Wyszukaj

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księgi rachunkowe  »   Zasady i terminy przechowywania dokumentów księgowych
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Zasady i terminy przechowywania dokumentów księgowych

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 8 (440) z dnia 20.04.2017
1. Przechowywanie dokumentów księgowych według ustawy o rachunkowości i innych aktów prawnych
Przechowywanie dokumentacji księgowej według ustawy o rachunkowości

Rachunkowość jednostki obejmuje m.in. gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą (zob. art. 4 ust. 3 pkt 6 ustawy o rachunkowości). W oparciu o art. 10 ust. 1 ww. ustawy, jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:

a) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

b) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,

c) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych,

d) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Aktywne druki i formularze Druk przykładowej uchwały
wprowadzającej zasady (politykę)
rachunkowości dostępny jest w serwisie
www.druki.gofin.pl

Dokumentację ustala w formie pisemnej i aktualizuje kierownik jednostki (art. 10 ust. 2 ww. ustawy).

art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości wynika, że księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

a) dziennik,

b) księgę główną,

c) księgi pomocnicze,

d) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,

e) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Co ważne, warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w takiej formie jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych.

Księgi rachunkowe, uwzględniając technikę ich prowadzenia, powinny być:

a) trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania,

b) wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia,

c) przechowywane starannie w ustalonej kolejności.

Zasady i terminy przechowywania dokumentacji księgowej reguluje rozdział 8 ustawy o rachunkowości "Ochrona danych". Dokumentację, do której należą księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania finansowe oraz dokumentacja opisująca zasady (politykę) rachunkowości, należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 71 ust. 1 ww. ustawy).

W jednostce, która prowadzi księgi rachunkowe przy użyciu komputera, ochrona danych powinna polegać na:

a) stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych,

b) doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej,

c) systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem, że zapewni to trwałość zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych,

d) zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, stosując odpowiednie rozwiązania programowe i organizacyjne chroniące przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

W myśl art. 73 ustawy o rachunkowości, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, w tym również sprawozdanie z działalności jednostki, przechowuje się w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Należy pamiętać, że roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.


Uwaga:
Określone w ustawie o rachunkowości terminy przechowywania dokumentów oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą (por. art. 74 ust. 3 ww. ustawy).


Poniższa tabela przedstawia terminy przechowywania dokumentów księgowych, określone w art. 74 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości.

Rodzaje dokumentów Terminy przechowywania
Zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe trwale
Księgi rachunkowe 5 lat
Karty wynagrodzeń pracowników, bądź ich odpowiedniki okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej niż 5 lat
Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną
Dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje, postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione
Dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności
Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji
Dokumenty inwentaryzacyjne 5 lat
Pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy 5 lat

Prowadząc księgi rachunkowe przy pomocy komputera, jeśli system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na nośnikach komputerowych, nie zapobiega utracie treści ksiąg rachunkowych lub też nie zapewnia możliwości odczytywania zapisów księgowych przez okres wymagany do przechowywania ksiąg rachunkowych, to należy księgi te wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego.

Przechowywanie dokumentacji księgowej według Ordynacji podatkowej

Przy ustalaniu terminu przechowywania dokumentów powinno się uwzględnić nie tylko przepisy ustawy o rachunkowości, ale również przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201 ze zm.). W myśl bowiem art. 86 § 1 podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej).

Przepisy prawne Ujednolicony tekst ustawy Ordynacja
podatkowa dostępny jest
w serwisie www.przepisy.gofin.pl

Termin płatności podatku dochodowego przypada w roku następnym, zatem okres przechowywania dokumentacji dla celów podatkowych jest generalnie dłuższy od okresu wymaganego przepisami bilansowymi o jeden rok. Wskazane jest wobec tego okres przechowywania dokumentów dostosować do dłuższego terminu.

Co ważne, w odniesieniu do części dokumentacji obowiązek przechowywania może ulec wydłużeniu. Dotyczy to w szczególności dowodów, na podstawie których ustalono wartość początkową środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Jeżeli jednostka dokonuje odpisów amortyzacyjnych od takiego składnika majątku, to termin 5 lat przechowywania dokumentów związanych z jego nabyciem lub wytworzeniem liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku za rok, w którym po raz ostatni naliczono odpis amortyzacyjny.

Przechowywanie dokumentów księgowych według ustawy o rachunkowości i innych aktów prawnych Powyższe stanowisko potwierdzają m.in. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie w wyroku z 3 grudnia 2013 r., sygn. akt I SA/Lu 700/13 (orzeczenie prawomocne) i Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w wyroku z 19 listopada 2013 r., sygn. akt I SA/Łd 973/13 (orzeczenie prawomocne).

Przykład

Jednostka w 2016 r. zakupiła środek trwały. Od 1 lipca 2016 r. rozpoczęto amortyzację tego środka trwałego według stawki 20% (amortyzacja podatkowa i bilansowa). Oznacza to, że będzie on amortyzowany przez 5 lat, czyli ostatni odpis amortyzacyjny będzie miał miejsce w czerwcu 2021 r.

Dokumenty dotyczące tego środka trwałego należy zatem przechowywać co najmniej do końca 2027 r., czyli do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego za 2021 r. W razie bowiem kontroli podatkowej za 2021 r. może być sprawdzana kwota amortyzacji uwzględniona w rachunku podatkowym. Podstawą dokonywania odpisów amortyzacyjnych jest poprawnie ustalona wartość początkowa środka trwałego. Kontrolujący może zatem zażądać dokumentów związanych z jej ustaleniem. Dokumenty te będzie można zniszczyć najwcześniej 1 stycznia 2028 r.

Ustalając minimalny okres przechowywania poszczególnych dokumentów należy również uwzględnić szczególne regulacje w zakresie terminów przechowywania wynikające z innych przepisów niż ustawa o rachunkowości oraz Ordynacja podatkowa, niektóre z nich omówimy poniżej.


Uwaga:
Jeżeli termin przechowywania dokumentów i dowodów księgowych reguluje kilka aktów prawnych obowiązujących jednostkę, zawsze należy przyjąć najdłuższy termin z nich wynikający. Jednostka może również samodzielnie przyjąć dłuższy okres przechowywania niż wskazują przepisy, jeśli tylko wynika to z jej indywidualnych potrzeb.


Termin przechowywania dokumentacji pracowniczej

 

Pracodawca zobowiązany jest przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Wynika to z art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 887 ze zm.).

Dokumenty ubezpieczeniowe przekazane do ZUS

Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Wynika tak z brzmienia art. 47 ust. 3c ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.) obowiązującego od 1 stycznia 2012 r. Natomiast w odniesieniu do ww. dokumentów przekazanych do ZUS przed 1 stycznia 2012 r. obowiązuje 10-letni okres przechowywania.

Zwrot kosztów wyposażenia stanowiska pracy osób niepełnosprawnych

Pracodawca, który otrzymał zwrot kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej ze środków PFRON, jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pozwalającej na sprawdzenie zgodności przyznanej pomocy z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 marca 2011 r. w sprawie zwrotu kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej (Dz. U. z 2015 r. poz. 93) przez okres 10 lat od dnia przyznania pomocy.


2. Dokumenty po upływie terminu ich przechowywania

Kwestia postępowania z dokumentami po upływie okresu przechowywania nie jest uregulowana przez ustawę o rachunkowości. Jeżeli inne przepisy obowiązujące jednostkę nie regulują odrębnie tematu przechowywania dokumentów, to kierownik jednostki może we własnym zakresie podjąć decyzję o likwidacji tej dokumentacji i sposobie jej zniszczenia. W myśl bowiem przepisów ustawy o rachunkowości, to kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru. Przeprowadzoną likwidację dokumentacji wskazane jest udokumentować protokołem zawierającym szczegółowy opis niszczonych dokumentów oraz podpisy osób odpowiedzialnych za ich likwidację.


3. Dokumentacja księgowa jednostek, które zakończyły działalność

W myśl art. 76 ust. 1 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe jednostek, które:

  • zakończyły swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej - przechowuje jednostka kontynuująca działalność,
     
  • zostały zlikwidowane - przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka.

O miejscu przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

Księgi rachunkowe - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60