Ujęcie w księgach SP ZOZ wpłat gotówkowych za usługi medyczne świadczone na rzecz osób fizycznych

Jesteśmy samodzielnym publicznym zakładem opieki zdrowotnej świadczącym usługi medyczne, także odpłatnie. Osoby fizyczne, które dokonują wpłaty gotówkowej za usługę medyczną, otrzymują paragon fiskalny. Czy możemy prowadzić obrót gotówkowy i rozliczać wpłaty na konto bankowe za usługi medyczne przez rozrachunki, rezygnując z prowadzenia konta "Kasa"? Jak ująć w księgach wpłatę gotówki za ww. usługi na rachunek bankowy z pominięciem konta "Kasa" oraz z wykorzystaniem tego konta?

SP ZOZ - jako jednostki zaliczane do sektora finansów publicznych - zobowiązane są do prowadzenia rachunkowości zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, z uwzględnieniem zasad określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305 ze zm.) i ustawie z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz. U. z 2022 r. poz. 633 ze zm.).

Ustawa o rachunkowości ma ogólny charakter i nie reguluje sposobu organizacji obrotu gotówkowego w jednostkach oraz nie zawiera szczegółowych wymagań w zakresie ewidencji operacji gotówkowych w księgach rachunkowych. W świetle art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jednostki powinny prowadzić księgi rachunkowe rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. W odniesieniu do operacji gotówkowych ustawa o rachunkowości wskazuje wyłącznie na obowiązek:

1) prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla operacji gotówkowych (por. art. 17 ust. 1 pkt 7),

2) ujęcia wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi obraz obrotu detalicznego i gastronomii w tym samym dniu, w którym zostały dokonane (por. art. 24 ust. 5 pkt 3),

3) przeprowadzenia inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie w drodze spisu ich ilości z natury na ostatni dzień każdego roku obrotowego (por. art. 26 ust. 1 pkt 1).

Z powyższego wynika, iż ustawa o rachunkowości nie nakłada obowiązku prowadzenia konta "Kasa" lub rezygnacji z jego prowadzenia. Decyzja w sprawie organizacji obrotu gotówkowego należy do kierownika jednostki, który w zakładowym planie kont - stanowiącym integralną część dokumentacji opisującej przyjęte do stosowania zasady (politykę) rachunkowości (art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości) - wskazuje na obowiązek prowadzenia konta "Kasa", sposób prowadzenia ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontem "Kasa" oraz organizację dokumentacji obrotu gotówkowego albo też wskazuje, że konto "Kasa" nie będzie w jednostce stosowane, określając przy tym zasady ewidencji operacji gotówkowych w tym przypadku (np. z wykorzystaniem kont rozrachunkowych).

Sposób organizacji obrotu środkami pieniężnymi nie jest uzależniony od formy prawnej prowadzonej działalności, lecz wynika ewentualnie ze specyfiki prowadzenia przez daną jednostkę określonego rodzaju działalności. W sytuacji gdy kierownik jednostki podejmie decyzję o niestosowaniu konta "Kasa", do ewidencji operacji gotówkowych można wykorzystać konto rozrachunkowe, np. konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" lub 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Operacje gotówkowe - upoważniony pracownik). Zasady ujmowania operacji gotówkowych na koncie rozrachunkowym powinny zostać ustalone przez kierownika jednostki i opisane w przyjętych do stosowania zasadach (polityce) rachunkowości.

W opisanej w pytaniu sytuacji w przypadku niestosowania konta "Kasa" występować będą operacje na koncie rozrachunkowym dotyczącym osoby uprawnionej do przyjmowania płatności za wykonane usługi medyczne oraz dokonywania wpłat do banku.

Podkreślenia wymaga, że decyzja o niestosowaniu konta "Kasa" nie zwalnia jednostki z obowiązku zapewnienia prowadzenia ksiąg rachunkowych na bieżąco, czyli ujmowania w tych księgach wpłat i wypłat gotówką w tym samym dniu, w którym zostały dokonane, na podstawie odpowiednich dowodów księgowych spełniających wymagania ustawy o rachunkowości, w tym w szczególności art. 21.

W sytuacji natomiast, gdy jednostka podejmie decyzję o prowadzeniu kasy i stosowaniu do operacji gotówkowych konta "Kasa" ewidencja wpłat środków pieniężnych do kasy oraz ich przekazania do banku powinna przebiegać według ogólnych zasad przyjętych w polityce rachunkowości jednostki.