Jak ująć w księgach zakup wody, herbaty i kawy dla pracowników?
Koszt zakupu wody, herbaty i kawy dla pracowników ewidencjonuje się na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub/i odpowiednim koncie zespołu 5 (jeśli jednostka nie prowadzi ich ewidencji magazynowej). |
Na podstawie § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.) w związku z art. 23715 K.p. – pracodawca zobowiązany jest zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje (np. soki, wodę mineralną, kawę, herbatę), a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody, inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników.
Fakturę dokumentującą zakup wody, herbaty i kawy dla pracowników można ująć w księgach rachunkowych, zapisem:
a) wartość brutto faktury: |
– Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu", – Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami", |
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu: |
– Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie", – Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu", |
c) wartość artykułów w cenie zakupu (jeśli jednostka nie prowadzi ich ewidencji magazynowej): |
– Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub konto zespołu 5, – Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu". |
Warto przy okazji zaznaczyć, iż jeśli podatnik wykonuje działalność opodatkowaną, to ma prawo do odliczenia VAT z faktury dokumentującej zakup powyższych produktów. Jednocześnie wydanie pracownikom tych produktów nie podlega opodatkowaniu VAT. Trudno jest bowiem uznać, że zakupiona dla pracowników kawa, herbata czy woda, która spożywana jest przez nich w trakcie wykonywania obowiązków służbowych, jest zużyciem na ich cele osobiste. Cel osobisty realizowany byłby wówczas, gdyby pracownicy mogli otrzymywać takie artykuły spożywcze i dysponować nimi swobodnie poza miejscem wykonywania pracy. Jeżeli jednak pracodawca zapewnia tego rodzaju artykuły pracownikom w ramach wypełniania obowiązków nałożonych na niego przepisami Kodeksu pracy i przepisów wykonawczych, to spożycie tych artykułów nie stanowi zużycia na cele osobiste. Nie ma zatem w takiej sytuacji obowiązku wykazywania VAT należnego.
Co istotne, zakupione przez jednostkę artykuły, tj. woda, kawa i herbata, z których pracownicy korzystają podczas pracy, nie stanowią dla nich nieodpłatnego świadczenia, podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym, jako przychód ze stosunku pracy.
Przykład
I. Założenia:
1. Jednostka zakupiła dla pracowników wodę, herbatę i kawę. Faktura dokumentująca ten zakup opiewała na kwotę brutto: 98,40 zł (w tym VAT: 18,40 zł). Zakupione artykuły przekazano pracownikom bezpośrednio po zakupie.
2. Zgodnie z polityką rachunkowości jednostki, ewidencja kosztów prowadzona jest na kontach zespołu 4 i 5.
II. Dekretacja:
Opis operacji | Kwota | Konto | |
Wn | Ma | ||
1. FZ – zakup wody, herbaty i kawy: | |||
a) wartość brutto faktury | 98,40 zł | 30 | 21 |
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu | 18,40 zł | 22-1 | 30 |
c) wartość artykułów w cenie zakupu | 80,00 zł | 40-5 | 30 |
oraz równolegle | 80,00 zł | 55 | 49 |
2. WB – zapłata zobowiązania | 98,40 zł | 21 | 13-0 |
III. Księgowania:
|