Celem pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej (PKZP) jest udzielanie jej członkom pomocy materialnej w formie pożyczek długoterminowych i krótkoterminowych, a także zapomóg – w miarę posiadanych środków – na zasadach określonych w statucie. PKZP mogą być tworzone w zakładach pracy, a ich członkami są pracownicy oraz emeryci i renciści. Członkostwo w kasie jest dobrowolne. Każdy członek PKZP – pożyczkobiorca – korzysta z pieniędzy stanowiących własność członków kasy. Pożyczki są nieoprocentowane i spłacane w miesięcznych ratach. |
Zasady działania pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych regulują przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy (Dz. U. nr 100, poz. 502 ze zm.), dalej zwanego rozporządzeniem w sprawie PKZP, oraz ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 167), dalej zwanej ustawą o związkach zawodowych. Na podstawie art. 39 ust. 1 tej ustawy, w zakładach pracy mogą być tworzone pracownicze kasy zapomogowo-pożyczkowe, których członkami mogą być pracownicy oraz emeryci i renciści bez względu na przynależność związkową. Z kolei w świetle przepisów § 2 rozporządzenia w sprawie PKZP, pracownicza kasa zapomogowo-pożyczkowa może zostać utworzona u pracodawcy, u którego co najmniej dziesięciu zatrudnionych przez niego pracowników zadeklarowało gotowość przynależności do tej organizacji. W jednym zakładzie pracy może działać tylko jedna PKZP. Gdy w zakładzie pracy nie znajdzie się minimalna liczba chętnych zgłaszających gotowość przystąpienia do kasy (tj. 10 pracowników), to można zorganizować międzyzakładową PKZP. O utworzeniu PKZP decydują jej założyciele, którzy uchwalają statut i dokonują wyboru organów. Organami PKZP są walne zebranie członków, zarząd i komisja rewizyjna (por. § 13 ust. 1 ww. rozporządzenia). Pracodawca, ze swej strony świadczy pomoc PKZP w szczególności, w zakresie:
Nad terminowym prowadzeniem przez zakład pracy ksiąg rachunkowych i obsługi kasowej PKZP czuwa, zgodnie z § 26 rozporządzenia w sprawie PKZP, Komisja Rewizyjna, do której obowiązków należy kontrola działalności PKZP co najmniej raz na kwartał, sporządzając protokół z tych czynności.
W myśl przepisów rozporządzenia w sprawie PKZP, a dokładnie § 43 ust. 1, rachunkowość PKZP prowadzi się zgodnie z odrębnymi przepisami dotyczącymi zasad prowadzenia rachunkowości, tj. zgodnie z ustawą o rachunkowości. |
Jak każda inna jednostka zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych, PKZP powinna posiadać – w myśl art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości – dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości. W przypadku jednak pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych, ze względu na specyfikę działalności kas i jej zakres, który ogranicza się do udzielania pożyczek i zapomóg bezzwrotnych, dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości jest dość uproszczona i powinna zawierać w szczególności:
Rokiem obrachunkowym PKZP jest rok kalendarzowy (por. § 43 ust. 2 rozporządzenia w sprawie PKZP), a rachunkowość tej kasy powinna być prowadzona w odrębnych księgach rachunkowych, obejmujących operacje związane wyłącznie z jej działalnością statutową. |
Księgi rachunkowe PKZP nie mogą być prowadzone przez członków zarządu i komisji rewizyjnej, jak również przez osobę prowadzącą kasę PKZP. Kasa nie może być prowadzona przez członków zarządu i komisji rewizyjnej, ani przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe PKZP (por. § 44 rozporządzenia w sprawie PKZP).
Na środki finansowe PKZP składają się takie fundusze jak fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy, fundusz rezerwowy, fundusz zapomogowy i inne fundusze przewidziane w statucie. Charakterystykę poszczególnych funduszy przedstawiono w poniższej tabeli.
Rodzaj funduszu | Charakterystyka funduszu |
Fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy | Powstaje z wkładów członkowskich. Jest przeznaczony na udzielanie pożyczek. Wkłady członkowskie wnoszone są w wysokości i terminach ustalonych w statucie. Zapisuje się je na imiennym rachunku członka PKZP. Wkłady członków PKZP będących pracownikami mogą być za ich zgodą potrącane z wynagrodzenia, zasiłku chorobowego lub wychowawczego. |
Fundusz rezerwowy | Powstaje z wpłat wpisowego wnoszonych przez członków wstępujących do PKZP, z niepodjętych zwrotów wkładów członkowskich, z odsetek od lokat terminowych i odsetek zasądzonych przez sąd oraz z subwencji i darowizn. Przeznaczony jest na pokrycie szkód i strat, nieściągalnych zadłużeń oraz na odpis na fundusz zapomogowy. |
Fundusz zapomogowy | Powstaje z odpisów funduszu rezerwowego, dobrowolnych wpłat członków oraz innych wpływów określonych w statucie. Przeznaczony jest na udzielanie zapomóg członkom PKZP w razie szczególnych wypadków losowych. |
Do ewidencji księgowej zmniejszeń i zwiększeń na kontach księgowych funduszów PKZP służy konto księgowe 85 "Fundusze specjalne", gdzie w ewidencji analitycznej można wyróżnić konta opisanych powyżej funduszy:
Środki pieniężne pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej przechowywane są na rachunkach bankowych. Rachunki bankowe otwiera się na wniosek zarządu. Zarząd wskazuje osoby uprawnione do dysponowania tymi rachunkami (wzory podpisów osób uprawnionych do dysponowania rachunkami PKZP zatwierdza zarząd).
Do ewidencji księgowej wpłat i wypłat dokonywanych za pośrednictwem rachunków bankowych służy konto syntetyczne 13 "Rachunki bankowe". Przy czym środki pieniężne dotyczące poszczególnych funduszy specjalnych można gromadzić odrębnie dla każdego funduszu na osobnym rachunku bankowym i ujmować w księgach rachunkowych w podziale na konta analityczne, na przykład w następujący sposób:
Lokaty wolnych środków należących do PKZP ujmuje się również na osobnym koncie 13-5 "Inne rachunki bankowe".
Dodatkowo wśród kont księgowych stosowanych przez PKZP można wyróżnić:
Specyfika prowadzenia PKZP polega na tym, że działalność statutowa PKZP sprowadza się właściwie do gospodarowania środkami pieniężnymi w ramach tworzonych przez kasę zapomogowo-pożyczkową funduszów oraz powstających rozrachunków z członkami kasy z tytułu wnoszonych przez nich wpłat, udzielanych im pożyczek i zapomóg. Należy również podkreślić, iż zgodnie z § 4 rozporządzenia w sprawie PKZP, to zakład pracy zobowiązany jest przez rozporządzenie do świadczenia pomocy PKZP w zakresie między innymi zapewnienia pomieszczeń biurowych, transportu pieniędzy, obsługi księgowej, kasowej, prawnej, dostarczania druków, formularzy i innych czynności. Co oznacza, że to zakład pracy pokrywa koszty związane z działalnością PKZP. W związku z tym w księgach rachunkowych PKZP nie występują operacje gospodarcze generujące przychody i zyski oraz koszty i straty, ponieważ środków tworzących fundusze nie zalicza się do przychodów, a koszty prowadzenia PKZP ponoszone są przez pracodawcę.
Zasadniczo za rok obrotowy PKZP przyjmuje się rok kalendarzowy (zob. § 43 ust. 2 rozporządzenia). Zatem księgi rachunkowe zamyka się i sprawozdanie finansowe sporządza na koniec każdego roku kalendarzowego, w przypadku kontynuowania przez PKZP działalności statutowej. Sprawozdanie finansowe PKZP sporządza się również na każdy dzień bilansowy w przypadku zakończenia działalności statutowej PKZP.
W związku z tym, iż w księgach rachunkowych PKZP nie występują operacje generujące koszty i przychody oraz zyski i straty kształtujące wynik finansowy, to nie zachodzi konieczność sporządzania rachunku zysków i strat. Sprawozdanie finansowe PKZP ogranicza się zatem do bilansu sporządzanego w uproszczonej formie.
Roczne sprawozdanie finansowe sporządzone według zasad określonych przepisami ustawy o rachunkowości podpisuje zarząd oraz komisja rewizyjna, to znaczy wszyscy członkowie tych organów, po przeprowadzeniu wcześniej kontroli działalności PKZP (zob. § 45 ust. 1 rozporządzenia). Roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez walne zebranie członków PKZP (por. § 45 ust. 2 rozporządzenia). Do sprawozdania finansowego załącza się protokół kontroli komisji rewizyjnej.
Bilans PKZP sporządzony na dzień 31 grudnia 2014 r.
Pozycja | Wyszczególnienie | Stan na | |
31.12.2013 r. | 31.12.2014 r. | ||
A. Aktywa | |||
I. | Środki pieniężne | 55.000 zł | 40.700 zł |
a) środki pieniężne w kasie | 500 zł | 200 zł | |
b) środki pieniężne na rachunkach bankowych | 54.500 zł | 40.500 zł | |
– na rachunku funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego | 30.000 zł | 15.000 zł | |
– na rachunku funduszu rezerwowego | 10.000 zł | 10.500 zł | |
– na rachunku funduszu zapomogowego | 4.500 zł | 5.000 zł | |
– na rachunku lokat | 10.000 zł | 10.000 zł | |
II. | Należności | 70.000 zł | 85.000 zł |
a) udzielone pożyczki | 70.000 zł | 85.000 zł | |
b) inne należności | 0 zł | 0 zł | |
Razem aktywa | 125.000 zł | 125.700 zł | |
B. Pasywa | |||
I. | Fundusze specjalne | 125.000 zł | 125.700 zł |
1. | Fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy | 110.000 zł | 110.000 zł |
2. | Fundusz rezerwowy | 10.500 zł | 10.700 zł |
3. | Fundusz zapomogowy | 4.500 zł | 5.000 zł |
II. | Zobowiązania | 0 zł | 0 zł |
Razem pasywa | 125.000 zł | 125.700 zł |
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (Data i podpis osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych) |
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (Data i podpisy członków Komisji Rewizyjnej) |
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (Data i podpisy członków Zarządu PKZP) |
Przykład
Wniesienie wpisowego przez nowego członka PKZP
I. Założenia:
1. Pracownik przystąpił do PKZP i wpłacił gotówką do kasy wpisowe w wysokości: 50 zł.
2. Wpisowe w księgach rachunkowych PKZP ujęto na rachunku funduszu rezerwowego.
3. Rozrachunki z członkiem PKZP jednostka prowadzi na imiennym koncie analitycznym do konta 24-0 "Rozrachunki z członkami PKZP".
II. Dekretacja:
Opis operacji | Kwota | Konto | |
Wn | Ma | ||
1. KP – wpłata gotówkowa wpisowego przez nowego członka PKZP: | |||
a) ujęcie wpłaty na imiennym rachunku członka PKZP | 50 zł | 10 | 24-0 |
b) zaliczenie wpisowego na konto funduszu rezerwowego | 50 zł | 24-0 | 85-2 |
2. WB – wpłata wpisowego uiszczonego gotówką na rachunek bankowy funduszu rezerwowego | 50 zł | 13-2 | 10 |
III. Księgowania:
Przykład
Wkłady członkowskie w księgach rachunkowych PKZP
I. Założenia:
1. Członkowie PKZP wyrazili zgodę na potrącanie wkładu z wynagrodzenia za pracę, zasiłku chorobowego lub zasiłku wychowawczego. Z wynagrodzeń za październik potrącono wkłady członkowskie w kwocie: 1.350 zł i przelano na rachunek funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego.
2. Przyjęto do kasy PKZP wpłacone przez emerytów wkłady na rzecz PKZP w wysokości: 200 zł.
II. Dekretacja:
Opis operacji | Kwota | Konto | |
Wn | Ma | ||
1. WB – ujęcie na imiennym koncie członka PKZP wkładów potrąconych z wynagrodzenia, otrzymanych na rachunek z funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego | |
|
|
2. KP – ujęcie na imiennym koncie członka PKZP wkładów członkowskich wpłaconych przez emerytów do kasy PKZP | 200 zł | 10 | 24-0 |
3. PK – zaliczenie otrzymanych wkładów na fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy: | |||
a) wkłady potrącone z wynagrodzenia | 1.350 zł | 24-0 | 85-1 |
b) wkłady wpłacone gotówką | 200 zł | 24-0 | 85-1 |
4. WB – wpłata wkładów wniesionych gotówką na rachunek funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego | 200 zł | 13-1 | 10 |
III. Księgowania:
Przykład
Udzielenie pożyczki z PKZP i spłata pierwszej raty
I. Założenia:
1. Członkowi PKZP udzielono pożyczki w wysokości: 2.400 zł na rok. Spłata pożyczki odbywać się będzie miesięcznie poprzez potrącenie z wynagrodzenia, na które pracownik udzielił pisemnej zgody.
2. Kwotę pożyczki na rachunek funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego przelewa zakład pracy.
3. Miesięczna rata potrącanej pożyczki wynosi: 200 zł. Pierwszą ratę pożyczki potrącono w miesiącu następującym po miesiącu udzielenia pożyczki.
II. Dekretacja:
Opis operacji | Kwota | Konto | |
Wn | Ma | ||
1. WB – udzielenie członkowi PKZP pożyczki | |
|
|
2. WB – wpływ raty pożyczki na rachunek funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego | 200 zł | 13-1 | 24-0 |
III. Księgowania:
|