Ewidencja roszczeń spornych w księgach jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych

Pod datą skierowania roszczenia na drogę postępowania sądowego, kwotę tego roszczenia wskazane jest przenieść z konta rozrachunkowego dłużnika (np. z konta 201, 221, 234) na konto 240, zapisem:

Zwracamy przy tym uwagę, iż na koncie 240 nie księguje się wydatków związanych z dochodzeniem należności na drodze sądowej. Zalicza się je do pozostałych kosztów operacyjnych (konto 761) w momencie ich poniesienia. Z kolei zwrot tych wydatków przez dłużnika, jeśli nastąpi, księguje się jako pozostałe przychody operacyjne (konto 760). Są to bowiem koszty i przychody związane pośrednio z działalnością gospodarczą jednostki (zob. art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości).

Należy także pamiętać, iż przepisy § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289) stanowią, iż wartość należności - z pewnymi zastrzeżeniami - aktualizuje się zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Jeśli jednak jednostka uzna, że sytuacja finansowa dłużnika jest dobra, a sprawa jest w sądzie by przyspieszyć otrzymanie zapłaty i istnieje pewność odzyskania takiej należności w pełnej kwocie, to jednostka nie musi takiego odpisu tworzyć.

Odpisy aktualizujące wartość należności zalicza się przy tym - w świetle art. 35b ust. 2 ustawy o rachunkowości - odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych, zależnie od rodzaju należności, której dotyczy odpis aktualizujący. Utworzenie takiego odpisu powinno zostać wprowadzone do ksiąg jednostki lub zakładu budżetowego, zapisem:

Z kolei dalszy sposób rozliczenia roszczeń spornych (zaewidencjonowanych na koncie 240) zależeć będzie od wyników postępowania sądowego.

W momencie orzeczenia przez sąd nakazu zapłaty kwotę należności głównej objętą pozwem zalicza się ponownie - pod datą uprawomocnienia nakazu - do należności bezspornych i przeksięgowuje z konta 240 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Roszczenia sporne) na konto rozrachunkowe dłużnika.

Kwotę orzeczonych do zapłaty przez dłużnika odsetek i kosztów sądowych zarachowuje się na zwiększenie należności głównej, księgując je drugostronnie odpowiednio na koncie 750 "Przychody finansowe" i 760 "Pozostałe przychody operacyjne". W sytuacji gdy odzyskanie zasądzonych na rzecz jednostki odsetek i kosztów sądowych jest mało prawdopodobne, równolegle należy utworzyć odpis aktualizujący ich wartość (odpowiednio w ciężar konta 751 i 761) lub ich przypis zaksięgować bezpośrednio w korespondencji z kontem 290 "Odpisy aktualizujące należności".

W przypadku gdy pomimo wyroku sądu lub orzeczenia nakazu zapłaty dłużnik nie spłaci roszczenia, w związku z czym należność skierowana zostanie do egzekucji, a właściwy organ postępowania egzekucyjnego (np. komornik) wyda postanowienie o nieściągalności, to wydane postanowienie stanowić będzie podstawę do odpisania należności jako nieściągalnej. W sytuacji gdy wartość takiej należności była wcześniej objęta odpisem aktualizującym, jej wyksięgowanie powinno nastąpić jednocześnie z wyksięgowaniem tego odpisu aktualizującego, zapisem:

Zgodnie bowiem z art. 35b ust. 3 ustawy o rachunkowości, należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne zmniejszają dokonane uprzednio odpisy aktualizujące ich wartość.

Jeśli odpis aktualizujący nie był tworzony, to wartość takiej należności - w myśl art. 35b ust. 4 ww. ustawy - należy wyksięgować w pozostałe koszty operacyjne lub koszty finansowe. W przypadku jednostki budżetowej bądź samorządowego zakładu budżetowego odbędzie się to zapisem:

Przykład

Sąd uznał roszczenie wierzyciela, dłużnik nie spłacił roszczenia, należność skierowano do egzekucji

I. Założenia:

1. Zakład budżetowy posiada należność (konto 201) w wysokości: 8.800 zł, którą skierował na drogę postępowania sądowego. Opłacone przez zakład koszty postępowania spornego wyniosły: 300 zł. Sąd orzekł na korzyść wierzyciela spłatę należności głównej, zwrot kosztów postępowania sądowego i odsetek za zwłokę w zapłacie w wysokości: 150 zł.

2. Dłużnik nie spłacił roszczenia. Wierzyciel skierował należność do egzekucji komorniczej. Komornik wydał postanowienie o nieściągalności.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

W przypadku przegrania procesu i oddalenia roszczenia przez sąd, należność sporną ponownie przenosi się na konto rozrachunków, ujmując ją zapisem: Wn konto zespołu 2, Ma konto 240.

Kolejnym krokiem będzie ponadto uznanie takiej należności za nieściągalną. Jeśli była ona objęta odpisem aktualizującym, to jej wyksięgowanie nastąpi zapisem: Wn konto 290, Ma konto zespołu 2. Natomiast w sytuacji, gdy nie był tworzony odpis aktualizujący, wartość tej należności należy wyksięgować w pozostałe koszty operacyjne lub koszty finansowe.

Ewidencja księgowa zdarzeń, o których mowa wyżej, przedstawiona zostanie na przykładzie liczbowym.

Przykład

Sąd oddalił roszczenie wierzyciela

I. Założenia:

Jednostka budżetowa posiada należność z tytułu dochodów budżetowych (konto 221) w wysokości: 12.100 zł, którą skierowała na drogę postępowania sądowego. Koszty sądowe stanowiły kwotę: 900 zł. Sąd oddalił roszczenie wierzyciela w związku z upływem okresu przedawnienia.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: