Zakup zimnych napojów dla pracowników

Na podstawie art. 237¹⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.) oraz § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.), pracodawca ma obowiązek zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody, inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników.

Obowiązek zapewnienia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednich napojów, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych, wynika z treści art. 232 K.p. Rodzaje tych napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. nr 60, poz. 279). Na mocy przepisów tego rozporządzenia, pracodawca ma obowiązek zapewnić napoje pracownikom zatrudnionym:

1) w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25°C,

2) w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI) powyżej 1.000,

3) przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10°C lub powyżej 25°C,

4) przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1.500 kcal (6.280 kJ) u mężczyzn i 1.000 kcal (4.187 kJ) u kobiet,

5) na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28°C.

Pracodawca zapewnia pracownikom napoje w ilości zaspokajającej potrzeby pracowników, odpowiednio zimne lub gorące w zależności od warunków wykonywania pracy, a w przypadku określonym w pkt 1 - napoje wzbogacone w sole mineralne i witaminy. Napoje te powinny być udostępnione w ciągu całej zmiany roboczej.

Stanowiska pracy, na których przysługują napoje oraz szczegółowe zasady ich wydawania, ustala pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a w razie ich braku - po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników.

Co istotne - w myśl § 8 rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów - pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za napoje. Zatem obowiązek pracodawcy w zakresie przekazywania pracownikom napojów może być realizowany wyłącznie poprzez wydawanie ich w naturze.

Wartość napojów nieodpłatnie przekazywanych pracownikom (w naturze) korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych. Na podstawie bowiem art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), dalej zwanej updof, świadczenia rzeczowe przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw, są wolne od podatku dochodowego.

Ponadto wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Wynika to z treści § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). W konsekwencji wartość tych świadczeń nie stanowi również podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Wydanie pracownikom napojów w ramach wypełniania obowiązków nałożonych na pracodawcę przepisami Kodeksu pracy i przepisów wykonawczych nie podlega przy tym opodatkowaniu VAT. Nie ma zatem w takiej sytuacji obowiązku wykazywania VAT należnego.

Nabycie oraz przekazanie z magazynu napojów pracownikom można ująć w księgach rachunkowych w sposób przedstawiony na przykładzie liczbowym.

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka zatrudniająca pracowników na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28°C, zakupiła dla pracowników wodę mineralną i inne zimne napoje. Faktura dokumentująca zakup napojów opiewała na kwotę brutto: 1.107 zł (w tym VAT: 207 zł).

2. Napoje przyjmowane są do magazynu, a ich ewidencja prowadzona jest w cenach zakupu.

3. Pracownikom wydano z magazynu wodę i napoje o wartości: 340 zł.

4. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5. Świadczenia na rzecz pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28°C, stanowią koszty działalności podstawowej - produkcyjnej jednostki.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Zakup napojów może być także księgowany bezpośrednio w koszty, jeżeli jednostka nie prowadzi ich ewidencji magazynowej lub gdy nie trafią do magazynu, tylko bezpośrednio po zakupie są przekazywane pracownikom. W takiej sytuacji zakup napojów jednostka zaksięguje zapisem:

Ewidencję księgową zakupu i przekazania pracownikom wody mineralnej i innych zimnych napojów bezpośrednio z zakupu, w ramach obowiązków pracodawcy z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, przedstawiono na przykładzie liczbowym.

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka zapewnia pracownikom wykonującym pracę na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia powyżej 25°C wodę mineralną i inne zimne napoje. Do jednostki wpłynęła faktura dokumentująca zakup napojów na kwotę brutto: 369 zł (w tym VAT: 69 zł).

2. Napoje przekazywane są pracownikom bezpośrednio po zakupie, a koszty jednostka rozlicza wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: