obcej kurs historyczny, czyli ten, po którym wcześniej wyceniono wpływ waluty. Wyboru stosowanej metody ustalania różnic kursowych dokonuje kierownik jednostki, który odpowiedni zapis w tym zakresie zamieszcza w polityce rachunkowości.
Różnice kursowe, zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy o rachunkowości, odnosi się odpowiednio do przychodów finansowych (dodatnie różnice kursowe) lub kosztów finansowych (ujemne różnice kursowe).
Pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową pracodawca może zapewnić całodzienne wyżywienie, za które płatność ureguluje pracownik udostępnioną mu na czas podróży kartą płatniczą do rachunku walutowego. Wydatki na wyżywienie mogą zostać udokumentowane fakturami wystawionymi na pracodawcę. Należy mieć na uwadze, że w przypadku zapewnienia pracownikowi w czasie zagranicznej podróży służbowej nieodpłatnie całodziennego wyżywienia, należy mu się 25% diety na inne wydatki w kwocie ustalonej odpowiednio do długości podróży.
Kwotę diety "żywieniowej" zmniejsza się o koszt zapewnionego częściowo bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie - 15% diety, obiad - 30% diety, kolacja - 30% diety (por. § 14 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej).
W przypadku gdy wydatki na wyżywienie w zagranicznej podróży służbowej pracownika dokumentują faktury wystawione na pracodawcę, to wydatki księguje się na podstawie faktur. Wtedy w rozliczeniu z pracownikiem nie ujmuje się kosztów wyżywienia w podróży służbowej, które zostały opłacone firmową kartą płatniczą.
Fakturę wystawioną na pracodawcę za wyżywienie pracownika podczas zagranicznej podróży służbowej można zaksięgować:
- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami"
oraz równolegle
- Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty podróży służbowych),
- Ma konto 30,
oraz równolegle
- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".
Następnie księguje się rozliczenie zobowiązania uregulowanego kartą:
- Wn konto 21,
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Imienne konto pracownika).
W oparciu o wyciąg bankowy do rachunku walutowego ujmuje się rozliczenie płatności dokonanej przez pracownika firmową kartą płatniczą:
- Wn konto 23-4,
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 13-1 "Rachunek walutowy".
Wtedy na podstawie dowodu, w oparciu o który następuje rozliczenie podróży służbowej, 25% przysługującej pracownikowi diety ujmuje się zapisem:
- Wn konto 40-6,
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"
oraz równolegle
- Wn konto w zespole 5,
- Ma konto 49.
|
Przykład Założenia
Dekretacja
Księgowania 
|
||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||
|
||||||||||||
