Zakup sprzętu biurowego do obsługi projektu finansowanego ze środków Unii Europejskiej

Jesteśmy jednostką budżetową. W trakcie realizacji inwestycji rozliczanej w ramach projektu finansowanego ze środków Unii Europejskiej zakupiliśmy sprzęt biurowy do wykorzystania przez służby rozliczające projekt. Wartość jednostkowa tego sprzętu nie przekracza kwoty 3,5 tys. zł. Wydatek ten ujęliśmy w paragrafie 605. Po zakupie sprzęt oddaliśmy do użytkowania, zaewidencjonowaliśmy na koncie 013 i dokonaliśmy jednorazowego umorzenia. Czy postąpiliśmy prawidłowo? Czy może nakłady poniesione na zakup sprzętu powinny zostać na koncie 080 do momentu rozliczenia inwestycji?
 

Szczególne zasady obowiązujące jednostki sektora finansów publicznych, w tym jednostki budżetowe, wynikające z ustawy o finansach publicznych, a także rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 38, poz. 207 ze zm.), zobowiązują te jednostki do grupowania wydatków w podziale na: wydatki bieżące i majątkowe.

Zgodnie z powyższym rozporządzeniem, do klasyfikowania wydatków majątkowych (inwestycyjnych) w jednostkach budżetowych służą dwa paragrafy: 605 "Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych" oraz 606 "Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych".

Zakupy inwestycyjne są klasyfikowane w paragrafie 606 (z odpowiednią czwartą cyfrą), jeśli wydatek wiąże się z zakupem środków trwałych, niezaliczonych do pierwszego wyposażenia, których wartość początkowa w dniu przyjęcia do używania jest wyższa od kwoty określonej w art. 16f updop, tj. od kwoty 3.500 zł, a odpisy amortyzacyjne od tych środków trwałych nie są dokonywane jednorazowo lub gdy od nich nie dokonuje się odpisów amortyzacyjnych w przypadkach określonych w tej ustawie.

Wydatki inwestycyjne klasyfikowane w paragrafie 605 (z odpowiednią czwartą cyfrą) dotyczą z kolei wydatków związanych z realizowanym procesem inwestycyjnym (budową, przebudową, rozbudową, nadbudową, odbudową, rekonstrukcją, adaptacją obiektów budowlanych) oraz z pierwszym wyposażeniem obiektów budowlanych.

Nakłady na drobny sprzęt biurowy, o którym mowa w pytaniu, nie mają charakteru ulepszenia istniejącego środka trwałego (obiektu budowlanego), nie są również związane z pierwszym wyposażeniem obiektów budowlanych, a wartość jednostkowa tego sprzętu nie przekracza wartości 3.500 zł.

Dlatego też - naszym zdaniem - poniesione przez jednostkę wydatki na zakup sprzętu powinny zostać zaklasyfikowane do wydatków bieżących i ujęte w paragrafie 421 "Zakup materiałów i wyposażenia".

Natomiast w kwestii ewidencji księgowej zauważyć należy, że - zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. nr 128, poz. 861 ze zm.) - konto 080 "Środki trwałe w budowie (inwestycje)" służy do ewidencji kosztów środków trwałych w budowie oraz do rozliczenia kosztów środków trwałych w budowie na uzyskane efekty inwestycyjne. Na koncie tym można jednak księgować również rozliczenie kosztów dotyczących zakupów gotowych środków trwałych.

Z definicji środka trwałego zawartej w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości można jednocześnie wywnioskować, że przyjęcia środka trwałego do używania jednostka może dokonać wtedy, gdy jest on kompletny i zdatny do użytku.

W przypadku zakupu sprzętu, który nie wymaga montażu (przystosowania do używania), moment jego przyjęcia do używania i wprowadzenia do ewidencji środków trwałych może zatem nastąpić bezpośrednio po jego zakupie.

Jeśli więc jednostka rozpoczęła użytkowanie przedmiotowego sprzętu biurowego bezpośrednio po zakupie - co oznacza, iż został on oddany do użytkowania - to postąpiła prawidłowo przeksięgowując jego wartość z konta 080 "Środki trwałe w budowie (inwestycje)" na konto 013 "Pozostałe środki trwałe" i dokonując jego jednorazowej amortyzacji. Moment rozliczenia końcowego inwestycji nie ma w tym przypadku wpływu na moment przyjęcia do używania sprzętu wykorzystywanego przez służby rozliczające projekt.