Zwrot pracownikom kosztów zakupu okularów i szkieł kontaktowych

Stosownie do art. 207 § 1-2¹ Kodeksu pracy, pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Jest on zobowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Koszty działań podejmowanych przez pracodawcę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy w żaden sposób nie mogą obciążać pracowników.

W ramach powyższych obowiązków, na podstawie § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 58), pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Przy czym przez pracownika, w myśl ww. rozporządzenia, należy rozumieć każdą osobę zatrudnioną przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażystę, użytkującą w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Zwracamy przy tym uwagę na fakt, iż obowiązek zapewnienia pracownikom szkieł kontaktowych wynikający wprost z tego rozporządzenia został nałożony na pracodawcę na podstawie nowelizacji, która miała miejsce 17 listopada 2023 r.

Wskazane wyżej przepisy określają obowiązki pracodawcy w sposób ogólny, dlatego zasady ustalania prawa do zwrotu kosztów zakupu okularów lub szkieł kontaktowych oraz wysokości zwrotu pracodawca określa samodzielnie. Postanowienia w tym zakresie zamieszcza się w regulaminie, jeżeli w zakładzie pracy taki obowiązuje, albo w zarządzeniu pracodawcy. Zapisy z tym związane powinny zawierać informacje o grupie pracowników, którym pracodawca zapewnia okulary lub szkła kontaktowe, procedurze, jaka powinna zostać zachowana przy ubieganiu się o refundację, w tym ze wskazaniem dokumentów, jakie pracownik powinien dostarczyć oraz wypełnić, wysokości zwrotu oraz sposobu jego ustalania.

W praktyce wspomniana wyżej refundacja, czyli zwrot kosztów zakupu okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok odbywa się z reguły poprzez dokonanie przez pracownika (w porozumieniu z pracodawcą) zakupu zaleconych okularów lub szkieł kontaktowych i otrzymanie zwrotu poniesionych na ten cel wydatków udokumentowanych fakturą.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 updof, wartość okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok sfinansowanych przez pracodawcę stanowi u pracownika przychód ze stosunku pracy, który może korzystać ze zwolnienia od podatku. W myśl tego przepisu, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Zatem, aby wskazane zwolnienie podatkowe miało zastosowanie, przyznanie pracownikom świadczenia polegającego na zapewnieniu im okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok, musi spełniać łącznie wszystkie warunki określone w przepisach rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Jeśli warunki te są spełnione, to wartość świadczenia otrzymanego przez pracownika jest wolna od podatku dochodowego w pełnej wysokości, gdyż wysokość zwolnienia nie jest limitowana.

Powyższe zwolnienie ma zastosowanie również wtedy, gdy pracownik zwróci się z prośbą do pracodawcy o skierowanie go na badania przed upływem terminu badania okresowego wskazanego przez lekarza w związku z pogorszeniem się wzroku, a lekarz potwierdzi pogorszenie się wzroku i konieczność zapewnienia bądź wymiany dotychczasowych okularów (szkieł) korekcyjnych na inne. 

Taką opinię wyraził np. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 20 lutego 2025 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.935.2024.2.DJ.

Jeśli chodzi o składki ZUS, to generalnie uzyskany przez pracownika przychód ze stosunku pracy podlega oskładkowaniu. W niektórych jednak przypadkach może on zostać wyłączony z podstawy wymiaru składek. Ma to miejsce w odniesieniu do uzyskanych przez pracownika świadczeń w postaci zwrotu kosztów zakupu okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok na zasadach określonych w przepisach bhp. W myśl bowiem § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 316), podstawy wymiaru składek nie stanowi wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra. Oznacza to, że gdy obowiązek zapewnienia pracownikom - którzy użytkują w czasie pracy monitory ekranowe co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy - okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok wynika z badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, to zapewnienie ww. okularów lub szkieł kontaktowych, w tym m.in. poprzez zwrot kosztów ich zakupu, nie podlega oskładkowaniu.

Wyłączenie z oskładkowania ma również zastosowanie w sytuacji, gdy pracodawca refunduje pracownikom koszty zakupu okularów/szkieł, które wynikają z dodatkowych badań okulistycznych przeprowadzonych na wniosek pracownika. Stanowisko takie przedstawił Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie w interpretacji indywidualnej z 27 lipca 2023 r., nr DI/200000/43/715/2023.

Należy jednak zauważyć, że gdyby pracodawca zrefundował pracownikowi koszt zakupu okularów lub szkieł kontaktowych niezgodnie z przepisami bhp, np. bez odpowiedniego zaświadczenia wystawionego przez lekarza w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o konieczności stosowania tych okularów lub szkieł, to w takim przypadku wypłacona pracownikowi kwota podlegałaby zarówno opodatkowaniu, jak i oskładkowaniu.

W myśl art. 15 ust. 1 updop oraz art. 22 ust. 1 updof, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, za wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop lub art. 23 updof. Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, właściwie udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Wydatki związane z zapewnieniem przez pracodawcę okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok dla pracowników użytkujących w czasie pracy monitory ekranowe co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy zgodnie z przepisami bhp, uważa się za tzw. koszty pracownicze, które stanowią koszt uzyskania przychodu. Koszty te nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie ww. przepisów.

Generalnie podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT z tytułu nabycia towarów i usług w takim zakresie, w jakim te towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, przy uwzględnieniu ustawowych ograniczeń i wyłączeń. Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających m.in. z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Jednak w przypadku, gdy nabywcą okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych jest pracownik, a pracodawca zwraca mu koszty zakupu tych okularów lub szkieł, w całości lub w części, na podstawie faktury wystawionej na pracownika, to pracodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia VAT z takiej faktury. W opinii organów podatkowych podatnikowi nie przysługuje również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w sytuacji gdy faktura za okulary lub szkła kontaktowe wystawiona jest na pracodawcę. 

Do sytuacji takiej odniósł się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 5 maja 2017 r., nr 2461-IBPP2.4512.94.2017.2.AZE, w której czytamy:

"(...) Z samego faktu wystawienia faktury na pracodawcę nie można wywodzić prawa do odliczenia podatku wynikającego z tej faktury, jeżeli pracodawca ten nie nabywa faktycznie okularów (nie dochodzi do przeniesienia rozporządzania okularami jak właściciel pomiędzy zakładem optycznym a pracodawcą). (...) w sytuacji, gdy prawo do rozporządzania towarem jak właściciel przysługuje pracownikowi, pracodawca nie ma prawa do odliczenia podatku związanego z nabyciem okularów korekcyjnych, które są wykorzystywane przez jego pracowników również podczas wykonywania obowiązków służbowych. Bez znaczenia w tej sytuacji pozostaje kwestia, że to pracodawca, który realizuje obowiązek wynikający z odrębnych przepisów prawa, finansuje zakup okularów pracownikowi. Zatem Wnioskodawca nie może odliczyć podatku VAT naliczonego dotyczącego faktury za szkła korekcyjne (okulary, soczewki kontaktowe) dofinansowane pracownikowi (...)".

Wydatki ponoszone przez pracodawcę w celu zapewnienia pracownikom okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych do pracy przy komputerze należą do grupy wydatków ponoszonych w związku z zapewnieniem bezpiecznych warunków pracy. Poniesiony przez jednostkę (pracodawcę) wydatek powinien zostać zarachowany w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki podobnie jak inne świadczenia na rzecz pracowników wynikające z przepisów bhp. W ramach kont zespołu 4 wydatek ten można ująć na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia". Jeżeli jednostka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 5 lub zarówno na kontach zespołu 4, jak i zespołu 5, to koszt dofinansowania pracownikowi zakupu okularów lub szkieł kontaktowych ujmuje na koncie 55 "Koszty zarządu". Takiego zapisu jednostka dokona niezależnie od tego, czy faktura dokumentująca poniesiony wydatek zostanie wystawiona na pracownika, czy pracodawcę. Jeśli faktura zostanie wystawiona na pracownika, to dowodem księgowym będącym podstawą ujęcia kosztu w księgach rachunkowych może być np. decyzja pracodawcy zatwierdzająca refundację wydatków na zakup okularów lub szkieł kontaktowych wydana na podstawie wcześniej złożonego przez pracownika wniosku w tej sprawie, do którego pracownik załączył kserokopię faktury za zakup okularów lub szkieł.

Co do zasady pracodawca pokrywa koszty zakupu okularów lub szkieł kontaktowych dla pracownika do wysokości limitu określonego w wewnętrznych przepisach jednostki (pracodawcy). Pozostała część wydatku obciąża pracownika. Zatem, jeśli faktura (wystawiona na pracodawcę lub pracownika) przedstawia większą wartość niż określony limit, to księgowaniu podlega wydatek wyłącznie w tej części, która jest finansowana przez jednostkę (pracodawcę).

Przykład

Kwota wynikająca z faktury za okulary korekcyjne dla pracownika mieści się w limicie określonym przez pracodawcę

I. Założenia:

1. Zgodnie z regulaminem pracy spółki z o.o., pracownikowi przysługuje zwrot kosztów zakupionych okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych do wysokości: 1.500 zł.
2. Po przeprowadzonych badaniach okresowych pracownik przedstawił zaświadczenie od lekarza medycyny pracy potwierdzające konieczność noszenia okularów korygujących wzrok podczas pracy przy komputerze. Pracownik przedłożył również fakturę za okulary wystawioną na pracodawcę (spółkę z o.o.), której wartość brutto wynosiła: 900 zł. Spółka dokonała zwrotu wydatku na rachunek bankowy pracownika w pełnej wysokości, tj. 900 zł.
3. Zgodnie z polityką rachunkowości spółki, ewidencję kosztów podstawowej działalności operacyjnej prowadzi się na kontach zespołu 4 i 5.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Przykład

Kwota wynikająca z faktury za okulary korekcyjne dla pracownika przekracza limit określony przez pracodawcę

I. Założenia:

1. Zgodnie z wewnętrznym zarządzeniem spółki, pracownikowi zwracane są koszty zakupu okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok do wysokości: 1.000 zł, nie częściej niż raz na dwa lata.
2. Pracownik, który posiada zaświadczenie wystawione przez lekarza medycy pracy potwierdzające konieczność noszenia okularów podczas pracy przy komputerze, przedstawił fakturę dotyczącą zakupu okularów korekcyjnych, wystawioną na spółkę, której wartość brutto wynosiła: 1.800 zł.
3. Spółka zwróciła pracownikowi kwotę: 1.000 zł przelewem bankowym oraz tę samą kwotę ujęła w ciężar kosztów.
4. Zgodnie z polityką rachunkowości spółki, ewidencję kosztów podstawowej działalności operacyjnej prowadzi się na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: