Jesteśmy biblioteką publiczną (instytucją kultury), która przeprowadza skontrum materiałów bibliotecznych raz na 5 lat, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych. Czy w tej sytuacji musimy przeprowadzać też inwentaryzację zbiorów zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości? Jak często przeprowadzać taką inwentaryzację?
Skontrum materiałów bibliotecznych, o którym mowa w rozporządzeniu w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych, nie jest tożsame z inwentaryzacją przeprowadzaną zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Oznacza to, iż - obok skontrum - biblioteka powinna też przeprowadzać inwentaryzację zbiorów bibliotecznych dla celów bilansowych, przy zachowaniu terminu i częstotliwości wynikających z art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości, tzn. raz w ciągu 4 lat. |
Sposób ewidencji oraz inwentaryzacji materiałów bibliotecznych w bibliotekach wchodzących w skład ogólnokrajowej sieci bibliotecznej określa rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. nr 205, poz. 1283). W myśl tego rozporządzenia skontrum (inwentaryzacja) materiałów bibliotecznych polega na porównaniu zapisów inwentarzowych ze stanem faktycznym oraz stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami ewidencyjnymi a stanem faktycznym zbiorów oraz ustaleniu ewentualnych braków. Podstawą przeprowadzenia skontrum mogą być zapisy inwentarzowe z ksiąg inwentarzowych (w których prowadzi się szczegółową ewidencję wpływów materiałów bibliotecznych), komputerowych baz danych, katalogów topograficznych i innej dokumentacji, a dla materiałów wypożyczonych poza bibliotekę - karty książki, karty czytelników, rewersy.
Skontrum materiałów bibliotecznych, do których czytelnicy mają wolny dostęp, przeprowadza się co najmniej raz na 5 lat. W bibliotekach o innym systemie udostępniania niż określony powyżej i w których zbiory nie przekraczają 100 tysięcy jednostek ewidencyjnych, skontrum powinno być przeprowadzone co najmniej raz na 10 lat. Natomiast w bibliotekach, w których zbiory przekraczają 100 tysięcy jednostek ewidencyjnych, kontrolę materiałów bibliotecznych prowadzi się w sposób ciągły. Skontrum przeprowadza komisja skontrowa, która sporządza protokół zawierający wnioski w sprawie nieodnalezionych materiałów wraz z uzasadnieniem oraz określeniem ich wartości.
Przeprowadzanego w bibliotekach wchodzących w skład ogólnokrajowej sieci bibliotecznej skontrum materiałów bibliotecznych nie można zatem uznać za inwentaryzację w rozumieniu ustawy o rachunkowości. W myśl bowiem przepisów art. 26 ust. 1 tej ustawy, księgozbiory objęte ewidencją księgową, mające cechy środków trwałych, inwentaryzuje się - co do zasady - na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Jednak w związku z tym, że z reguły znajdują się one na terenie strzeżonym, można przeprowadzać ich inwentaryzację raz w ciągu 4 lat (art. 26 ust. 3 pkt 3 ww. ustawy).
Ustawa o rachunkowości wskazuje ponadto, iż inwentaryzację środków trwałych (w tym zbiorów bibliotecznych) przeprowadza się drogą spisu z natury, wycenia się spisane ilości, porównuje wartość z danymi z ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnia i rozlicza ewentualne różnice. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Co ważne, nie ma przeszkód, aby odpowiednio udokumentowane skontrum wykorzystać w inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych wymaganej ustawą o rachunkowości. W tym celu powinno ono być przeprowadzone na arkuszach spisowych. Ponadto, oprócz przeprowadzenia spisu z natury, należy wycenić spisane ilości, porównać ich wartość z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnić i rozliczyć ewentualne różnice (zarówno nadwyżki, jak i niedobory) w księgach rachunkowych roku, którego inwentaryzacja dotyczy.
Należy jednak pamiętać, iż skontrum przeprowadza się co najmniej raz na 5 lat lub 10 lat, natomiast inwentaryzację środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym należy - dla celów bilansowych - przeprowadzać raz w ciągu 4 lat.
|