Zakup telefonu komórkowego na raty w księgach jednostki oświatowej

Dyrektor zamierza kupić aparat telefoniczny (komórkowy) od operatora świadczącego szkole usługi telekomunikacyjne. Operator oferuje zakup aparatu wyłącznie w formie sprzedaży ratalnej. Czy szkoła, jako jednostka budżetowa, może dokonywać zakupów na raty? Jak ująć w księgach powyższe zdarzenia?

Jak wynika z art. 254 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.), dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Dodatkowo trzeba mieć na uwadze art. 44 ust. 1 pkt 3 ww. ustawy wskazujący, że wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych. Ponadto art. 52 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy stanowi wprost, że ujęte w budżetach jednostek samorządu terytorialnego i planach finansowych jednostek budżetowych wydatki oraz łączne rozchody stanowią nieprzekraczalny limit. Powyższe przepisy wyraźnie więc wskazują, że jednostce wolno dysponować tylko tymi środkami, które zostały ujęte w planie finansowym, oraz że nie może ona dokonywać wydatków wyższych niż wynika to z ustalonych w planie limitów.

Odnosząc się natomiast do zasad ewidencji operacji związanej z zakupem telefonu komórkowego na raty należy w pierwszej kolejności wskazać, że forma rozliczeń między dostawcą i odbiorcą nie ma żadnego wpływu na sposób ujęcia tego telefonu w ewidencji księgowej. Będzie miała natomiast wpływ na stan rozrachunków między dostawcą a odbiorcą. Przez okres spłaty określony w umowie na koncie rozrachunkowym z dostawcą usług telekomunikacyjnych pozostawać będzie nierozliczone saldo zobowiązania, które będzie malało w miarę spłaty rat.

Jednostki budżetowe - w tym szkoły - zobligowane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości, z uwzględnieniem przepisów szczególnych zawartych w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 1911 ze zm.), zwanym dalej rozporządzeniem w sprawie rachunkowości budżetowej. W zakresie kwalifikacji składników majątkowych do środków trwałych stosują zatem regulacje określone w § 2 pkt 5 tego rozporządzenia. Wynika z nich, że przez środki trwałe rozumie się środki, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, w tym środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, otrzymane w zarząd lub użytkowanie i przeznaczone na potrzeby jednostki. W myśl zaś art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, za środki trwałe przyjmuje się rzeczowe aktywa trwałe o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. W jednostce budżetowej do ewidencji podstawowych środków trwałych (umarzanych w czasie) służy konto 011 "Środki trwałe", a dokonywane od nich odpisy amortyzacyjne obciążają konto 400 "Amortyzacja". Przy czym nabyte przez jednostkę składniki majątkowe spełniające warunki dla uznania ich za środki trwałe o wartość początkowej nieprzekraczającej wielkości ustalonej w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości w momencie oddania do używania, mogą być umarzane jednorazowo w miesiącu przyjęcia do używania (por. § 7 ust. 2 pkt 6 rozporządzenia w sprawie rachunkowości budżetowej). Są one wówczas ewidencjonowane na koncie 013 "Pozostałe środki trwałe", a ich jednorazowe umorzenie obciąża konto 401 "Zużycie materiałów i energii".

Przypomnieć przy tym należy, iż środki trwałe nabyte przez jednostkę wprowadza się do ksiąg rachunkowych w wartości początkowej stanowiącej cenę nabycia. Za cenę nabycia uważa się cenę zakupu środka trwałego obejmującą kwotę należną sprzedającemu, bez podlegającego odliczeniu podatku od towarów i usług, powiększoną o koszty bezpośrednio związane z zakupem (w tym opłaty notarialne), a obniżoną o rabaty, opusty i inne podobne zmniejszenia i odzyski (por. art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Jednostka może ponadto - na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości - skorzystać z uproszczenia polegającego na tym, że składniki majątku posiadające cechy środków trwałych, ale nieprzekraczające określonej wartości początkowej, traktowane są jak materiały. Składniki te nie są wówczas ujmowane w ewidencji środków trwałych, tylko odnoszone bezpośrednio w koszty zużycia materiałów w miesiącu oddania ich do używania. W takim przypadku, dla potrzeb kontroli, wskazane jest objąć je jednak ewidencją ilościową (pozabilansową).

Warto także pamiętać, iż dokonując zakupu na raty, w sprawozdaniu Rb-Z wskazane jest wykazać wynikające z danej transakcji zobowiązanie - bez względu na liczbę tych rat - jako "kredyty i pożyczki".

Przykład

Zakupiony na raty telefon odniesiono bezpośrednio w ciężar kosztów

I. Założenia:

Szkoła działająca w formie jednostki budżetowej zakupiła na raty telefon komórkowy. Płatność za telefon została rozłożona na 12 równych rat. Telefon oddano do używania w momencie zakupu. Jednostka otrzymała fakturę za telefon w kwocie brutto: 744 zł i uregulowała pierwszą ratę w kwocie: 62 zł. Zgodnie z polityką rachunkowości jednostki, składniki majątku mające cechy środków trwałych, ale o wartości początkowej niższej niż: 800 zł są bezpośrednio po zakupie odpisywane w koszty zużycia materiałów. Jednostka nie stosuje konta 300 "Rozliczenie zakupu".

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Przykład

Zakupiony na raty telefon zaliczono do pozostałych środków trwałych

I. Założenia:

Jednostka oświatowa zakupiła na raty telefon komórkowy. Płatność za telefon została rozłożona na 12 równych rat. Telefon oddano do używania w momencie zakupu. Jednostka otrzymała fakturę za telefon w kwocie brutto: 1.476 zł i uregulowała pierwszą ratę w kwocie: 123 zł. Zgodnie z polityką rachunkowości jednostki, składniki majątkowe mające cechy środków trwałych o wartości wyższej niż: 800 zł, ale niższej niż: 10.000 zł, zalicza się do pozostałych środków trwałych umarzanych jednorazowo w miesiącu oddania do używania.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: