Koszty pracy zdalnej w księgach rachunkowych pracodawcy

Od 7 kwietnia 2023 r. obowiązują przepisy Kodeksu pracy (K.p.) dotyczące pracy zdalnej, przez którą - zgodnie z art. 67¹⁸ K.p. - rozumie się pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Definicja ta zawiera w sobie dwa sposoby świadczenia pracy na odległość. Pierwszy dotyczy pracy zdalnej w pełnym wymiarze, czyli wyłącznie w miejscu wskazanym przez pracownika, a drugi tzw. pracy hybrydowej, czyli połączenia pracy zdalnej i tradycyjnej, np. w tygodniu 3 dni w miejscu wskazanym przez pracownika i 2 dni w siedzibie pracodawcy. Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia (por. art. 67¹⁹ § 1 K.p.).

Wprowadzenie pracy zdalnej według nowych regulacji wiąże się z ponoszeniem przez pracodawcę określonych kosztów. Na mocy art. 67²⁴ § 1 K.p. pracodawca jest bowiem obowiązany:

1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,

2) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,

3) pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 67²⁰ § 1 i 2 K.p., regulaminie, o którym mowa w art. 67^{20 § 3 i 4} K.p., poleceniu, o którym mowa w art. 67¹⁹ § 3 K.p., albo porozumieniu, o którym mowa w art. 67²⁰ § 5 K.p. zdanie drugie,

4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Na podstawie art. 67²⁴ § 2 K.p. strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w Kodeksie pracy. W takim przypadku pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą (por. art. 67²⁴ § 3 K.p.). Obowiązek pokrycia kosztów, o których mowa w art. 67²⁴ § 1 pkt 2 i 3 K.p., albo wypłaty ekwiwalentu, o którym mowa w art. 67²⁴ § 3 K.p., może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej (por. art. 67²⁴ § 4 K.p.). Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych (por. art. 67²⁴ § 5 K.p.). Co istotne zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (por. art. 67²⁵ K.p.).

Jeżeli pracodawca zapewnia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, to wydatki związane z ich zakupem może zaliczyć bezpośrednio w koszty działalności operacyjnej, np. na konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii" lub na odpowiednie konto w zespole 5. W przypadku nakładów na środki trwałe (np. komputery), rozlicza się je poprzez odpisy amortyzacyjne drogą systematycznego, planowego rozłożenia wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji (por. art. 32 ust. 1 ustawy o rachunkowości) lub w sposób uproszczony, przewidziany dla środków o niskiej jednostkowej wartości początkowej (por. art. 32 ust. 6 ww. ustawy).

Przykład

I. Założenia

1. Pracodawca w kwietniu 2023 r. nabył na cele pracy zdalnej 4 zestawy komputerowe. Wartość netto każdego zestawu wynosiła: 6.000 zł.
2. Zgodnie z polityką rachunkowości jednostki, zestawy komputerowe, których wartość początkowa jest równa lub niższa niż 10.000 zł, są ujmowane w środkach trwałych i jednorazowo umarzane w miesiącu oddania ich do używania, a koszty działalności operacyjnej rozliczane są wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

W sytuacji gdy pracodawca zapewnia pracownikowi instalację, serwis oraz konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, wykorzystywanych do wykonywania pracy zdalnej, poniesione wydatki może odnieść bezpośrednio w ciężar kosztów działalności operacyjnej lub na odpowiednie konto w zespole 5, w sposób przedstawiony na przykładzie.

Przykład

I. Założenia:

1. Pracodawca zapewnił pracownikowi do pracy zdalnej zestaw komputerowy. Koszty instalacji i konfiguracji tego zestawu w domu pracownika wykonała, na zlecenie pracodawcy, firma zewnętrzna. Wykonawca wystawił na pracodawcę fakturę na kwotę brutto: 123 zł (w tym VAT: 23 zł).
2. Zgodnie z polityką rachunkowości jednostki, koszty działalności operacyjnej rozliczane są wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Jeżeli pracownik koszty instalacji i konfiguracji pokrywa z własnych środków, to ma prawo domagać się ich zwrotu od pracodawcy. Podstawą zwrotu może być faktura wystawiona na pracownika. W księgach rachunkowych pracodawcy można ująć takie zdarzenie gospodarcze w sposób przedstawiony na przykładzie.

Przykład

I. Założenia:

1. Pracodawca zapewnił pracownikowi wykonującemu pracę zdalną zestaw komputerowy, przy czym koszty instalacji i konfiguracji tego zestawu w domu pracownik pokrył z własnych środków. Faktura za usługę instalacji i konfiguracji sprzętu, w kwocie: 123 zł (w tym VAT: 23 zł), została wystawiona na pracownika.
2. Zgodnie z polityką rachunkowości jednostki, koszty działalności operacyjnej rozliczane są wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej mogą być także rozliczane w oparciu o porozumienie dotyczące zasad wykorzystywania przez pracownika własnych materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych. W takim przypadku pracownikowi przysługuje:

• ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą lub
• ryczałt, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Wartość ryczałtu lub ekwiwalentu za używanie własnych materiałów i narzędzi ujmuje się w kosztach działalności operacyjnej na koncie 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe" lub na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia", w korespondencji z kontem 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" lub, jeśli ekwiwalent wypłacany jest razem z wynagrodzeniem, na koncie 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń".

Przykład

I. Założenia:

1. Pracodawca ustalił z pracownikiem wykonującym pracę zdalną, że z tytułu wykorzystywania własnych materiałów i narzędzi pracy (w tym zestawu komputerowego), niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pracownikowi należy się ekwiwalent w wysokości: 200 zł miesięcznie, który jest wypłacany wraz z wynagrodzeniem.
2. Zgodnie z polityką rachunkowości jednostki, koszty działalności operacyjnej rozliczane są wyłącznie na kontach zespołu 4, a ewidencja ekwiwalentów pieniężnych prowadzona jest na koncie 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Ekwiwalent za używanie własnych materiałów i urządzeń). Dla uproszczenia ujęto wyłącznie kwotę ekwiwalentu

II. Dekretacja:

III. Księgowania: