Grupowe ubezpieczenie pracownicze finansowane przez pracodawcę

Każdy z naszych pracowników, jako składnik wynagrodzenia, ma wyszczególnioną składkę na ubezpieczenie grupowe finansowane przez pracodawcę. Jak powinno wyglądać księgowanie zapłaty tych składek?

Ewidencja księgowa składek na ubezpieczenie grupowe pracowników w przypadku finansowania ich przez pracodawcę zależeć będzie od tego czy są one opłacane jednorazowo, np. za cały rok z góry, czy też płacone są co miesiąc.

W przypadku gdy składka na ubezpieczenie grupowe pracowników zostanie zapłacona jednorazowo (z góry), to jej koszt wskazane jest rozliczać w czasie, zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Jednostki zobowiązane są bowiem dokonywać czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli poniesione w danym okresie koszty dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych.

W jednostkach prowadzących ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5 wynikający z umowy (polisy) koszt ubezpieczenia ujmuje się najpierw (w pełnej kwocie) w kosztach podstawowej działalności operacyjnej, zapisem:
 

Następnie przenosi się koszty do rozliczenia w czasie na konto przeznaczone do ewidencji czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, zapisem:
 

Miesięczny odpis kosztów ubezpieczenia grupowego w części dotyczącej bieżącego miesiąca ujmuje się zapisem: Wn konto zespołu 5, Ma konto 64-0.

Jeżeli kwota opłaconej z góry składki na ubezpieczenie grupowe pracowników nie stanowi kwoty istotnej, to jednostka może odnieść ją - stosując uproszczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości - w ciężar kosztów bilansowych jednorazowo, w dacie zawarcia polisy ubezpieczeniowej.

W przypadku natomiast, gdy składki na ubezpieczenie grupowe pracowników będą płacone co miesiąc, kwota tych składek odnoszona będzie w koszty z chwilą zapłaty. Zarachowanie w ciężar kosztów kwoty opłaconej składki odbywać się wówczas będzie zapisem:
 

Opłacanie przez pracodawcę składek na ubezpieczenie grupowe pracowników wiązać się ponadto może z obowiązkiem zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych i składek ZUS.

Powstanie obowiązku w zakresie podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne jest ściśle związane z tym, czy uprawnionym do otrzymania świadczenia z umowy ubezpieczenia jest pracownik, czy pracodawca. Gdy uprawnionym do otrzymania świadczenia ubezpieczeniowego jest pracownik, to składki na ubezpieczenie grupowe pracownika zapłacone przez pracodawcę stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Przychód ten powstaje w dacie zapłaty składki ubezpieczeniowej, a pracodawca ma obowiązek doliczyć go do wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w danym miesiącu i od łącznej kwoty obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy zgodnie z zasadami określonymi w art. 32 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), dalej zwanej updof. Kwota składek zapłaconych przez zakład pracy wchodzi też również do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.

Z kolei, jeśli uprawnionym do otrzymania świadczeń wynikających z zawartej umowy ubezpieczenia jest pracodawca, to opłacane przez zakład pracy składki na ubezpieczenie grupowe nie będą stanowiły dla pracownika przychodu ze stosunku pracy i w konsekwencji nie będą podlegały opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Nie będą także wliczane do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Kwotę ewentualnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki ZUS księguje się razem z wynagrodzeniem na podstawie listy płac. Odbywa się to zapisem:
 

Ewidencję księgową sfinansowanych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie grupowe pracowników (podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz oskładkowaniu) przedstawia poniższy przykład liczbowy.

I. Założenia:

1. Za każdego z pracowników jednostka opłaca składkę na ubezpieczenie grupowe. Składki opłacane są miesięcznie.

2. Wartość opłaconych w kwietniu składek (w wysokości: 1.000 zł) jednostka doliczyła do wynagrodzenia wypłaconego pracownikom w tym miesiącu, obliczyła i odprowadziła zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki ZUS. Miesięczna składka ubezpieczeniowa przypadająca na jednego pracownika wynosi: 40 zł.

3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów tylko w układzie rodzajowym.

4. Naliczenie składek oraz zaliczki na podatek przedstawiono w tabeli na przykładzie wynagrodzenia jednego pracownika "X":

II. Dekretacja:
 

III. Księgowania: