Rozliczenie dotacji podmiotowej w księgach instytucji kultury

Organizator przeprowadził w naszej instytucji kultury kontrolę rozliczenia dotacji podmiotowej, przyznanej nam w ubiegłym roku. W zaleceniu pokontrolnym wskazano, iż "w celu uproszczenia rozliczenia dotacji podmiotowej przyjęty sposób należy usprawnić tak, aby powiązał dane zawarte w rozliczeniu dotacji składanym organizatorowi z danymi kont, na których księgowany jest wydatek, poprzez wprowadzenie analityki do konta syntetycznego 130 »Rachunek bankowy« lub poprzez wprowadzenie konta pozabilansowego, które będzie służyło do księgowania wykorzystania dotacji". Które z rozwiązań zawartych w zaleceniach powinniśmy zastosować i jak je wprowadzić do ksiąg?

Zasady działania i tworzenia instytucji kultury zostały uregulowane przepisami ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2020 r. poz. 194). Z treści art. 28 ust. 2 tej ustawy wynika, że przychodami instytucji kultury są przychody z prowadzonej działalności, w tym ze sprzedaży składników majątku ruchomego, przychody z najmu i dzierżawy składników majątkowych, dotacje podmiotowe i celowe z budżetu państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, środki otrzymane od osób fizycznych i prawnych oraz z innych źródeł. Z kolei z art. 28 ust. 3 pkt 1 ww. ustawy wynika, iż organizator może przekazać instytucji kultury środki finansowe w formie dotacji podmiotowej na dofinansowanie działalności bieżącej w zakresie realizowanych zadań statutowych, w tym na utrzymanie i remonty obiektów.

Co istotne - w myśl art. 126 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1634 ze zm.) - dotacje to podlegające szczególnym zasadom rozliczania środki z budżetu państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego oraz z państwowych funduszy celowych przeznaczone na finansowanie lub dofinansowanie realizacji zadań publicznych.

Zarówno przepisy ustawy o finansach publicznych, jak i ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej nie wprowadzają wymogu ustalenia dotacji podmiotowej dla instytucji kultury w drodze odrębnego aktu prawnego, np. zarządzenia właściwego organu. Dotacja udzielana instytucji kultury jest wydatkiem budżetu ujętym w planie wydatków, ustalonym przez właściwy organ (np. ministra w odniesieniu do państwowych instytucji kultury lub organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego w odniesieniu do samorządowych instytucji kultury).

W odróżnieniu od dotacji celowych, przekazanie dotacji podmiotowej nie obliguje organu (ministra lub organu wykonawczego jednostki samorządu terytorialnego) do zawarcia umowy. Niemniej jednak organ ten jest obowiązany do sprawowania ogólnego nadzoru nad realizacją, określonych ustawą budżetową lub uchwałą budżetową dochodów i wydatków, przychodów i rozchodów odpowiedniego budżetu (państwa lub jednostki samorządu terytorialnego). W ramach tego nadzoru wskazanym jest, w naszej opinii, aby organ ten ustalił zasady przekazywania i rozliczania dotacji z odpowiednich budżetów, mając na uwadze przepisy art. 126 w powiązaniu z art. 68 i 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych odnoszące się do zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej. Co do zasady organ ten jest jednocześnie organizatorem instytucji kultury. Może on opracować, np. w formie odpowiedniego zarządzenia, zasady przyznawania, przekazywania i rozliczania dotacji podmiotowej z budżetu (państwa lub jednostki samorządu terytorialnego) dla powołanych instytucji kultury (odpowiednio: państwowych lub samorządowych).

Przykładowe zarządzanie dotyczące rozliczenia dotacji przez samorządową instytucję kultury może mieć następującą treść:

Wzór rozliczenia dotacji podmiotowej to zazwyczaj tabela zawierająca kolumny dotyczące konieczności wskazania m.in.: wyszczególnienie pozycji (np. zużycie materiałów i energii, wynagrodzenia osobowe), plan wydatków sfinansowanych dotacją, wykonanie wydatków sfinansowanych dotacją.

Z informacji zawartych w pytaniu wnioskujemy, że instytucja kultury przekazała organizatorowi szczegółowe rozliczenie dotacji podmiotowej (np. w postaci zestawienia danych według wzoru opisanego wyżej). Podczas kontroli rozliczenia tej dotacji przeprowadzonej przez przedstawicieli organizatora zalecono, aby w celu uproszczenia rozliczenia dotacji jednostka powiązała dane zawarte w tym rozliczeniu z zapisami na kontach, na których księgowany jest wydatek, poprzez wprowadzenie analityki do konta syntetycznego 130 "Rachunek bankowy" lub poprzez wprowadzenia konta pozabilansowego, które będzie służyło do księgowania wykorzystania dotacji. W naszej ocenie każde z zaproponowanych rozwiązań, tj. wprowadzenie konta pomocniczego (analitycznego) do konta 130 lub wprowadzenie konta pozabilansowego, może zostać przyjęte do stosowania. Wybór najbardziej odpowiedniego i adekwatnego rozwiązania należy do kierownika jednostki (w tym przypadku kierownika instytucji kultury). Jak wiadomo bowiem każda jednostka, w tym instytucja kultury, powinna posiadać - stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości - dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią do stosowania zasady (politykę) rachunkowości obejmującą w szczególności sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Zaznaczyć przy tym należy, że konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej (art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

W przypadku wprowadzenia konta pomocniczego (analitycznego) do konta syntetycznego 130 "Rachunek bankowy" jednostka powinna określić jakie operacje będą na nim ujmowane, np. poprzez wskazanie, że: służy ono do ewidencji rozliczania dotacji podmiotowej otrzymanej od organizatora, na stronie Wn tego konta ujmuje się wartość środków pieniężnych otrzymanych w formie dotacji podmiotowej od organizatora, a na stronie Ma tego konta ujmuje się wartość środków pieniężnych wykorzystanych na realizację zadań statutowych (np. na wypłatę wynagrodzeń, czy też zakup niezbędnych materiałów lub usług), a także wartość niewykorzystanych środków pieniężnych z dotacji podmiotowej zwróconych do organizatora.

Analogiczny lub podobny do zaproponowanego wyżej sposób ewidencji operacji rozliczenia dotacji podmiotowej można zastosować również wprowadzając do zakładowego planu kont konto pozabilansowe.