Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego do KRS

Obowiązek złożenia rocznego sprawozdania finansowego wraz z odpowiednimi dokumentami we właściwym rejestrze sądowym wynika z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości i dotyczy jednostek gospodarczych wpisanych do tego rejestru, np.: spółek z o.o., spółek akcyjnych, spółek komandytowych, spółek komandytowo-akcyjnych, spółek jawnych, partnerskich, spółdzielni.

W Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) należy złożyć następujące dokumenty:

1) roczne sprawozdanie finansowe,

2) opinię biegłego rewidenta, jeżeli sprawozdanie podlegało badaniu,

3) odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,

4) sprawozdanie z działalności - dotyczy jednostek określonych w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości (o ile jednostki te nie korzystają z uproszczeń przewidzianych dla jednostek mikro lub małych w tym względzie).

Zwracamy uwagę, iż wzmianka o złożeniu do KRS rocznego sprawozdania finansowego jest przekazywana bezpośrednio do publikacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG) na podstawie art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2015 r. poz. 1142 ze zm.), dalej zwanej ustawą o KRS.

Kierownik jednostki wpisanej do KRS powinien złożyć do rejestru roczne sprawozdanie finansowe wraz z odpowiednimi dokumentami w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Natomiast zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający powinno nastąpić nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego (zob. art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Obowiązek złożenia w KRS dotyczy również rocznych sprawozdań finansowych, które nie zostały zatwierdzone w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego. Na podstawie art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości, sprawozdania takie należy złożyć w KRS dwukrotnie, tj.:

• w ciągu 15 dni po upływie terminu do zatwierdzenia, a także
   
• w ciągu 15 dni po ich zatwierdzeniu razem z dokumentami, o których mowa w art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Dodajmy, iż w jednostkach, które rozpoczęły działalność w pierwszej połowie roku, a za rok obrotowy przyjęły rok kalendarzowy pierwszym rocznym sprawozdaniem finansowym podlegającym wpisowi do rejestru jest sprawozdanie obejmujące okres od dnia rozpoczęcia działalności do końca roku kalendarzowego. Takie stanowisko przyjął Sąd Najwyższy w uchwale z 24 kwietnia 2014 r., sygn. akt III CZP 15/14.

Uwaga: Na podstawie ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o funkcjonowaniu banków spółdzielczych, ich zrzeszaniu się i bankach zrzeszających oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2015 r. poz. 1166) z dniem 13 września 2015 r. m.in. wprowadzono zmiany do art. 70 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz uchylono § 2 w art. 89 Prawa spółdzielczego, znosząc tym samym obowiązek publikacji sprawozdań finansowych przez spółdzielnie w "Monitorze Spółdzielczym".

Oznacza to, iż spółdzielnie nie muszą składać sprawozdania finansowego za 2015 r. do ogłoszenia w "Monitorze Spółdzielczym". Obowiązek publikacji wypełnią wyłącznie poprzez złożenie tego sprawozdania do właściwego rejestru sądowego na podstawie art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

W celu wywiązania się z obowiązku złożenia rocznego sprawozdania finansowego wraz z wymienionymi wcześniej dokumentami w KRS należy złożyć formularz KRS-Z30 "Wniosek o zmianę wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym - sprawozdania finansowe i inne dokumenty" (w sytuacji gdy złożenie sprawozdania nie jest połączone z wnioskiem o zmianę danych podmiotu w KRS).

Wzory druków składanych do KRS są dostępne w serwisie www.druki.gofin.pl  w zakładce Druki KRS dla spółek i innych podmiotów

Jeżeli złożenie rocznego sprawozdania finansowego połączone jest z wnioskiem o zmianę danych podmiotu (np. w zakresie składu wspólników), to podstawą wniosku jest druk KRS-Z1 (dla spółki jawnej, komandytowej oraz partnerskiej), KRS-Z2 (dla spółki komandytowo-akcyjnej) albo KRS-Z3 (dla spółki z o.o. i akcyjnej). Załącznikiem do nich jest KRS-ZN "Sprawozdania finansowe i inne dokumenty" (odnoszący się do sprawozdania finansowego) i ewentualnie inne właściwe załączniki.

Składając wniosek w sądzie rejestrowym wnioskodawca musi pamiętać o uiszczeniu opłat od wniosku. Za złożenie sprawozdania finansowego, gdy nie jest połączone z wnioskiem o zmianę danych podmiotu w KRS, uiszcza się opłatę w kwocie 140 zł (w tym: opłata sądowa - 40 zł oraz opłata za publikację w MSiG - 100 zł). Jeżeli złożenie rocznego sprawozdania finansowego połączone jest z wnioskiem o zmianę danych podmiotu, to uiszcza się opłatę w kwocie: 350 zł (w tym opłata sądowa - 250 zł oraz opłata za publikację w MSiG - 100 zł).

Opłaty sądowe w postępowaniu rejestrowym dostępne są w serwisie www.wskazniki.gofin.pl w zakładce Inne dane i wskaźniki dla przedsiębiorców

Opłaty za złożenie wniosku do KRS zalicza się w roku ich poniesienia do kosztów działalności operacyjnej, zapisem:

Sankcje za niedopełnienie obowiązków związanych ze złożeniem rocznego sprawozdania finansowego w KRS zawarto w art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości, w świetle którego, kto wbrew przepisom ustawy m.in. nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Co istotne, za brak sprawozdania finansowego również sąd rejestrowy nałoży grzywnę. Na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy o KRS, w przypadku stwierdzenia, że dokumenty, których złożenie jest obowiązkowe, nie zostały złożone pomimo upływu terminu, sąd rejestrowy najpierw wzywa obowiązanych do złożenia tych dokumentów, wyznaczając dodatkowy 7-dniowy termin. Jeżeli tego nie zrobią, sąd rejestrowy nakłada na nich grzywnę przewidzianą w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych (postępowanie przymuszające). Jeżeli mimo wezwania sądu rejestrowego nie złożono rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe, wszczyna on z urzędu postępowanie o rozwiązanie podmiotu wpisanego do KRS bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Wynika to z art. 25a ust. 1 pkt 4 ustawy o KRS.

W myśl art. 70a ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki będącej spółką jawną osób fizycznych lub spółką partnerską, której przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż równowartość w walucie polskiej 1.200.000 euro i która nie stosuje zasad rachunkowości określonych ustawą na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy o rachunkowości, składa w sądzie rejestrowym prowadzącym Krajowy Rejestr Sądowy, w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy (tzn. za 2015 r. do końca czerwca 2016 r.), oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Obowiązek ten powiązany jest z regulacją zawartą w art. 40 pkt 7 ustawy o KRS.

Warto dodać, iż wnioski dotyczące przekazania przez spółkę jawną/partnerską oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego - na podstawie art. 19a ust. 6 ustawy o KRS - są wolne od opłat.