Odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych

Powyższą tezę potwierdza stanowisko w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, stanowiące załącznik do uchwały nr 5/10 Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 13 kwietnia 2010 r. (Dz. Urz. MF nr 6, poz. 26). Według tego stanowiska, powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości. Ponadto, kierownik jednostki powinien zapewnić wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości przez m.in. staranny wybór przedsiębiorcy prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, odpowiednie zapisy w umowie oraz kontrolę dotrzymywania warunków tej umowy. Z kolei efektywne sprawowanie nadzoru nad usługowo prowadzonymi księgami rachunkowymi wymaga wdrożenia rozwiązań pozwalających kierownikowi jednostki na bieżącą kontrolę i analizę dokonywanych w księgach zapisów (np. poprzez dostęp on-line, raportowanie okresowe lub na żądanie). Kierownik jednostki powinien również uzyskać informację dotyczącą kwalifikacji, w tym uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, osób faktycznie wykonujących te czynności w imieniu przedsiębiorcy (por. pkt 24 i 25 ww. stanowiska).

Z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości wynika że, kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna - odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Z wyżej przedstawionych przepisów wynika, że nawet w przypadku powierzenia określonych obowiązków w zakresie rachunkowości innej osobie, np. głównemu księgowemu na piśmie, nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za nadzór nad stanem rachunkowości w jednostce. Jeśli księgowy zatrudniony na podstawie umowy o pracę przejął odpowiedzialność za rachunkowość, to w sytuacji naruszenia przepisów ustawy o rachunkowości, odpowiedzialność ponoszą wspólnie kierownik tej jednostki i główny księgowy.

Przepisy rozdziału 9 ustawy o rachunkowości "Odpowiedzialność karna" przewidują sankcje karne, które mogą dotyczyć zarówno kierownika jednostki, jak i osoby przejmującej odpowiedzialność za rachunkowość podmiotu, jeśli postanowienia ustawy o rachunkowości nie są przestrzegane.

Stosownie bowiem do art. 100 § 1 K.p., pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Z kolei każdy pracownik, w tym również główny księgowy, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną według zasad określonych w art. 114-122 K.p.

Jak wynika z art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości, to kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. Przy czym, nie oznacza to, że jest zobowiązany sporządzić je osobiście. Z kolei według art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe podpisują, podając zarazem datę podpisu:

• osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych,
   
• kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu.

Na podstawie ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2017 r. poz. 2226 ze zm.), a dokładnie art. 9 § 3 tej ustawy, za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada, jak sprawca, także ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej. Odpowiedzialność karną może ponosić więc każda osoba fizyczna, w tym również główny księgowy zajmujący się prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Jeśli więc, wbrew obowiązkowi, osoba ta m.in. nie prowadzi księgi lub prowadzi księgę nierzetelnie, tj. niezgodnie ze stanem rzeczywistym, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych (zob. art. 60 i 61 K.k.s.). Z kolei, kto prowadzi księgi wadliwie, to znaczy niezgodnie z przepisem prawa, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe (por. art. 61 § 2 i 3 K.k.s).

Główny księgowy może zostać również pociągnięty do odpowiedzialności karnej na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (Dz. U. z 2017 r. poz. 2204 ze zm.). Według art. 303 § 1 K.k., kto wyrządza szkodę majątkową osobie fizycznej, prawnej albo jednostce organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, przez nieprowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej albo prowadzenie jej w sposób nierzetelny lub niezgodny z prawdą, w szczególności niszcząc, usuwając, ukrywając, przerabiając lub podrabiając dokumenty dotyczące tej działalności, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3. Jeżeli sprawca przestępstwa określonego w ww. art. 303 § 1 K.k. wyrządza znaczną szkodę, to podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat.