Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Roczny przegląd bazy danych gromadzonych dla celów ZFŚS
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Roczny przegląd bazy danych gromadzonych dla celów ZFŚS

Gazeta Podatkowa nr 101 (2184) z dnia 16.12.2024
Agata Barczewska

Prowadzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wiąże się z obowiązkami po stronie pracodawcy. Jednym z nich jest obowiązek przeglądu danych osobowych pracowników i innych uprawnionych, gromadzonych w związku z przyznawaniem ulgowych świadczeń z ZFŚS. Ma to przeciwdziałać gromadzeniu nadmiarowych danych w ramach ZFŚS.

Tylko niezbędne dane osobowe

Pracodawca, przyznając ulgowe usługi i świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, powinien kierować się tzw. kryterium socjalnym, które jest podstawowym kryterium stosowanym przy wydatkowaniu środków z ZFŚS. Przyznanie ulgowego świadczenia osobie uprawnionej zależy od oceny całokształtu jej sytuacji materialno-bytowej. W celu zrealizowania tego wymogu pracodawca, jako administrator Funduszu, musi pozyskać informacje na temat tej sytuacji, uwiarygodnione oświadczeniami lub dokumentami (art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS). Wspomniane oświadczenia i dokumenty zawierają na ogół wiele danych osobowych osób uprawnionych, dotyczące ich sytuacji rodzinnej i materialnej, w tym zdrowotnej.

Jak stanowi art. 8 ust. 1c ustawy o ZFŚS, pracodawca może przetwarzać dane nie dłużej, niż jest to niezbędne do przyznania danego (ulgowego) świadczenia oraz przez okres dochodzenia do niego praw lub roszczeń.

Ponadto na pracodawcy ciąży obowiązek dokonywania przeglądu danych osobowych osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Dane niepotrzebne należy usuwać (art. 8 ust. 1d ustawy o ZFŚS).

Przegląd danych osobowych z ZFŚS dotyczy całego okresu działalności Funduszu, który dotychczas nie był objęty przeglądem (począwszy od 2019 r., kiedy wprowadzono obowiązek takiego przeglądu). Jeżeli więc pracodawca nie dokonał przeglądu za dany rok, to powinien go ująć w najbliższym przeprowadzanym przeglądzie. Takie stanowisko zajął Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO), w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 17 grudnia 2019 r. (patrz ramka).

"(...) W podmiotach publicznych, jak i niepublicznych pracodawcy muszą więc dokonywać corocznych przeglądów - tak, aby przetwarzać jedynie dane niezbędne do realizacji celów świadczeń socjalnych swoich pracowników. Wprowadzenie (...) obowiązku dokonywania przez pracodawcę przeglądu danych osobowych przetwarzanych w związku z działaniem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oznacza, że pracodawca dokonuje przeglądu całości tej dokumentacji. Dzięki temu będzie realizował obowiązek określony w art. 8 ust. 1d ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz będzie przetwarzał dane zgodnie z przepisami o ochronie danych, w szczególności zgodnie z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO)".

Stanowisko UODO udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 17 grudnia 2019 r.


"(...) Zgodnie z dyspozycją art. 8 ust. 1d ustawy (...) o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (...), pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z funduszu nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. (...)

Powołane przepisy zawierają obowiązek dokonywania przez pracodawcę corocznego przeglądu danych osobowych przetwarzanych na potrzeby działalności socjalnej, wskazując na konieczność realizacji tej czynności nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym. W związku z tym, o częstotliwości i terminie dokonywania tego przeglądu w roku kalendarzowym decyduje pracodawca, uwzględniając cel takiego przeglądu. (...)".

Stanowisko MRPiPS udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 13 grudnia 2019 r.

Protokół z przeglądu

Przepisy ustawy o ZFŚS nie określają sposobu udokumentowania faktu przeprowadzenia przeglądu, pracodawca ma więc w tej kwestii pewną dowolność. Przykładowo może sporządzić pisemny protokół lub sprawozdanie z czynności przeglądu danych z ZFŚS, wskazując zakres danych poddanych przeglądowi oraz dane, które zostały usunięte.

Przy podejmowaniu decyzji o usunięciu konkretnych dokumentów zawierających dane osobowe, np. zaświadczeń dotyczących sytuacji materialnej czy zdrowotnej wykorzystanych do przyznania zapomogi, należy pamiętać, że dane z ZFŚS trzeba przechowywać przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Chodzi tu m.in. o roszczenia odpowiednich organów z tytułu zobowiązań podatkowo-składkowych, które zasadniczo przedawniają się po 5 latach. Jeżeli więc, przyznając ulgowe świadczenie z ZFŚS, pracodawca skorzystał na to świadczenie ze zwolnienia podatkowo-składkowego, to, moim zdaniem, jest uprawniony do przechowywania dokumentów z nim związanych przez okres przedawnienia wspomnianych zobowiązań.

Raz na rok to minimum

Jak już wspomniano, pracodawca jest zobowiązany dokonywać przeglądu danych osobowych osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym - w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Dane niepotrzebne, co do których nie jest już uzasadnione dalsze ich przechowywanie, należy usuwać.

Ustawa o ZFŚS w art. 8 ust. 1d nie określa maksymalnej częstotliwości dokonywania przeglądu danych przetwarzanych dla potrzeb Funduszu ani terminów przeprowadzania przeglądu. Wprowadza jedynie minimalny wymóg przeprowadzenia jednego przeglądu w ciągu roku kalendarzowego. Pracodawca może na tym poprzestać, nie ma jednak przeszkód, aby zwiększył liczbę przeglądów w ciągu roku. Resort pracy, który w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 13 grudnia 2019 r. wypowiedział się w sprawie terminu i częstotliwości przeprowadzania przeglądu, uznał, że pracodawca może zdecydować o większej liczbie przeglądów w danym roku, w zależności od swoich potrzeb. Może też dowolnie ustalić, w jakim terminie będą one przeprowadzane (patrz ramka).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288)

 

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.