Ewidencja księgowa wydatków na zapewnienie pracownikom obuwia roboczego

Stosownie do przepisów art. 237⁷ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.), dalej zwanej K.p., pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1) jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,

2) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Przewidywane okresy użytkowania oraz rodzaj odzieży i obuwia roboczego powinny być dostosowane do warunków pracy, rodzaju i poziomu zagrożeń występujących na danym stanowisku pracy, stopnia brudzenia i niszczenia odzieży i obuwia, a także wymagań higienicznych i sanitarnych.

Nie można dopuścić pracownika do pracy bez odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy (art. 237⁷ K.p.).

Odzież i obuwie robocze dostarczone pracownikom nieodpłatnie stanowią własność pracodawcy na podstawie art. 237⁸ § 2 K.p.

Rodzaje wymaganej odzieży i obuwia roboczego stosowane na określonych stanowiskach pracy, a także przewidywane okresy ich użytkowania, ustala samodzielnie pracodawca po konsultacji z pracownikami. Jeśli pracodawca jest zobowiązany do wydania regulaminu pracy, tj. gdy zatrudnia co najmniej 20 pracowników, kwestie wyposażenia pracowników w odzież roboczą i obuwie powinny zostać uregulowane w tym regulaminie.

Pracodawca może także ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237⁷ § 2 K.p.). Nie dotyczy to jednak stanowisk, na których wykonywane są prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi, promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi. Pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny (art. 237⁷ § 4 K.p.). Ekwiwalent należy wypłacać w terminach związanych z przewidywanymi okresami używalności odzieży i obuwia roboczego - przed ich upływem.

Dla każdego pracownika pracodawca powinien prowadzić kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia. Tak wynika z § 8 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 ze zm.).

Jak ująć w księgach rachunkowych wypłatę pracownikom ekwiwalentu za używanie własnego obuwia roboczego?

Wypłacany pracownikom ekwiwalent pieniężny za używanie własnego obuwia roboczego można ująć w ewidencji księgowej na kontach kosztów działalności operacyjnej jednostki, jako pozostałe koszty rodzajowe (konto 40-6) lub ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (konto 40-5) - w zależności od postanowień zawartych w zakładowym planie kont jednostki. Przy czym, jeśli ewidencja kosztów prowadzona jest na kontach zespołu 5, to ujmowany jest on według miejsc powstawania kosztu, a więc z podziałem według komórek organizacyjnych jednostki (miejsc pracy), w których otrzymujący go pracownicy świadczą pracę. Drugostronnie ekwiwalent ten księgowany jest na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Należny pracownikom ekwiwalent za używanie własnego obuwia roboczego można zaksięgować zapisem:

Natomiast samą wypłatę ekwiwalentu zarachowuje się zapisem:

Ekwiwalent pieniężny za używanie własnego obuwia roboczego wypłacany pracownikowi na podstawie przepisów bhp stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy, korzystający ze zwolnienia od podatku dochodowego na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), dalej zwanej updof. Jednocześnie ekwiwalent ten nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne - w myśl § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). W konsekwencji także nie stanowi on podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.

W regulaminie pracy firmy jest zapis, że obuwie robocze kupują sobie pracownicy we własnym zakresie, a firma zwraca im koszty tego zakupu. Faktura dokumentująca zakup obuwia roboczego wystawiona jest na pracodawcę. Jak udokumentować i jak ująć takie zdarzenie w księgach rachunkowych?

W związku z tym, że obowiązek dostarczenia pracownikom obuwia roboczego wynika z przepisów Kodeksu pracy, uzasadnia to zakwalifikowanie wydatków ponoszonych na zakup tego obuwia do innych świadczeń na rzecz pracowników, które ujmuje się na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia".

Przy czym, jeśli ewidencja kosztów działalności operacyjnej prowadzona jest również na kontach zespołu 5, świadczenie rzeczowe w postaci przekazania pracownikowi obuwia roboczego ujmowane jest ponadto według miejsc powstawania kosztu, a więc z podziałem według komórek organizacyjnych jednostki (miejsc pracy), w których pracownicy je otrzymujący świadczą pracę. Mogą to być przykładowo konta kosztów: 50 "Koszty działalności podstawowej - produkcyjnej", 52-1 "Koszty wydziałowe" lub 53 "Koszty działalności pomocniczej".

Warto przy tym zaznaczyć, iż w sytuacji gdy zakupu obuwia roboczego dokonał pracownik (nawet z własnych środków pieniężnych, które są mu następnie przez pracodawcę zwracane), ale faktura zostanie wystawiona na pracodawcę, oznacza to, że pracownik działał w imieniu i na rzecz pracodawcy. Dochodzi wówczas do wydania pracownikom świadczenia (tutaj: w postaci obuwia roboczego) zakupionego przez pracodawcę.

Jeśli za zakup obuwia roboczego pracownik zapłaci z własnych środków pieniężnych, a faktura dokumentująca ten zakup wystawiona będzie na pracodawcę, dokumentem pozwalającym na zaewidencjonowanie poniesionego wydatku w kosztach będzie ta faktura. W księgach rachunkowych ujmuje się ją wówczas na ogólnych zasadach, przy czym wartość brutto takiej faktury można zaksięgować:

1) w korespondencji z kontem 21 "Rozrachunki z dostawcami", co wymagać jednak będzie dalszego przeksięgowania wartości brutto (kwot zapłaconych przez pracownika) na konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" lub

2) bezpośrednio na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (z pominięciem księgowania na koncie 21).

Ponadto, w sytuacji gdy faktura za zakup obuwia roboczego jest wystawiona na pracodawcę (firmę finansującą ten zakup), pracodawcy przysługuje prawo do odliczenia z niej VAT na zasadach ogólnych.

Natomiast sam zwrot pracownikowi kwoty wydatkowanej z jego prywatnych środków księgowany jest zapisem:

Zwracamy uwagę, iż na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 updof, świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (tutaj: w postaci otrzymywanego od pracodawcy obuwia roboczego) korzystają ze zwolnienia w podatku dochodowym od osób fizycznych. Świadczenia te nie stanowią także podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Wynika to z postanowień § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

Wydanie pracownikowi ubrań roboczych (w tym obuwia) pozostaje poza zakresem ustawy o VAT, co oznacza, że nie jest to czynność podlegająca opodatkowaniu VAT.

Przykład

I. Założenia:

1. Z regulaminu pracy jednostki wynika, że obuwie robocze kupują sobie pracownicy we własnym zakresie, przy czym kwota wydatkowana przez pracownika na ten cel z jego prywatnych środków jest mu następnie zwracana.

2. Wartość obuwia roboczego zakupionego przez jednego z pracowników na podstawie przedstawionej faktury wystawionej na pracodawcę wynosi brutto: 55,35 zł (w tym VAT: 10,35 zł). Jednostka zwróciła pracownikowi poniesione wydatki, przelewając na jego konto kwotę: 55,35 zł.

3. Ewidencję kosztów działalności operacyjnej jednostka prowadzi wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: