Wyszukaj

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księgi rachunkowe  »   Świadczenia związane z letnim wypoczynkiem pracowników i ich rodzin
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Świadczenia związane z letnim wypoczynkiem pracowników i ich rodzin

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 15 (471) z dnia 1.08.2018
1. Wypłata pracownikom świadczenia urlopowego

Raz w roku pracownikom naszej firmy wypłacamy ze środków obrotowych świadczenia urlopowe. Nie mamy obowiązku tworzenia ZFŚS. Na jakim koncie powinniśmy zaksięgować koszt tego świadczenia?

Podstawa prawna i zasady wypłaty świadczeń urlopowych

Z regulacji zawartych w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1316) - zwanej dalej ustawą o ZFŚS - wynika, że pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe. Wysokość świadczenia urlopowego - na podstawie art. 3 ust. 4 ww. ustawy - nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika. Wysokość świadczenia ustalana jest proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika, z tym że zasada proporcjonalności nie dotyczy pracowników młodocianych. Kwota świadczenia urlopowego może być niższa od wysokości odpisu odpowiedniego dla danego rodzaju zatrudnienia pracownika, ale nie może tej wysokości przekroczyć.

W 2018 r. odpis podstawowy na pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach pracy i na pełny etat wynosi 1.185,66 zł. Wysokość świadczenia urlopowego - przy założeniu, że odpowiada ono wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS - przedstawia poniższa tabela.

Wysokość świadczeń urlopowych w 2018 r.
Wymiar czasu pracy Pracownik zatrudniony w normalnych warunkach Pracownik wykonujący prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze Pracownik młodociany
(I rok nauki) (II rok nauki) (III rok nauki)
Pełny etat 1.185,66 zł 1.580,89 zł 158,09 zł 189,71 zł 221,32 zł
3/4 etatu 889,25 zł 1.185,67 zł
1/2 etatu 592,83 zł 790,45 zł
1/4 etatu 296,42 zł 395,22 zł

Wypłata świadczenia urlopowego następuje zgodnie z warunkami zawartymi w ustawie o ZFŚS. Świadczenie urlopowe przysługuje każdemu pracownikowi, który korzysta w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Świadczenie to musi zostać wypłacone pracownikowi najpóźniej w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego (art. 3 ust. 5 i 5a ustawy o ZFŚS). Co ważne, dla wypłaty tego świadczenia nie ma znaczenia, czy pracownik uprawniony do jego otrzymania korzysta z zaległego urlopu wypoczynkowego, czy też z urlopu przysługującego za rok, w którym urlop jest wykorzystywany. W ustawie o ZFŚS nie zawarto ponadto żadnych regulacji, które nakazywałyby uwzględniać kryterium socjalne przy wypłacie świadczenia urlopowego. Oznacza to, iż świadczenia urlopowe wypłacane są pracownikom bez względu na ich sytuację życiową, rodzinną czy materialną, w równej wysokości.

Opodatkowanie i oskładkowanie świadczeń urlopowych

Wypłacone świadczenie urlopowe podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Zalicza się je - na podstawie art. 12 ust. 1 updof - do przychodów pracownika ze stosunku pracy. Przychód z tego tytułu powstanie w momencie otrzymania przez pracownika pieniędzy lub postawienia ich do jego dyspozycji.

Co istotne, świadczenie urlopowe nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, jeżeli wypłacane jest do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w ustawie o ZFŚS (por. § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). W konsekwencji nie jest również uwzględniane w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (por. art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych). W sytuacji gdy pracodawca wypłaci pracownikowi świadczenie urlopowe w wysokości wyższej niż określona w ustawie o ZFŚS, nadwyżka ponad tę kwotę podlega oskładkowaniu.

Zwracamy przy tym uwagę, że jeśli termin wypłaty świadczenia urlopowego różni się od terminu wypłaty wynagrodzenia za pracę, to dokonując dwóch wypłat pracownikowi w tym samym miesiącu, składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy ustala się od każdej dokonanej wypłaty narastająco, to znaczy rozliczając kolejną wypłatę uwzględnia się (łączy ją) z wypłatą wcześniejszą. W przypadku gdy wypłata świadczenia urlopowego jest pierwszą wypłatą dokonaną na rzecz pracownika w danym miesiącu, to obliczając zaliczkę na podatek dochodowy od tego świadczenia, pracodawca stosuje pracownicze koszty uzyskania przychodów, a także 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (o ile posiada oświadczenie PIT-2). Należy to następnie uwzględnić przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy od kolejnych wypłat w danym miesiącu na rzecz danego pracownika.

Ewidencja księgowa świadczenia urlopowego

W księgach rachunkowych świadczenia urlopowe obciążają koszty działalności operacyjnej. Stanowią one świadczenia na rzecz pracowników, które ewidencjonuje się na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub na odpowiednim koncie zespołu 5 w korespondencji z kontem 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Przykład

I. Założenia:

  1. Pracodawca, który nie jest zobowiązany do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zatrudniający mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty), wypłaca pracownikom świadczenie urlopowe zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o ZFŚS.
     
  2. Na początku lipca 2018 r. pracodawca wypłacił świadczenie urlopowe pracownikowi zatrudnionemu w normalnych warunkach pracy i w pełnym wymiarze czasu pracy. Wartość brutto przyznanego świadczenia wyniosła: 1.000 zł. Pracownikowi wypłacono świadczenie po potrąceniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Przyjęto, że jest to pierwsza wypłata w lipcu 2018 r., a pracownik złożył PIT-2 i przysługują mu podstawowe koszty uzyskania przychodów.
     
  3. Ewidencję kosztów jednostka prowadzi wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Ustalenie wielkości świadczenia do wypłaty:

  1. Podstawa opodatkowania (po zaokrągleniu): 1.000 zł - 111,25 zł = 889 zł.
     
  2. Kwota podatku (po zaokrągleniu): (889 zł × 18%) - 46,33 zł = 114 zł.
     
  3. Kwota do wypłaty pracownikowi: 1.000 zł - 114 zł = 886 zł.

III. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. LP - świadczenie urlopowe w kwocie brutto 1.000 zł 40-5 23-4
2. LP - zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych 114 zł 23-4 22-3
3. WB - wypłata pracownikowi świadczenia urlopowego w kwocie netto 886 zł 23-4 13-0

IV. Księgowania:

Wypłata pracownikom świadczenia urlopowego


2. Dofinansowanie letniego wypoczynku pracownika ze środków obrotowych pracodawcy

Pracownikom naszej firmy wypłacamy dofinansowanie do letniego wypoczynku. Dofinansowanie to wypłacane jest ze środków obrotowych. Nie prowadzimy działalności socjalnej. Czy w takiej sytuacji kwotę dofinansowania księguje się w ciężar ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń?

Pracodawcy przyznają często świadczenia na rzecz pracowników w formie dopłat do wypoczynku, np. zorganizowanego w formie wczasów dla dorosłych i dzieci, obozów, kolonii dla dzieci i młodzieży, jak również wypoczynku zorganizowanego przez pracowników we własnym zakresie, nazywanego potocznie "wczasami pod gruszą". Dopłaty do takiego wypoczynku mogą być sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) lub ze środków obrotowych pracodawcy.

W sytuacji gdy kwota dofinansowania do wypoczynku pracowników i ich rodzin pochodzi ze środków obrotowych, w księgach rachunkowych księgowana jest ona - jako świadczenie na rzecz pracowników - w ciężar kosztów podstawowej działalności operacyjnej jednostki. Ujmuje się ją po stronie Wn konta 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub odpowiedniego konta w zespole 5.

Co ważne, jeśli pracodawca dofinansowuje wypoczynek pracownika i członków jego rodziny ze środków obrotowych, to świadczenie to stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, który generalnie trzeba opodatkować. Jedynie dopłata do wypoczynku dzieci pracownika, które nie ukończyły 18 roku życia, może w określonych okolicznościach korzystać ze zwolnienia z opodatkowania na mocy art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. b) updof. Taka dopłata jest wolna od podatku dochodowego do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.000 zł, jeśli zostaną spełnione łącznie następujące warunki:

  • jest to dopłata do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18,
     
  • wypoczynek ten zorganizował podmiot prowadzący działalność w tym zakresie,
     
  • wypoczynek ten ma formę: wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem.

Przyznane pracownikowi ze środków obrotowych pracodawcy dofinansowanie do letniego wypoczynku, jako stanowiące przychód ze stosunku pracy, należy ponadto oskładkować. Podstawę wymiaru składek ZUS stanowi w tym przypadku pełna wartość dofinansowania, nawet jeśli świadczenie to korzysta ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym (np. kolonia dla dzieci do 18 roku życia - do kwoty 2.000 zł).

Przykład

I. Założenia:

  1. Jednostka podjęła decyzję o dofinansowaniu w 2018 r. letniego wypoczynku pracowników ze środków obrotowych. Jednostka nie prowadzi działalności socjalnej, a kwotę dofinansowania ustalono w wysokości 50% poniesionych kosztów dla każdego pracownika, nie więcej niż 700 zł.
     
  2. Pod koniec lipca 2018 r. pracownik złożył wniosek o przyznanie dofinansowania do wczasów. Z dokumentów dołączonych do wniosku wynika, iż poniósł on wydatki na zakup wczasów w kwocie: 2.200 zł. Pracodawca zrefundował pracownikowi kwotę: 700 zł, tj. 2.200 zł × 50%, ale nie więcej niż 700 zł. Świadczenie to w całości jest oskładkowane i opodatkowane.
     
  3. Refundowana kwota wpłynęła na rachunek bankowy pracownika łącznie z wynagrodzeniem za lipiec 2018 r., które wynosiło brutto: 4.200 zł. Pracownik złożył PIT-2, przysługują mu więc miesięcznie koszty uzyskania przychodów w kwocie: 111,25 zł.
     
  4. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Ustalenie rozliczeń podatkowo-składkowych:

Wiersz Wyszczególnienie Kwota (zł)
1. Wynagrodzenie za pracę 4.200,00
2. Dofinansowanie ze środków obrotowych podlegające opodatkowaniu i oskładkowaniu 700,00
3. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (wiersz 1 + wiersz 2) 4.900,00
4. Składki na ubezpieczenia społeczne (wiersz 3 × 13,71%) 671,79
5. Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (wiersz 3 - wiersz 4) 4.228,21
6. Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania (wiersz 5 × 9%) 380,54
7. Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (wiersz 5 × 7,75%) 327,69
8. Koszty uzyskania przychodu 111,25
9. Podstawa obliczenia zaliczki na podatek, po zaokrągleniu do pełnych złotych (wiersz 1 + wiersz 2 - wiersz 8 - wiersz 4) 4.117,00
10. Zaliczka na podatek (wiersz 9 × 18%) - 46,33 zł 694,73
11. Zaliczka na podatek do pobrania, po zaokrągleniu do pełnych złotych (wiersz 10 - wiersz 7) 367,00
12. Do wypłaty (wiersz 1 + wiersz 2 - wiersz 4 - wiersz 6 - wiersz 11) 3.480,67
  Składki ZUS pokrywane przez pracodawcę (podstawa: 4.900 zł):  
13. a) składki rentowa i emerytalna: 4.900 zł × 16,26% = 796,74 zł 1.009,89
  b) składka wypadkowa: 4.900 zł × 1,80% = 88,20 zł  
  c) składka na FP i FGŚP: 4.900 zł × 2,55% = 124,95 zł  

III. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. LP - lista płac za lipiec 2018 r.:      
   a) wartość brutto wynagrodzenia 4.200,00 zł 40-4 23-0
   b) wartość brutto dofinansowania 700,00 zł 40-5 23-0
   c) zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych 367,00 zł 23-0 22-3
   d) składki ZUS w części finansowanej przez pracownika: 671,79 zł + 380,54 zł =  1.052,33 zł 23-0 22-3
   e) składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę 1.009,89 zł 40-5 22-3
2. WB - wypłata pracownikowi wynagrodzenia wraz z kwotą dofinansowania po pomniejszeniu o zaliczkę na podatek dochodowy i składki ZUS 3.480,67 zł 23-0 13-0

IV. Księgowania:

Dofinansowanie letniego wypoczynku pracownika ze środków obrotowych pracodawcy


3. Dopłata do wypoczynku zorganizowanego w formie kolonii dla dzieci ze środków ZFŚS

Ze środków ZFŚS przyznaliśmy dofinansowanie do kolonii dziecka naszego pracownika. Jak zaksięgować wypłatę takiego dofinansowania? Czy podlega ono opodatkowaniu i oskładkowaniu?

Ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) pracodawca może finansować różne formy wakacyjnego wypoczynku pracowników, w tym m.in. wypoczynek w formie kolonii dla dzieci tych pracowników. Przekazując takie dofinansowanie należy mieć jednak na uwadze art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, który wskazuje, że przyznawanie przez pracodawcę ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu.

W sytuacji gdy przyznane przez zakład pracy dofinansowanie do kolonii dziecka pracownika pochodzi ze środków ZFŚS, jest ono księgowane na zmniejszenie wartości tego funduszu (ewidencjonowanego na koncie 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych"). Jego wartość ujmuje się więc po stronie Wn konta 85-0 następującym zapisem:
      - Wn konto 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych",
      - Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Warto przy tym zaznaczyć, iż dofinansowanie do kolonii dziecka pracownika ze środków ZFŚS może korzystać ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a) updof. Zgodnie z tym przepisem wolne od podatku dochodowego są bowiem dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18, zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu - z ZFŚS niezależnie od ich wysokości.

Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników w formie kolonii ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS nie stanowi przy tym podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (por. § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe) oraz na ubezpieczenie zdrowotne (por. art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych). Warunkiem jest jednak, aby dofinansowanie to zostało przyznane zgodnie z ustawą o ZFŚS, tzn. uzależniono je od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Jeżeli przy przyznawaniu pracownikom tego rodzaju dopłat z ZFŚS pracodawca nie uwzględni sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, to od przekazanego im wsparcia zobowiązany będzie naliczyć i opłacić zarówno składki na ubezpieczenia społeczne, jak i składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Co istotne, jednostka może wypłacić przyznane pracownikowi dofinansowanie bezpośrednio z konta bankowego ZFŚS, z rachunku bieżącego lub z kasy jednostki.

Przykład

I. Założenia:

  1. Z regulaminu ZFŚS jednostki wynika, że ze środków tego funduszu istnieje możliwość dofinansowania wypoczynku w formie kolonii dla dzieci pracowników. Przyznawanie dopłat z ZFŚS uzależnione jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.
     
  2. W lipcu 2018 r. jeden z pracowników złożył wniosek o przyznanie dofinansowania ze środków ZFŚS do pobytu dziecka na kolonii. Przyznane mu dofinansowanie wyniosło: 540 zł (kwota ta korzysta ze zwolnienia z opodatkowania i oskładkowania).
     
  3. Dofinansowanie wypłacono przelewem z rachunku bieżącego jednostki.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. PK - przyznanie dofinansowania do kolonii dziecka pracownika ze środków ZFŚS 540 zł 85-0 23-4
2. WB - wypłata przyznanego świadczenia z rachunku bieżącego jednostki 540 zł 23-4 13-0
3. WB - refundacja środków z rachunku ZFŚS 540 zł 13-0 13-5/0

III. Księgowania:

Dopłata do wypoczynku zorganizowanego w formie kolonii dla dzieci ze środków ZFŚS

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Księgi rachunkowe - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.