Zasady tworzenia i gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) określa ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288), zwanej dalej ustawą o ZFŚS.
Pracodawcy tworzący ZFŚS są zobligowani do odprowadzania corocznego odpisu podstawowego naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość odpisu podstawowego ustala się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Ponieważ przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2024 r. było wyższe od przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2024 r., podstawę do naliczenia odpisu na Fundusz w 2025 r. stanowi kwota 7.262,39 zł.
Więcej na temat ustalania wysokości odpisów na ZFŚS w 2025 r. pisaliśmy w BI nr 8 z 10 marca 2025 r. i piszemy w tym numerze BI na str. 4-5.
Odpisy na ZFŚS obciążają koszty działalności pracodawcy. Wartość odpisu zalicza się do kosztów działalności operacyjnej jednostki i ujmuje w księgach rachunkowych w ramach kont zespołu 4 lub na odpowiednim koncie zespołu 5. Drugostronnie odpis ten ujmuje się na koncie 85-0 "ZFŚS".
Konto 85-0 jest kontem bilansowym pasywnym. Po stronie Ma tego konta ujmuje się utworzenie i zwiększenia Funduszu ze źródeł przewidzianych w przepisach prawa. Z kolei po stronie Wn tego konta księguje się wykorzystanie Funduszu na cele przewidziane w tych przepisach. Na dzień bilansowy konto 85-0 może wykazywać wyłącznie saldo Ma, które oznacza stan ZFŚS na ten dzień. W bilansie sporządzonym według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości jest ono wykazywane w pasywach w pozycji B.III.4. "Fundusze specjalne".
Odpis na ZFŚS jako dotyczący całego roku obrotowego wskazane jest rozliczać w czasie poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. W myśl bowiem art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Jeśli jednak w ocenie jednostki kwota rocznego odpisu na ZFŚS nie jest istotna, to w ramach uproszczeń - na podstawie art. 4 ust. 4 ww. ustawy - istnieje możliwość rezygnacji z rozliczania go w czasie. Wówczas obciążenie kosztów następuje jednorazowo.
Zgodnie z art. 12 ustawy o ZFŚS, środki ZFŚS gromadzi się na odrębnym rachunku bankowym. W księgach rachunkowych środki te ujmuje się na osobnym koncie księgowym 13-5/0 "Rachunek bankowy wyodrębnionych środków ZFŚS". Konto 13-5/0 jest kontem bilansowym aktywnym. Po stronie Wn tego konta księguje się wszelkie wpływy środków pieniężnych, natomiast po stronie Ma ich rozchody.
Niezależnie od przyjętej metody ewidencji utworzenia ZFŚS - w myśl art. 6 ust. 2 ww. ustawy - pracodawca zobowiązany jest do przekazania na rachunek bankowy ZFŚS równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych za rok kalendarzowy w terminie do 30 września danego roku, przy czym w terminie do 31 maja tego roku (tu: 2025 r.) przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych.
Przekazanie środków na wyodrębniony rachunek ZFŚS ujmuje się w księgach rachunkowych najczęściej w korespondencji z kontem 13-9 "Środki pieniężne w drodze", zapisem:
1) rozchód środków pieniężnych z rachunku bieżącego:
- Wn konto 13-9 "Środki pieniężne w drodze",
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący";
2) wpływ środków na rachunek ZFŚS:
- Wn konto 13-5/0 "Rachunek bankowy wyodrębnionych środków ZFŚS",
- Ma konto 13-9.
Jednostka może zamiennie przyjąć rozwiązanie polegające na odstąpieniu od stosowania konta 13-9. Wówczas przekazanie środków na rachunek ZFŚS może następować zapisami:
- Wn konto 13-5/0,
- Ma konto 13-0.
|
Zasady ewidencji księgowej przekazywania środków pieniężnych na wyodrębniony rachunek ZFŚS jednostka powinna opisać w zasadach (polityce) rachunkowości. |
| Przykład
Jednostka utworzyła w 2025 r. odpis na ZFŚS w wysokości 240.000 zł (wartość przykładowa), który podlega rozliczeniu za pośrednictwem konta rozliczeń międzyokresowych kosztów. W dniu 20 maja br. dokonano przelewu 75% wysokości odpisu podstawowego, czyli 180.000 zł (tj. 240.000 zł × 75%). Zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości jednostki, do operacji przekazywania środków pieniężnych z bieżącego rachunku bankowego na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS jednostka nie stosuje konta 13-9 "Środki pieniężne w drodze", a ewidencję kosztów prowadzi się wyłącznie na kontach zespołu 4. |
Dekretacja:
| Opis operacji: | Kwota | Konto | |||
| Wn | Ma | ||||
|
240.000 zł | 40-5 | 85-0 | ||
|
240.000 zł | 64-0 | 49 | ||
|
100.000 zł | 49 | 64-0 | ||
|
180.000 zł | 13-5/0 | 13-0 | ||
Księgowania:
|
|
Odpisy i zwiększenia ZFŚS mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek ZFŚS (por. art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b) ustawy o PDOF oraz art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b) ustawy o PDOP). |
Odnosząc powyższe do przypadku przedstawionego w przykładzie, kosztem podatkowym w maju 2025 r. będzie kwota odpisów przekazanych na rachunek bankowy Funduszu wynosząca 180.000 zł.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
