Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księgi rachunkowe  »   Ewidencja kosztów szczepień przeciw grypie
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Ewidencja kosztów szczepień przeciw grypie

Gazeta Podatkowa nr 82 (1539) z dnia 11.10.2018
Karolina Paszkowska

Część pracodawców w celu zminimalizowania ryzyka nieobecności pracowników spowodowanych zachorowaniem na grypę zapewnia im szczepienia profilaktyczne. W księgach rachunkowych wydatki na takie świadczenie ujmuje się na podstawie dowodów dokumentujących ich poniesienie. Wartość szczepień jest dla pracowników przychodem ze stosunku pracy, który zasadniczo podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Ujęcie kosztów szczepień

W księgach rachunkowych wydatki na szczepienia profilaktyczne pracowników zaliczane są do kosztów działalności operacyjnej. Zasadniczo jako wydatki związane z zatrudnieniem pracowników są one ujmowane na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub na odpowiednim koncie w zespole 5. Ewidencja faktury dokumentującej wykonanie usługi szczepienia może przebiegać zapisami:

a) wartość wykonanej usługi

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) zarachowanie wartości wykonanej usługi do kosztów działalności operacyjnej

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub odpowiednie konto zespołu 5,

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Uregulowanie zobowiązania z tytułu wykonania usługi szczepienia można ująć następująco:

- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

- Ma konto 10 "Kasa" lub konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Przychód ze stosunku pracy

Zasadniczo z ogólnych przepisów prawa pracy nie wynika obowiązek finansowania przez pracodawcę szczepień przeciw grypie. W przypadku gdy pracodawca nie jest zobowiązany do ponoszenia kosztów szczepień, ale dokona tego w celu ograniczenia nieobecności z powodu potencjalnego zachorowania na grypę, to u pracownika z tego tytułu powstaje nieodpłatne świadczenie. Stanowi ono przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu. Za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Do przychodów tych należą m.in. świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o pdof - Dz. U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.). Jednak nie jest przychodem ze stosunku pracy wartość szczepienia przeciwko grypie, do przeprowadzenia którego pracodawca zobowiązany jest na podstawie przepisów prawnych (patrz ramka). Takie stanowisko potwierdzają także organy podatkowe, np. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 lutego 2017 r., nr 1462-IPPB2.4511.768.2016.1.MG.

Wartość przychodu ze stosunku pracy z tytułu szczepień przeciwko grypie sfinansowanych przez pracodawcę ustala się w oparciu o art. 11 ust. 2a pkt 2 ustawy o pdof. Z przepisu tego wynika, że wartość pieniężną nieodpłatnych świadczeń, gdy ich przedmiotem są usługi zakupione, stanowi cena ich zakupu. W sytuacji gdy pracownik częściowo sfinansował szczepienie, to przychodem ze stosunku pracy jest dla niego różnica pomiędzy ceną zakupu a odpłatnością jaką poniósł (art. 11 ust. 2b ustawy o pdof).

Przychód z tytułu sfinansowania pracownikowi szczepienia przeciwko grypie, jeżeli finansowanie to jest świadczeniem dobrowolnym, podlega opodatkowaniu. Wartość tego świadczenia należy doliczyć do pozostałych przychodów pracownika, które osiągnął w danym miesiącu i od ich sumy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych według zasad określonych w art. 32 ustawy o pdof. W księgach wartość tego podatku na podstawie listy płac ujmuje się zapisem:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym - pdof).

Oskładkowanie szczepień

Wartość sfinansowanych pracownikom szczepień przeciw grypie, która stanowi przychód ze stosunku pracy, podlega także uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek ZUS. Wówczas wartość pieniężną szczepień przeciwko grypie ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku, jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione przez pracodawcę - według cen ich zakupu. Stanowi o tym § 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949).

Przy czym wyłączeniu z oskładkowania podlega wartość szczepienia przeciwko grypie, gdy uprawnienie do otrzymania tego świadczenia będzie wynikało z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a pracownik będzie ponosił za nie odpłatność w cenach niższych niż detaliczne (§ 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia).

W księgach rachunkowych potrącenie składek ZUS przez pracodawcę, na podstawie listy płac, można ująć następująco:

a) składki na ubezpieczenia społeczne obciążające pracownika oraz składka na ubezpieczenie zdrowotne

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS),

b) składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub odpowiednie konto zespołu 5

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS).

Warto pamiętać!

Grupy zawodowe, w stosunku do których pracodawca jest zobowiązany do ponoszenia kosztów szczepień przeciwko grypie, zostały wskazane w załączniku do rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wykazu rodzajów czynności zawodowych oraz zalecanych szczepień ochronnych wymaganych u pracowników, funkcjonariuszy, żołnierzy lub podwładnych podejmujących pracę, zatrudnionych lub wyznaczonych do wykonywania tych czynności (Dz. U. z 2012 r. poz. 40). Szczepienia przeciwko grypie zalecane są m.in. w przypadku czynności podejmowanych w trakcie pełnienia służby lub wykonywania pracy w urzędach, jednostkach podległych i nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej, ministra właściwego do spraw wewnętrznych czy ministra właściwego do spraw zagranicznych, jeżeli osoby je wykonujące są narażone na działanie biologicznego czynnika chorobotwórczego mogącego wywołać grypę.


Przykład

  1. We wrześniu 2018 r. jednostka sfinansowała swoim pracownikom szczepienia przeciw grypie. Z otrzymanej faktury wynikało, że łączna wartość szczepień to kwota 1.400 zł, a cena jednego szczepienia wyniosła 40 zł.
     
  2. Jednostka nie ma obowiązku zapewnienia szczepień swoim pracownikom. W związku z tym wartość szczepienia została doliczona pracownikom do wynagrodzenia za wrzesień 2018 r. i od łącznej kwoty przychodu naliczono składki ZUS oraz podatek dochodowy.
     
  3. Koszty w jednostce ujmowane są tylko w układzie rodzajowym.
     
  4. Z rozliczenia składkowo-podatkowego za wrzesień 2018 r. jednego z pracowników (złożył PIT-2 i przysługują mu podstawowe koszty uzyskania przychodów), którego wynagrodzenie zasadnicze wynosi 4.800 zł i dla którego była to pierwsza wypłata w tym miesiącu, wynikały następujące dane:
Lp. Wyszczególnienie Kwota (w zł)
1. Wynagrodzenie zasadnicze za wrzesień 2018 r.: 4.800,00
2. Wartość nieodpłatnego świadczenia - szczepienie przeciw grypie: 40,00
3. Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne: 4.840,00
4. Składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika: (4.840 zł × 13,71%) 663,56
5. Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne: (4.840 zł - 663,56 zł) 4.176,44
6. Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania: (4.176,44 zł × 9%) 375,88
7. Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku dochodowego: (4.176,44 zł × 7,75%) 323,67
8. Koszty uzyskania przychodów 111,25
9. Podstawa naliczenia zaliczki na podatek dochodowy, po zaokrągleniu do pełnych złotych: (4.800 zł + 40 zł - 663,56 zł - 111,25 zł) 4.065,00
10. Zaliczka na podatek dochodowy przed odliczeniem składki na ubezpieczenie zdrowotne: (4.065 zł × 18%) - 46,33 zł 685,37
11. Zaliczka na podatek dochodowy po odliczeniu składki na ubezpieczenie zdrowotne (po zaokrągleniu do pełnych złotych): (685,37 zł - 323,67 zł) 362,00
12. Kwota netto do wypłaty: (4.800 zł - 663,56 zł - 375,88 zł - 362 zł) 3.398,56
13. Składki na ubezpieczenia społeczne obciążające pracodawcę: 4.840 zł × (9,76% + 6,5% + 1,67%*) 867,81
14. Składka na FP: (4.840 zł × 2,45%) 118,58
15. Składka na FGŚP: (4.840 zł × 0,10%) 4,84
16. Łącznie składki obciążające pracodawcę: (867,81 zł + 118,58 zł +4,84 zł) 991,23
* W przykładzie przyjęto, że właściwa dla pracodawcy stopa procentowa składki wypadkowej wynosi 1,67%.

Dekretacja

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. Faktura za usługę szczepienia:      
   a) wartość usługi 1.400,00 zł 30 21
   b) zarachowanie usługi w koszty działalności operacyjnej 1.400,00 zł 40 30
2. WB - zapłata zobowiązania: 1.400,00 zł 21 13-0
3. Lista płac - wynagrodzenie pracownika za wrzesień 2018 r. (z uwzględnieniem wartości szczepienia):          
   a) wynagrodzenie zasadnicze 4.800,00 zł 40 23-0
   b) składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika 663,56 zł 23-0 22
   c) składka na ubezpieczenie zdrowotne 375,88 zł 23-0 22
   d) zaliczka na podatek dochodowy 362,00 zł 23-0 22
4. PK - składki ZUS w części obciążającej pracodawcę: 991,23 zł 40 22
5. WB - przelew wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika: 3.398,56 zł 23-0 13-0

Księgowania

Ewidencja kosztów szczepień przeciw grypie

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.)

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Księgi rachunkowe - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.