Prowadzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wiąże się z obowiązkami po stronie pracodawcy. Jednym z nich jest obowiązek przeglądu danych osobowych pracowników i innych uprawnionych, gromadzonych w związku z przyznawaniem ulgowych świadczeń z ZFŚS. Ma to przeciwdziałać gromadzeniu nadmiarowych danych w ramach ZFŚS.
Pracodawca, przyznając ulgowe usługi i świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, powinien kierować się tzw. kryterium socjalnym, które jest podstawowym kryterium stosowanym przy wydatkowaniu środków z ZFŚS. Przyznanie ulgowego świadczenia osobie uprawnionej zależy od oceny całokształtu jej sytuacji materialno-bytowej. W celu zrealizowania tego wymogu pracodawca, jako administrator Funduszu, musi pozyskać informacje na temat tej sytuacji, uwiarygodnione oświadczeniami lub dokumentami (art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS). Wspomniane oświadczenia i dokumenty zawierają na ogół wiele danych osobowych osób uprawnionych, dotyczące ich sytuacji rodzinnej i materialnej, w tym zdrowotnej.
Jak stanowi art. 8 ust. 1c ustawy o ZFŚS, pracodawca może przetwarzać dane nie dłużej, niż jest to niezbędne do przyznania danego (ulgowego) świadczenia oraz przez okres dochodzenia do niego praw lub roszczeń.
Ponadto na pracodawcy ciąży obowiązek dokonywania przeglądu danych osobowych osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Dane niepotrzebne należy usuwać (art. 8 ust. 1d ustawy o ZFŚS).
Przegląd danych osobowych z ZFŚS dotyczy całego okresu działalności Funduszu, który dotychczas nie był objęty przeglądem (począwszy od 2019 r., kiedy wprowadzono obowiązek takiego przeglądu). Jeżeli więc pracodawca nie dokonał przeglądu za dany rok, to powinien go ująć w najbliższym przeprowadzanym przeglądzie. Takie stanowisko zajął Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO), w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 17 grudnia 2019 r. (patrz ramka).
"(...) W podmiotach publicznych, jak i niepublicznych pracodawcy muszą więc dokonywać corocznych przeglądów - tak, aby przetwarzać jedynie dane niezbędne do realizacji celów świadczeń socjalnych swoich pracowników. Wprowadzenie (...) obowiązku dokonywania przez pracodawcę przeglądu danych osobowych przetwarzanych w związku z działaniem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oznacza, że pracodawca dokonuje przeglądu całości tej dokumentacji. Dzięki temu będzie realizował obowiązek określony w art. 8 ust. 1d ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz będzie przetwarzał dane zgodnie z przepisami o ochronie danych, w szczególności zgodnie z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO)". Stanowisko UODO udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 17 grudnia 2019 r.
Powołane przepisy zawierają obowiązek dokonywania przez pracodawcę corocznego przeglądu danych osobowych przetwarzanych na potrzeby działalności socjalnej, wskazując na konieczność realizacji tej czynności nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym. W związku z tym, o częstotliwości i terminie dokonywania tego przeglądu w roku kalendarzowym decyduje pracodawca, uwzględniając cel takiego przeglądu. (...)". Stanowisko MRPiPS udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 13 grudnia 2019 r. |
Przepisy ustawy o ZFŚS nie określają sposobu udokumentowania faktu przeprowadzenia przeglądu, pracodawca ma więc w tej kwestii pewną dowolność. Przykładowo może sporządzić pisemny protokół lub sprawozdanie z czynności przeglądu danych z ZFŚS, wskazując zakres danych poddanych przeglądowi oraz dane, które zostały usunięte.
Przy podejmowaniu decyzji o usunięciu konkretnych dokumentów zawierających dane osobowe, np. zaświadczeń dotyczących sytuacji materialnej czy zdrowotnej wykorzystanych do przyznania zapomogi, należy pamiętać, że dane z ZFŚS trzeba przechowywać przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Chodzi tu m.in. o roszczenia odpowiednich organów z tytułu zobowiązań podatkowo-składkowych, które zasadniczo przedawniają się po 5 latach. Jeżeli więc, przyznając ulgowe świadczenie z ZFŚS, pracodawca skorzystał na to świadczenie ze zwolnienia podatkowo-składkowego, to, moim zdaniem, jest uprawniony do przechowywania dokumentów z nim związanych przez okres przedawnienia wspomnianych zobowiązań.
Jak już wspomniano, pracodawca jest zobowiązany dokonywać przeglądu danych osobowych osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym - w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Dane niepotrzebne, co do których nie jest już uzasadnione dalsze ich przechowywanie, należy usuwać.
Ustawa o ZFŚS w art. 8 ust. 1d nie określa maksymalnej częstotliwości dokonywania przeglądu danych przetwarzanych dla potrzeb Funduszu ani terminów przeprowadzania przeglądu. Wprowadza jedynie minimalny wymóg przeprowadzenia jednego przeglądu w ciągu roku kalendarzowego. Pracodawca może na tym poprzestać, nie ma jednak przeszkód, aby zwiększył liczbę przeglądów w ciągu roku. Resort pracy, który w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 13 grudnia 2019 r. wypowiedział się w sprawie terminu i częstotliwości przeprowadzania przeglądu, uznał, że pracodawca może zdecydować o większej liczbie przeglądów w danym roku, w zależności od swoich potrzeb. Może też dowolnie ustalić, w jakim terminie będą one przeprowadzane (patrz ramka).
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288)
|