Zakończenie prac nad rocznym sprawozdaniem finansowym wieńczy jego podpisanie. Podpis pod sprawozdaniem w wersji elektronicznej powinien być złożony elektronicznie przez uprawnione do tego osoby. Potwierdza on, że sprawozdanie finansowe zostało sporządzone z uwzględnieniem wymagań wynikających z ustawy o rachunkowości.
Sprawozdanie finansowe generalnie trzeba sporządzić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Ponieważ można uznać sprawozdanie finansowe za terminowo sporządzone dopiero po złożeniu na nim wszystkich niezbędnych podpisów, należy przyjąć, że ostatni wymagany podpis pod sprawozdaniem powinien zostać zasadniczo złożony w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. W odniesieniu do sprawozdania finansowego na 31 grudnia 2021 r. dawałoby to dzień 31 marca 2022 r. Jednak w dniu 10 marca 2022 r. weszło w życie rozporządzenie nowelizujące (Dz. U. z 2022 r. poz. 561), na podstawie którego wydłużono terminy dotyczące sprawozdawczości za 2021 r. (patrz też str. 1 GP). Uznano za uzasadnione dokonać tego ze względu na skutki trwającej pandemii (absencja pracowników spowodowana chorobami) oraz duże zaangażowanie środowiska księgowych we wdrażanie nowych zasad prawnych wynikających z Polskiego Ładu.
Z przepisów rozporządzenia nowelizującego wynika, że dla m.in. jednostek, o których mowa w art. 2 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rachunkowości (z wyjątkami dotyczącymi jednostek sektora finansów publicznych oraz jednostek nadzorowanych przez Komisję Nadzoru Finansowego), terminy związane ze sprawozdawczością określone w ustawie o rachunkowości wydłużono następująco:
Przy czym przesunięcia te mają zastosowanie do obowiązków dotyczących roku obrotowego kończącego się po dniu 29 września 2021 r., jednak nie później niż w dniu 30 kwietnia 2022 r., których termin wykonania nie upłynął przed dniem 31 marca 2022 r. Odnośnie więc sprawozdania finansowego sporządzanego na dzień 31 grudnia 2021 r. terminy na zakończenie inwentaryzacji oraz sporządzenie zestawienia obrotów i sald nie są przedłużone. Natomiast sprawozdanie takie można sporządzić do 30 czerwca 2022 r. i zatwierdzić do 30 września 2022 r. (inny termin zatwierdzenia jest dla spółdzielni mieszkaniowych i jednostek, które ze względu na liczbę członków organu zatwierdzającego nie mogą się bezpiecznie zgromadzić podczas pandemii, co wynika z § 3b nowelizowanego rozporządzenia).
W kolejnym numerze GP przedstawimy zaktualizowany harmonogram prac bilansowych, uwzględniający zmiany terminów wynikające z omawianego rozporządzenia nowelizującego.
Sprawozdanie finansowe podpisuje, podając zarazem datę podpisu:
Tak stanowi art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Osoby te w uzasadnionych przypadkach mogą odmówić podpisania sprawozdania, o czym dalej. Do podpisania sprawozdania finansowego używa się kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego (art. 45 ust. 1f tej ustawy).
Przez osobę, której powierzono określone obowiązki w zakresie rachunkowości, rozumie się taką osobę, która potwierdziła na piśmie, np. w umowie o pracę lub odrębnie sporządzonym dokumencie, przyjęcie odpowiedzialności za konkretne czynności związane z rachunkowością jednostki (por. art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Sprawozdanie finansowe powinna podpisać osoba, która wykonuje obowiązki w zakresie rachunkowości, na podstawie odrębnego powierzenia, na dzień faktycznego sporządzenia sprawozdania. W przypadku gdy jednostka powierzyła księgi rachunkowe przedsiębiorcy prowadzącemu działalność usługową w tym zakresie i to on sporządzał sprawozdanie finansowe, sprawozdanie to powinna podpisać osoba uprawniona do reprezentowania tego przedsiębiorcy.
Kierownikiem jednostki, w myśl art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, jest m.in.:
Sprawozdanie finansowe podpisuje kierownik jednostki piastujący tę funkcję na dzień faktycznego sporządzenia sprawozdania. Jeżeli więc np. sprawozdanie finansowe spółki z o.o. za 2021 r. zostanie sporządzone po zmianie składu zarządu, podpisy pod tym sprawozdaniem finansowym powinni złożyć nowi członkowie zarządu.
Od 2022 r. ustawa o rachunkowości przewiduje dla kierownictwa jednostki będącego organem wieloosobowym uproszczenie w podpisywaniu sprawozdań finansowych. Zgodnie z nowym art. 52 ust. 2b tej ustawy sprawozdanie finansowe - zamiast wszystkich członków takiego organu - może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu, jeśli pozostałe osoby wchodzące w jego skład złożą oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości (lub odmowy złożenia oświadczeń, o czym dalej). W oświadczeniu takim trzeba wskazać sprawozdanie finansowe, którego dokument ten dotyczy, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (art. 52 ust. 2c ustawy o rachunkowości). Powinno ono być dołączone do sprawozdania i zgodnie z art. 52 ust. 2d i ust. 2e ustawy o rachunkowości mieć postać:
Sprawozdania finansowego nie podpisują członkowie rady nadzorczej ani pełnomocnicy ustanowieni przez jednostkę.
Dokonując z dniem 1 stycznia 2022 r. zmian w ustawie o rachunkowości, wprowadzono w art. 52 ust. 2a zapis mówiący, że podpisanie sprawozdania finansowego stanowi potwierdzenie, że sprawozdanie to spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. Jest to ukonstytuowanie skutków złożenia podpisu pod sprawozdaniem finansowym, które były wcześniej wywodzone z innych przepisów. Podpisanie sprawozdania wiąże się z odpowiedzialnością za jasne, rzetelne, wiarygodne i zgodne z przepisami ustawy o rachunkowości przedstawienie sytuacji finansowej, majątkowej i wyniku finansowego jednostki. Osób podpisujących sprawozdanie finansowe dotyczą sankcje karne z art. 77 ustawy o rachunkowości.
Dodanie tej regulacji, w myśl uzasadnienia do ustawy nowelizującej, jest konsekwencją wprowadzenia możliwości składania przez członków zarządu wieloosobowego - zamiast podpisu pod sprawozdaniem - oświadczeń potwierdzających, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie. Chodziło o nadanie tego samego skutku prawnego zarówno w przypadku złożenia podpisu pod sprawozdaniem finansowym, jak i w przypadku złożenia takiego oświadczenia.
Istnieje możliwość odmowy złożenia podpisu pod sprawozdaniem przez osoby, które mają obowiązek je podpisać. Taka sytuacja może dotyczyć np. głównej księgowej, której powierzono rachunkowość jednostki, gdy przejęła swoje obowiązki w nowym roku i do dnia sporządzenia sprawozdania nie zdążyła zweryfikować danych z ksiąg rachunkowych. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, może się też zdarzyć, że jeden z jego nowych członków nie miał możliwości sprawdzenia wiarygodności prowadzonych ksiąg i nie chce złożyć podpisu pod sprawozdaniem. Bywa także, że powodem odmowy podpisu przez członka wieloosobowego zarządu jest konflikt w zarządzie w zakresie realizowanej przez jednostkę polityki.
Od 2022 r. do ustawy o rachunkowości wprowadzono nowe przepisy dotyczące formy składania odmowy podpisu pod sprawozdaniem. W dokumencie tym należy wskazać sprawozdanie finansowe, którego dokument ten dotyczy, w szczególności - jak stanowi art. 52 ust. 2c ustawy o rachunkowości - przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. W tym zakresie pojawiła się wątpliwość, w jaki sposób rozumieć ten przepis, gdy to osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg jednostki, odmawia podpisania sprawozdania. Jak wyjaśniło Ministerstwo Finansów w odpowiedzi z dnia 28 stycznia 2022 r. na pytanie naszego Wydawnictwa, sformułowanie "w szczególności" w art. 52 ust. 2c ustawy o rachunkowości oznacza, że wskazany w ustawie sposób identyfikacji sprawozdania finansowego nie ma charakteru zamkniętego i można posłużyć się także innymi jego cechami pozwalającymi na powiązanie z odmową podpisu. Odmowa złożenia podpisu pod sprawozdaniem finansowym musi być pisemnie uzasadniona, mieć postać określoną w art. 52 ust. 2d i ust. 2e ustawy o rachunkowości (opisaną wcześniej) i zostać dołączona do sprawozdania finansowego.
W sytuacji gdy kierownik jednostki jest organem wieloosobowym i korzysta z uproszczenia w podpisywaniu sprawozdań, na równi z odmową podpisania sprawozdania traktuje się odmowę złożenia oświadczenia przez członka tego organu, który miałby złożyć takie oświadczenie. Odmowa złożenia oświadczenia także musi być pisemnie uzasadniona, mieć formę wskazaną w art. 52 ust. 2d i ust. 2e ustawy o rachunkowości i być dołączona do sprawozdania finansowego.
|
Kiedy warto skorzystać z nowo wprowadzonych uproszczeń w podpisywaniu sprawozdań finansowych? W przypadku gdy członków organu wieloosobowego jest kilku lub kilkunastu, konieczność podpisania elektronicznie sprawozdania może powodować problemy o charakterze organizacyjnym i technicznym. Ponadto poprawne podpisanie sprawozdania wymaga znajomości narzędzi informatycznych oraz - w przypadku korzystania z różnych rodzajów podpisów elektronicznych - złożenia ich w określonej kolejności. Uproszczenie dopuszczone w art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości może zapobiec tym problemom.
NIE. Sprawozdania z działalności nie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, co wynika wprost z art. 52 ust. 3 pkt 2 ustawy o rachunkowości. W praktyce często zdarza się, że przygotowuje ona to sprawozdanie, gdyż opiera się ono na danych przedstawionych w sprawozdaniu finansowym. Jednak nad pracami nad tym sprawozdaniem powinien czuwać kierownik jednostki, ponieważ ma ono przedstawić jego ocenę i zamierzenia związane z obecną i przyszłą działalnością jednostki. I tylko kierownik jednostki ma obowiązek podpisać to sprawozdanie. Warto przy tym pamiętać, że gdy jest to organ wieloosobowy, może skorzystać z wprowadzonego od 2022 r. uproszczenia w podpisywaniu sprawozdań określonego w art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości. |
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.)
| ||||||||||||
|
||||||||||||
