Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księgi rachunkowe  »   Bilansowe i podatkowe rozliczenie kosztów wynagrodzeń
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Bilansowe i podatkowe rozliczenie kosztów wynagrodzeń

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 18 (474) z dnia 20.09.2018

Wynagrodzenie za lipiec 2018 r. wypłaciliśmy pracownikom 10 sierpnia 2018 r. Koszty wynagrodzeń ujęliśmy w lipcu, ale mamy problem z ewidencją składek ZUS. Składki zaksięgowaliśmy w lipcu na konto rozrachunkowe z ZUS. Zostały one wykazane dopiero w deklaracji DRA za sierpień, przy czym zobowiązanie w księgach powstało już w lipcu. Czy taki sposób ewidencji jest poprawny?

Jednostka prawidłowo ujęła w księgach rachunkowych lipca koszty wynagrodzeń pracowników należne za ten miesiąc, wypłacone w sierpniu. Analogicznie ujmuje się składki ZUS w części obciążającej pracodawcę.
1. Ujęcie wynagrodzeń i składek ZUS w księgach rachunkowych

Zasadniczo należne wynagrodzenia wypłacone pracownikowi z tytułu umowy o pracę za dany miesiąc ujmuje się w księgach rachunkowych w kosztach miesiąca, którego dotyczą. W podobny sposób traktuje się składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę, składki na Fundusz Pracy (FP), składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) oraz Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP). Postępowanie takie jest zgodne z bilansową zasadą memoriału, według której w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (por. art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Oznacza to, że do ksiąg okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym właśnie okresie sprawozdawczym. Księgi powinny być prowadzone w taki sposób, aby dokonane w nich zapisy odzwierciedlały stan rzeczywisty.

Wskazniki i stawki Wysokość składek na ubezpieczenia
podajemy w serwisie www.wskazniki.gofin.pl
w zakładce Składki ZUS

Należy jednak zauważyć, iż w sytuacji opisanej w pytaniu składki ZUS obciążające zarówno pracodawcę, jak i pracowników oraz zaliczki na podatek dochodowy naliczone od wynagrodzeń za lipiec 2018 r., wypłaconych w sierpniu 2018 r., nie stanowią na koniec lipca wymagalnych prawnie zobowiązań. Mają one raczej charakter przyszłych zobowiązań. W przypadku sporządzania sprawozdania finansowego według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości wykazuje się je w pasywach bilansu w pozycji B.I.3. "Pozostałe rezerwy - krótkoterminowe". Niemniej jednak, jeśli nie zniekształca to obrazu sytuacji finansowej jednostki, a przyjęta zasada będzie stosowana przez jednostkę w sposób ciągły, to zobowiązania takie można wykazać w pasywach bilansu w pozycji B.III.3 lit. g) "Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych".

Ewidencja księgowa wynagrodzeń oraz składek ZUS

1. Lista płac:
   a) wynagrodzenie brutto:
      - Wn konto 40-4 "Wynagrodzenia" lub konto zespołu 5,
      - Ma konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
   b) składki ZUS finansowane przez pracownika:
      - Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
      - Ma konto 22-3 "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne"
         (w analityce: Rozrachunki z ZUS),
   c) zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych:
      - Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
      - Ma konto 22-3 "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne"
         (w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu podatku
         dochodowego od osób fizycznych).
2. PK - składki ZUS finansowane przez zakład pracy:
      - Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia"
         lub konto zespołu 5,
      - Ma konto 22-3 "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne"
         (w analityce: Rozrachunki z ZUS).

2. Moment zaliczenia wynagrodzeń i składek ZUS do kosztów podatkowych

Na podstawie art. 15 ust. 4g updop oraz art. 22 ust. 6ba updof, należności ze stosunku pracy oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi, ww. należności stanowią koszty uzyskania przychodów w momencie ich wypłacenia lub postawienia do dyspozycji pracowników (por. art. 16 ust. 1 pkt 57 updop oraz art. 23 ust. 1 pkt 55 updof).

Z kolei składki ZUS od ww. należności (w części finansowanej przez płatnika składek, tj. pracodawcę), składki na FP oraz FGŚP stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone (por. art. 15 ust. 4h updop oraz art. 22 ust. 6bb updof):

  • z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,
     
  • z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.

W przypadku uchybienia tym terminom, ww. składki stanowią koszty uzyskania przychodów z chwilą ich opłacenia do ZUS (por. art. 16 ust. 1 pkt 57a i ust. 7d updop oraz art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d updop).

Należy w tym miejscu wspomnieć, iż termin, w którym pracodawca zobowiązany jest wypłacić wynagrodzenia zatrudnionym pracownikom, uregulowany jest w art. 85 Kodeksu Pracy. W myśl tego przepisu, wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Przy czym wynagrodzenie płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wypłaty należy dokonać w dniu poprzedzającym.


3. Przykład rozliczenia wynagrodzenia należnego za dany miesiąc, wypłaconego w miesiącu następnym

Przykład

I. Założenia:

  1. Jednostka wypłaca wynagrodzenia za dany miesiąc 10. dnia następnego miesiąca. W związku z tym wynagrodzenia za lipiec 2018 r. zostały wypłacone 10 sierpnia 2018 r.
     
  2. Ewidencja księgowa wynagrodzeń przedstawiona została na przykładzie jednego pracownika.
     
  3. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie ze stosunku pracy w wysokości: 4.000 zł. Przysługują mu podstawowe koszty uzyskania przychodów: 111,25 zł. Pracodawca jest upoważniony do pomniejszania zaliczki na podatek dochodowy o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek: 46,33 zł. Właściwa dla pracodawcy stopa procentowa składki wypadkowej wynosi: 1,80%.
     
  4. Rozliczenie podatkowo-składkowe pracownika za lipiec 2018 r.:
Wiersz Wyszczególnienie Rozliczenie składkowo-podatkowe
1. Wynagrodzenie brutto 4.000,00 zł
2. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne 4.000,00 zł
3. Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika (wiersz 2 × 9,76% + wiersz 2 × 1,5% + wiersz 2 × 2,45%) 548,40 zł
4. Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (wiersz 1 - wiersz 3) 3.451,60 zł
5. Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania (wiersz 4 × 9%) 310,64 zł
6. Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (wiersz 4 × 7,75%) 267,50 zł
7. Koszty uzyskania przychodów 111,25 zł
8. Podstawa obliczenia zaliczki na podatek (wiersz 1 - wiersz 7 - wiersz 3), po zaokrągleniu 3.340,00 zł
9. Zaliczka na podatek przed odliczeniem składki zdrowotnej (wiersz 8 × 18% - 46,33 zł) 554,87 zł
10. Zaliczka na podatek do pobrania (wiersz 9 - wiersz 6), po zaokrągleniu 287,00 zł
11. Kwota do wypłaty (wiersz 1 - wiersz 3 - wiersz 5 - wiersz 10) 2.853,96 zł
12. Składki ZUS obciążające pracodawcę, w tym:
a) składki emerytalne i rentowe: 16,26% × 4.000,00 zł = 650,40 zł
b) składka wypadkowa: 1,80% × 4.000,00 zł = 72,00 zł
c) FGŚP i FP: 2,55% × 4.000,00 zł = 102,00 zł
824,40 zł
  1. Jednostka zapłaciła z rachunku bankowego zobowiązania wobec ZUS i urzędu skarbowego w następujących terminach wymaganych przepisami prawa:

a) 17 września 2018 r. - zobowiązanie wobec ZUS (15 września 2018 r. przypadał w sobotę),

b) 20 września 2018 r. - zobowiązanie wobec urzędu skarbowego.

  1. Ewidencję kosztów działalności operacyjnej jednostka prowadzi wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
A. Zapisy w księgach lipca 2018 r.
1. LP - wynagrodzenie za lipiec 2018 r.:      
   a) wynagrodzenie brutto 4.000,00 zł 40-4 23-0
   b) składki ZUS finansowane przez pracownika: 548,40 zł + 310,64 zł =  859,04 zł 23-0 22-3
   c) zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych 287,00 zł 23-0 22-3
2. PK - składki ZUS finansowane przez pracodawcę 824,40 zł 40-5 22-3
B. Zapisy w księgach sierpnia 2018 r.
1. WB - przelew wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika 2.853,96 zł 23-0 13-0
C. Zapisy w księgach września 2018 r.
1. WB - uregulowanie zobowiązania wobec ZUS: 859,04 zł + 824,40 zł =  1.683,44 zł 22-3 13-0
2. WB - uregulowanie zobowiązania wobec urzędu skarbowego 287,00 zł 22-3 13-0

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach lipca 2018 r.

Przykład rozliczenia wynagrodzenia należnego za dany miesiąc, wypłaconego w miesiącu następnym

B. Zapisy w księgach sierpnia 2018 r.

Przykład rozliczenia wynagrodzenia należnego za dany miesiąc, wypłaconego w miesiącu następnym

C. Zapisy w księgach września 2018 r.

Przykład rozliczenia wynagrodzenia należnego za dany miesiąc, wypłaconego w miesiącu następnym

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Księgi rachunkowe - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.