Dokumentowanie i ewidencja obrotu magazynowego

Jednostka samodzielnie ustala, na podstawie jakich dowodów księgowych i w jaki sposób będzie ujmowała w księgach obrót magazynowy. Z reguły informacje odnośnie stosowanych dowodów są zawarte w instrukcji obiegu dokumentów będącej elementem polityki rachunkowości.

Dowody księgowe

Zapisy w księgach są wprowadzane przede wszystkim na podstawie dowodów księgowych stwierdzających dokonanie operacji gospodarczej (dowody źródłowe). Jak stanowi art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), dowodami źródłowymi są dowody: zewnętrzne obce (od kontrahentów), zewnętrzne własne (przekazywane w oryginale kontrahentom) oraz wewnętrzne (dokumentujące operacje wewnątrz jednostki).

Dowody księgowe powinny zawierać co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości i być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem dokumentowanej operacji gospodarczej, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. W dowodach księgowych zakazane jest wymazywanie i ich przeróbki. Pomyłki w dowodach wewnętrznych można korygować w sposób określony w art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych własnych można korygować jedynie przez przekazanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.

O rodzajach stosowanych w obrocie magazynowym dowodów księgowych decyduje kierownik jednostki. Odpowiada on za ustalenie ich wzorów i określenie listy osób upoważnionych do przyjmowania, sporządzania i kontroli tych dowodów. Podejmując decyzję w tej kwestii, uwzględnia specyfikę, potrzeby informacyjne oraz możliwość kontroli operacji dokumentowanych z ich użyciem. Odpowiednią informację o stosowanych dowodach zamieszcza w polityce rachunkowości lub w instrukcji obiegu dokumentów, która jest jej elementem.

Podstawą zapisów w księgach mogą być dowody magazynowe zawierające m.in. następujące informacje:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie dostawcy oraz podanie stron dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji,

5) podpis wystawcy dokumentu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów.

Dowodami wewnętrznymi, które jednostki najczęściej stosują w obrocie magazynowym, są: "PZ - Przyjęcie z zewnątrz", "RW - Rozchód wewnętrzny", "ZW - Zwrot wewnętrzny", "PW - Przyjęcie wyrobów" oraz "MM - Przesunięcie międzymagazynowe". Dowodem własnym zewnętrznym jest natomiast "WZ - Wydanie na zewnątrz".

Przyjęcie do magazynu

Podstawą ujęcia w księgach rachunkowych przyjęcia materiałów i towarów do magazynu może być dowód "PZ - Przyjęcie z zewnątrz". Ten dowód pozwala bieżąco kontrolować stan niezafakturowanych jeszcze dostaw materiałów i towarów w drodze. Jest to ważne, gdy przyjęcie materiału lub towaru do magazynu następuje przed otrzymaniem i wprowadzeniem do ksiąg faktury zakupu albo później, już po jej zaewidencjonowaniu w księgach. Na podstawie dowodu PZ można porównać ilość materiałów i towarów przyjętych do magazynu z ich ilością określoną na fakturze. Dowodem PZ można także dokumentować przyjęcie opakowań zwrotnych, tych zwróconych do magazynu od nabywcy oraz przyjętych do magazynu nowo zakupionych opakowań.

Wystawcami dowodu PZ są osoby prowadzące magazyn, sporządzają go w dniu przyjęcia materiałów albo towarów, co do zasady, w 3 egzemplarzach. Jeden z nich pozostaje u wystawcy na potrzeby ewidencji magazynowej, drugi jest przekazywany do działu zaopatrzenia, a trzeci do działu księgowości. Dowód PZ powinien zawierać co najmniej:

• określenie dostawcy,
• numer i datę dowodu zakupu,
• datę przyjęcia do magazynu,
• nazwę materiału lub towaru,
• ilość przyjętą do magazynu, cenę jednostkową i wartość,
• podpis dostawcy i przyjmującego oraz datę.

Przyjęcie materiałów lub towarów do magazynu, na podstawie dowodu PZ, można zaksięgować:

- Wn konto 31 "Materiały" lub 33 "Towary",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Przekazanie wewnątrz

Wydanie z magazynu składników aktywów obrotowych, np. materiałów, towarów, wyrobów gotowych, na wewnętrzne potrzeby jednostki, np. do produkcji, na rzecz budowy środka trwałego, można dokumentować dowodem "RW - Rozchód wewnętrzny" (przykład). W praktyce taki dowód jest sporządzany także w przypadku stwierdzenia niedoborów inwentaryzacyjnych materiałów lub towarów. Dane, które powinny znaleźć się na dowodzie RW, to przede wszystkim:

• nazwa komórki organizacyjnej wystawiającej dowód,
• numer dowodu wraz z datą wystawienia,
• numer zlecenia,
• nazwa wydanego składnika aktywów i jednostka miary,
• ilość żądanego oraz wydanego składnika aktywów,
• cena jednostkowa i wartość ogółem,
• podpisy osoby wystawiającej dowód i wydającej dany składnik z magazynu,
• data wydania,
• podpis osoby upoważnionej do odbioru składnika aktywów.

Dowód RW wystawia z reguły kierownik, np. działu produkcyjnego, administracyjnego czy gospodarczego, albo osoba przez niego upoważniona. Sporządza się go zazwyczaj w 3 egzemplarzach: dla działu wystawiającego, dla magazynu i działu księgowości.

Rozchód aktywów obrotowych z magazynu, w oparciu o dowód RW, można ująć np. następująco:

a) wydanie materiałów do produkcji

- Wn konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii" lub konto zespołu 5,
- Ma konto 31 "Materiały",

b) wydanie materiałów, towarów na rzecz budowy środków trwałych

- Wn konto 08 "Środki trwałe w budowie",
- Ma konto 31 "Materiały lub 33 "Towary",

c) wydanie wyrobów gotowych na rzecz budowy środków trwałych, gdy sporządzany jest porównawczy rachunek zysków i strat

- Wn konto 08 "Środki trwałe w budowie",
- Ma konto 79-0 "Obroty wewnętrzne"

oraz równolegle

- Wn konto 79-1 "Koszty obrotów wewnętrznych",
- Ma konto 60 "Produkty gotowe i półprodukty".

Zwrot do magazynu

Jeśli pobrane wcześniej z magazynu składniki majątku są zwracane do magazynu, np. z powodu pobrania ich w zbyt dużej ilości, ich wadliwości albo odzyskania materiałów, to takie zdarzenie można udokumentować dowodem "ZW - Zwrot wewnętrzny". Trzeba na nim zamieścić następujące informacje:

• numer dokumentu,
• nazwę wydziału zwracającego oraz do którego zwracany jest składnik majątku,
• datę zwrotu i przyjęcia do magazynu,
• rodzaj składnika i jego ilość,
• cenę jednostkową oraz wartość,
• podpis osoby sporządzającej dokument,
• podpis zwracającego i odbierającego.

Dowód ZW jest sporządzany (w 3 egzemplarzach - dla wystawiającego, dla magazynu oraz dla działu księgowości) przez kierownika lub pracownika wydziału zwracającego, np. wydziału produkcji lub gospodarczego.

Zwrot materiałów do magazynu, gdy jednostka stosuje pełny układ kosztów, może być księgowany:

- Wn konto 31,
- Ma konto 40-1,

oraz równolegle

- Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów",
- Ma konto 50 "Koszty działalności podstawowej - produkcyjnej".

Przyjęcie z produkcji

Przy przekazaniu wyrobów gotowych i półproduktów z produkcji do magazynu sporządzany jest zazwyczaj dowód "PW - Przyjęcie wyrobów". Na dowodzie tym należy zamieścić:

• nazwę komórki organizacyjnej wystawiającej dowód,
• numer dowodu oraz datę wystawienia,
• numer zlecenia,
• nazwę wyrobu,
• ilość wyrobów,
• cenę jednostkową i wartość ogółem,
• podpis osoby wystawiającej dowód i przekazującej wyroby z produkcji do magazynu oraz datę wydania.

Dowód ten wystawia dział produkcji przekazujący wyroby gotowe do magazynu. Jest on sporządzany w 3 egzemplarzach (dla wystawiającego, dla magazynu oraz działu księgowości).

Przyjęcie wyrobów z produkcji do magazynu, na podstawie dowodu PW, można ujmować zapisem:

- Wn konto 60 "Produkty gotowe i półprodukty",
- Ma konto 58 "Rozliczenie kosztów działalności".

Przekazanie między magazynami

Gdy jednostka posiada kilka magazynów lub sklepów, może składniki majątku przekazywać pomiędzy nimi. Na udokumentowanie rozchodu składnika majątku obrotowego z jednego magazynu lub sklepu i przyjęcie go w drugim można sporządzać dowód wewnętrzny "MM - Przesunięcie międzymagazynowe". W takim dowodzie powinny znaleźć się poniższe dane:

• nazwa sklepu/magazynu wydającego towar/materiał,
• nazwa sklepu/magazynu przyjmującego towar/materiał,
• nazwa towaru/materiału i jednostka miary,
• ilość towaru/materiału,
• cena jednostkowa towaru/materiału oraz wartość ogółem,
• podpis wystawcy dowodu,
• podpis osoby wydającej i przyjmującej.

Dowód MM jest podstawą zapisów na kontach analitycznych utworzonych do danego konta aktywów obrotowych. Przygotowuje się go zazwyczaj w 3 egzemplarzach, tj. po jednym dla magazynu/sklepu wydającego, magazynu/sklepu przyjmującego oraz dla działu księgowości.

W księgach przesunięcie zapasów między magazynami można ująć zapisem:

- Wn konto 31 "Materiały" (w analityce: Magazyn nr 1), konto 33 "Towary" (w analityce: Sklep/Magazyn nr 1), konto 60 "Produkty gotowe i półprodukty" (w analityce: Magazyn nr 1),
- Ma konto 31 "Materiały" (w analityce: Magazyn nr 2), konto 33 "Towary" (w analityce: Sklep/Magazyn nr 2), konto 60 "Produkty gotowe i półprodukty" (w analityce: Magazyn nr 2).

Wydanie z magazynu

Przy rozchodzie wyrobów gotowych albo towarów lub materiałów na zewnątrz jednostki można sporządzać dowód "WZ - Wydanie na zewnątrz". Dowód ten najczęściej dokumentuje: sprzedaż towarów i wyrobów gotowych, wydanie materiałów do przerobu obcego, odsprzedaż nadmiernych lub nieprzydatnych materiałów, zwrot do dostawcy reklamowanych materiałów i towarów.

Na dowodzie WZ powinny znaleźć się następujące informacje:

• nazwa jednostki i oznaczenie magazynu wystawiającego dowód,
• numer dowodu i data wystawienia,
• określenie odbiorcy,
• nazwa składnika majątku,
• ilość wydanego materiału, towaru lub wyrobu gotowego,
• jednostka miary,
• cena jednostkowa, wartość ogółem,
• podpis wystawcy dokumentu i wydającego składnik z magazynu,
• podpis osoby upoważnionej do odbioru składnika majątku.

Z reguły dowód WZ jest wystawiany w 3 egzemplarzach - jeden jest przekazywany kontrahentowi, drugi zatrzymuje dział wystawiający WZ, a trzeci jest przekazywany do działu księgowości.

Rozchód wyrobów lub towarów z magazynu na skutek sprzedaży można, w oparciu o dowód WZ, zaksięgować:

a) rozchód wyrobów gotowych

- Wn konto 70-1 "Koszt sprzedanych produktów",
- Ma konto 60 "Produkty gotowe i półprodukty",

b) rozchód towarów

- Wn konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)",
- Ma konto 33 "Towary".

Przykład Założenia Jednostka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie produkcji ogrodzeń metalowych. Materiały są ujmowane w magazynie w rzeczywistej cenie zakupu, a koszty ewidencjonowane tylko w zespole 4. W dniu 24 lipca 2024 r. wydano do produkcji 50 litrów farby antykorozyjnej w jednostkowej cenie zakupu 40 zł za litr. Na okoliczność wydania materiałów do produkcji wystawiono następujący dowód RW: Dekretacja 1. RW - wydanie materiałów do produkcji:  2.000 zł   - Wn konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii",     - Ma konto 31 "Materiały".