Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Rachunkowość budżetowa  »   Czy stosuje się pieczątki imienne, gdy podpisy złożone ...
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Czy stosuje się pieczątki imienne, gdy podpisy złożone na dokumentach księgowych są nieczytelne?

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 22 (478) z dnia 20.11.2018

Jesteśmy Centrum Usług Wspólnych - jednostką obsługującą (od strony księgowej) samorządowe jednostki budżetowe i instytucje kultury. Na dokumentach księgowych składane są m.in. podpisy potwierdzające dokonanie kontroli merytorycznej, rachunkowej oraz wstępnej przez głównego księgowego. Posiadamy wykaz wzorów podpisów, na podstawie którego można stwierdzić kto złożył podpis. Czy w sytuacji, gdy złożone podpisy są nieczytelne, należy używać dodatkowo pieczątki imiennej?

W przypadku gdy podpisy złożone na dokumencie księgowym są nieczytelne, ale - na podstawie wykazu wzorów podpisów osób upoważnionych do sprawdzania i zatwierdzania dokumentów księgowych - można bez problemu zidentyfikować osoby dokonujące kontroli tego dokumentu, nie ma - naszym zdaniem - obowiązku stosowania dodatkowo pieczątki imiennej.

Z przepisów art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości wynika, iż każdy dokument księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach, a także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Oznacza to, że każdy dokument księgowy powinien zostać skontrolowany przez upoważnionych pracowników jednostki. Kontrola ta obejmuje trzy aspekty: merytoryczny, formalny i rachunkowy. W praktyce przyjęło się, że jest ona dokonywana przez różnych pracowników, tzn. kontrola pod względem merytorycznym - przez pracowników komórki odpowiedzialnej za realizację zadania, a kontrola pod względem formalnym i rachunkowym - przez pracowników komórki (działu) księgowości. Dowodem dokonania przez upoważnionych pracowników kontroli w przedstawionym zakresie jest ich podpis składany na dokumencie księgowym.

Więcej przeczytasz w Już wkrótce uruchomimy nowy
Serwis Budżetowy z niezwykle bogatą bazą
artykułów dla sfery budżetowej

Sprawdzony przez poszczególnych pracowników dokument jest następnie przekazywany do głównego księgowego jednostki. Do niego bowiem należy ostateczna weryfikacja dokumentów księgowych (ocena ich prawidłowości) przed zatwierdzeniem realizacji operacji gospodarczych przez kierownika jednostki (lub inną upoważnioną przez niego osobę).

Należy pamiętać, iż jednostki sektora finansów publicznych powinny uwzględnić przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm.), które określają szczegółowe zasady i tryb przeprowadzania i dokumentowania kontroli wstępnej dowodów księgowych w odniesieniu do kontroli sprawowanej przez głównego księgowego. W świetle art. 54 ust. 1 pkt 3 i ust. 3 ustawy o finansach publicznych, główny księgowy powinien dokonywać wstępnej kontroli:

  • zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
     
  • kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Dowodem dokonania tej kontroli jest jego podpis złożony na dokumentach (obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo).

Podpisy składane na dokumentach księgowych, potwierdzające fakt przeprowadzenia kontroli tego dowodu, powinny umożliwiać pewne zidentyfikowanie osoby, która tej kontroli dokonała. W praktyce stosuje się:

  • podpisy skrócone (parafki),
     
  • podpisy pełne (z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego),
     
  • podpisy na pieczęciach imiennych (parafka na pieczęci zawierającej imię, nazwisko i stanowisko służbowe).

Wyboru jednej z powyższych opcji powinien dokonać kierownik jednostki i odpowiednie postanowienia zawrzeć w dokumentacji wewnętrznej jednostki, regulującej przyjęte procedury kontroli zarządczej (np. w instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych). Niezależnie od przyjętej zasady podpis złożony na dokumencie księgowym na dowód jego skontrolowania powinien być zgodny ze wzorem podpisu złożonym w wykazie (karcie) wzorów podpisów osób upoważnionych do sprawdzania i zatwierdzania dokumentów księgowych.

Rachunkowość budżetowa - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.