Prace związane z przygotowaniem rocznego sprawozdania finansowego w jednostkach prowadzących księgi rachunkowe, których rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, rozpoczynają się w ostatnim kwartale 2022 r. Przydatnym narzędziem do zorganizowania prac dotyczących sporządzenia i udostępnienia sprawozdania finansowego za 2022 r. odpowiednim instytucjom może być poniższy harmonogram.
Roczne sprawozdanie finansowe należy sporządzić rzetelnie oraz zatwierdzić i udostępnić odpowiednim instytucjom we właściwych terminach. Aby było to możliwe, dział księgowości oraz kierownik jednostki i wyznaczone przez niego osoby muszą przeprowadzić w odpowiednim czasie wiele czynności. Zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy odpowiedzialność za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawienie go właściwym organom, spoczywa na kierowniku jednostki (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości - Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.).
W przygotowanym harmonogramie prac dotyczących sprawozdania finansowego za 2022 r. zaprezentowano zakres czynności związanych ze sprawozdawczością finansową, podstawę prawną, z jakiej wynika obowiązek ich wykonania, oraz ostateczne terminy ich realizacji - w przypadku jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. W tym miejscu trzeba przypomnieć, że w trzech poprzednich latach z powodu pandemii COVID-19 terminy dotyczące sprawozdawczości finansowej zostały wydłużone. Dodatkowo wpływ na zmianę terminu w przypadku sprawozdania finansowego za 2021 r. miało wprowadzenie na początku 2022 r. przepisów Polskiego Ładu (ich wdrożenie wiązało się bowiem z wieloma trudnościami, których przezwyciężenie spoczywało na księgowych). Aby przekazać naszym Czytelnikom najbardziej aktualne informacje dotyczące ostatecznych terminów związanych ze sprawozdaniem finansowym za 2022 r., zwróciliśmy się z pytaniem do Ministerstwa Finansów, czy jest planowane ich wydłużenie. Niestety, do dnia oddania niniejszego numeru GP do druku nie uzyskaliśmy odpowiedzi. O jej otrzymaniu niezwłocznie poinformujemy na naszych łamach.
W pierwszej części harmonogramu zostały przedstawione terminy, w jakich należy wykonać odpowiednie czynności w celu prawidłowego zamknięcia ksiąg rachunkowych i sporządzenia sprawozdania finansowego za 2022 r.
| Termin wykonania (wg ustawy o rachunkowości) | Czynność i podstawa prawna | Wyjaśnienie | Czy dotyczy jednostki | Checklista | ||||
| IV kwartał 2022 r. | Dokonanie wyboru firmy audytorskiej do badania sprawozdania finansowego za 2022 r. (art. 66 ust. 4 i ust. 5 ustawy) | Wyboru firmy audytorskiej do badania rocznego sprawozdania finansowego dokonuje organ zatwierdzający to sprawozdanie, pod warunkiem że umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy prawa nie stanowią inaczej. Takiej decyzji nie może podjąć kierownik jednostki. Przy czym to on jest zobowiązany do zawarcia umowy z wybraną przez organ zatwierdzający firmą audytorską. Umowa powinna zostać podpisana w terminie umożliwiającym udział audytora w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Uwaga: Pierwszą umowę o badanie sprawozdania finansowego zawiera się z firmą audytorską na okres nie krótszy niż 2 lata z możliwością przedłużenia na kolejne co najmniej 2-letnie okresy. Obowiązku zawierania tych umów na 2 lata nie mają jednostki, które dobrowolnie zdecydowały się na badanie sprawozdania finansowego. Jeśli firma audytorska jest nowym audytorem jednostki przy ustawowym badaniu sprawozdania finansowego za 2022 r., umowa powinna obejmować badanie przynajmniej sprawozdania za 2022 r. i 2023 r., z możliwością przedłużenia takiej umowy również na co najmniej 2-letnie okresy. |
TAK NIE |
|||||
| Od 1 października 2022 r. do 15 stycznia 2023 r. | Inwentaryzacja niektórych składników aktywów przeprowadzana w drodze spisu z natury lub potwierdzenia salda (art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy) | Zinwentaryzować w tym terminie można przede wszystkim objęte bieżącą ewidencją magazynową rzeczowe składniki aktywów obrotowych (np. materiały, towary, produkty) oraz należności, w tym udzielone pożyczki. Przy przeprowadzaniu czynności inwentaryzacyjnych w tym czasie ustalenie stanu na dzień bilansowy powinno nastąpić przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Trzeba zaznaczyć, że stan wynikający z ksiąg nie może być ustalony po dniu bilansowym, tj. po 31 grudnia 2022 r. Uwaga: W takim terminie nie można zinwentaryzować:
|
Obligatoryjnie | |||||
| Na dzień bilansowy, tj. na dzień 31 grudnia 2022 r. | Inwentaryzacja aktywów i pasywów (art. 26 ust. 1 ustawy) | Inwentaryzacji na ten dzień podlegają m.in. aktywa pieniężne (np. środki pieniężne w kasie), papiery wartościowe, produkty w toku produkcji, materiały, towary i produkty gotowe odpisywane bezpośrednio w koszty na dzień ich nabycia lub wytworzenia, a także aktywa i pasywa inwentaryzowane drogą weryfikacji. Uwaga: Termin i częstotliwość inwentaryzacji niektórych składników aktywów uważa się także za dotrzymane, o ile spełnione są warunki określone w art. 26 ust. 3 pkt 2-5 ustawy. Dlatego inwentaryzację można przeprowadzić m.in.:
|
Obligatoryjnie | |||||
| Na dzień inwentaryzacji | Zestawienie sald inwentaryzowanej grupy aktywów (art. 18 ust. 2 ustawy) | Jest ono podstawą do porównania danych rzeczywistych ustalonych w drodze inwentaryzacji - poprzez spis z natury lub potwierdzenia sald albo weryfikację - z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych. | Obligatoryjnie | |||||
| Przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za 2022 r. - nie później niż do 26 marca 2023 r. | Rozliczenie wyników inwentaryzacji za 2022 r. (art. 27 w związku z art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy) | Rozliczając wyniki inwentaryzacji, porównuje się wyniki inwentaryzacji ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych. Gdy wskutek tego porównania zostaną ujawnione różnice inwentaryzacyjne (nadwyżki lub niedobory), trzeba je wyjaśnić, rozliczyć i zaewidencjonować w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji, tj. w księgach 2022 r. Rozliczenia wyników inwentaryzacji należy dokonać przed sporządzeniem zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej za 2022 r. | Obligatoryjnie | |||||
| Nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym, tj. do 26 marca 2023 r. | Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za 2022 r. (art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy) | Weryfikacja wewnętrznej zgodności ewidencji syntetycznej odbywa się na podstawie zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych. Trzeba sprawdzić, czy suma obrotów po stronie Wn wszystkich kont księgi głównej (tj. kont syntetycznych) jest tożsama z sumą obrotów po stronie Ma tych kont, a także czy suma sald po stronie Wn wszystkich kont księgi głównej jest taka sama jak suma sald po stronie Ma tych kont. | Obligatoryjnie | |||||
| Nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, tj. do 31 marca 2023 r. | Zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych (art. 18 ust. 2 ustawy) | Zweryfikować trzeba także salda kont analitycznych. Po sprawdzeniu kont księgi głównej należy sprawdzić zgodność kont syntetycznych z kontami analitycznymi. Konieczne jest ustalenie, czy:
|
Obligatoryjnie | |||||
| Na dzień kończący rok obrotowy, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego ten rok, tj. do 31 marca 2023 r. | Zamknięcie ksiąg rachunkowych za 2022 r. (art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy) | Sprawozdanie finansowe za 2022 r. sporządza się na podstawie zamkniętych (wstępnie) ksiąg rachunkowych za ten rok. Jeśli w 2023 r. zostaną ujawnione zdarzenia po dniu bilansowym, tj. pomiędzy dniem zamknięcia ksiąg rachunkowych za 2022 r. a dniem zatwierdzenia sprawozdania finansowego za ten rok, skutki tych zdarzeń trzeba rozliczyć według reguł wskazanych w art. 54 ust. 1 ustawy. Oznacza to, że zdarzenie, które:
|
Obligatoryjnie | |||||
| Nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 31 marca 2023 r. | Sporządzenie sprawozdania finansowego za 2022 r. (art. 45 ust. 1, ust. 1f-1g, ust. 2 i ust. 3 oraz art. 52 ust. 1 oraz art. 48a ust. 3-4 i art. 48b ust. 4-5 ustawy) | Do elementów składających się na roczne sprawozdanie finansowe należą przede wszystkim: bilans, rachunek zysków i strat, a także informacja dodatkowa obejmująca wprowadzenie do sprawozdania oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Jeśli sprawozdanie finansowe jednostki jest objęte obowiązkiem badania przez firmę audytorską, dodatkowo sporządza się zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych. Zwolnione z obowiązku przygotowania zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym i z rachunku przepływów pieniężnych są podmioty, które przyjęły status jednostki mikro lub małej - nawet jeśli ich sprawozdanie finansowe podlega ustawowemu badaniu - o ile taką decyzję podejmie organ zatwierdzający. Sprawozdanie finansowe za 2022 r. trzeba przygotować, co do zasady, w postaci elektronicznej w formie ustrukturyzowanej, tj. w formacie XML. Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego w formie ustrukturyzowanej nie dotyczy spółek cywilnych. | Obligatoryjnie | |||||
| Po sporządzeniu sprawozdania finansowego za 2022 r., nie później niż do 31 marca 2023 r. | Podpisanie sprawozdania finansowego za 2022 r. (art. 52 ust. 2-2e ustawy) | E-sprawozdanie finansowe podpisem elektronicznym podpisuje kierownik jednostki oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Jeśli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe powinni podpisać wszyscy jego członkowie. Przy czym sprawozdanie finansowe może zostać skutecznie podpisane przez co najmniej jednego członka organu wieloosobowego. Aby członek kierownictwa jednostki mógł podpisać sprawozdanie za inne osoby, musi uzyskać od reprezentowanych przez niego członków organu wieloosobowego oświadczenia potwierdzające, że sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane w ustawie lub odmowy złożenia takich oświadczeń. W przypadku odmowy złożenia oświadczenia wymagane jest pisemne uzasadnienie. Dokumenty te muszą mieć określoną formę i być dołączone do sprawozdania. Uwaga: Roczne sprawozdanie finansowe może zostać podpisane z użyciem: kwalifikowanych podpisów elektronicznych, podpisów zaufanych, podpisów osobistych. |
Obligatoryjnie |
| ||||||||||||
|
||||||||||||
