Warunki wykonywania pracy zdalnej

Z dniem 7 kwietnia 2023 r. wejdą w życie przepisy dotyczące pracy zdalnej, wprowadzone do Kodeksu pracy. Normują one m.in. tryb wprowadzania pracy zdalnej w danym zakładzie oraz związane z tym prawa i obowiązki stron stosunku pracy. Określają też przypadki, w których pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek o pracę zdalną i sposób wycofania się przez strony z takiej formy świadczenia pracy.

Praca zdalna zamiast telepracy

Od 7 kwietnia 2023 r. podstawą prawną do wykonywania pracy zdalnej dla ogółu pracowników staną się przepisy Kodeksu pracy, dotyczące tej formy wykonywania pracy. Zostały one po raz pierwszy wprowadzone do tego Kodeksu na mocy ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240). Przewiduje ona regulacje dotyczące m.in. zasad wykonywania pracy zdalnej oraz określa katalog prac, które nie mogą być wykonywane w tej formie (patrz ramka: Prace...). Z dniem 7 kwietnia br. zasadniczo przestaną natomiast obowiązywać regulacje, w ramach których można świadczyć pracę na odległość w formie:

• telepracy unormowanej w art. 67⁵- 67¹⁷ K.p. oraz
• pracy zdalnej wykonywanej na podstawie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19... (Dz. U. z 2021 r. poz. 2095 ze zm.), zwanej specustawą w sprawie COVID-19.

Wdrożenie od 7 kwietnia 2023 r. kodeksowych przepisów o pracy zdalnej nie oznacza automatycznego zaprzestania stosowania przepisów Kodeksu pracy dotyczących telepracy. Praca na odległość w tej formie przez pewien czas będzie jeszcze mogła być wykonywana, na podstawie przepisów przejściowych ustawy nowelizującej. Wynika z nich m.in., że:

• warunki stosowania telepracy określone w porozumieniu lub regulaminie, o których mowa w art. 67⁶ § 1-4 K.p., w brzmieniu obowiązującym do 6 kwietnia 2023 r., mogą być stosowane nie dłużej niż przez okres 6 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy nowelizującej (tj. do 7 października 2023 r.),
• wykonywanie pracy w formie telepracy na podstawie wniosku pracownika, o którym mowa w art. 67⁶ § 5-7 K.p., w brzmieniu obowiązującym do 6 kwietnia 2023 r., jest dopuszczalne nie dłużej niż przez 6 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy nowelizującej (tj. do 7 października 2023 r.).

Ustawa nowelizująca nie przewiduje natomiast żadnych regulacji przejściowych, jeżeli chodzi o wykonywanie pracy zdalnej na podstawie art. 3 specustawy w sprawie COVID-19. W tym przypadku wskazana podstawa prawna stosowania pracy zdalnej definitywnie ustanie z dniem 7 kwietnia 2023 r.

Tryb wdrożenia pracy zdalnej

Pracodawca, który chce umożliwić wykonywanie w jego firmie pracy zdalnej, musi (z nielicznymi wyjątkami, o których dalej) uregulować warunki tej pracy w przepisach zakładowych. W tym zakresie ma obowiązek:

• zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową,
• utworzenia regulaminu pracy zdalnej - w razie braku zakładowej organizacji związkowej lub niezawarcia porozumienia z tą organizacją (organizacjami),
• zawarcia porozumienia z pracownikiem, jeżeli nie został wydany regulamin lub jednostronne polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Ustawa nowelizująca określa zakres przedmiotowy wspomnianego porozumienia lub regulaminu. W aktach tych powinny się znaleźć zapisy określające:

• grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów instalacji, serwisu i konserwacji materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do pracy zdalnej, kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych oraz innych niezbędnych kosztów związanych bezpośrednio ze świadczeniem pracy zdalnej,
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu na pokrycie kosztów pracy zdalnej,
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Jak już wspomniano, w niektórych przypadkach pracodawca nie jest związany wymogiem uregulowania pracy zdalnej w aktach prawa zakładowego. Chodzi tu o sytuację wydania przez pracodawcę jednostronnego polecenia wykonywania pracy zdalnej oraz tzw. okazjonalną pracę zdalną.

Mniej formalności z pracą zdalną

Ustawa nowelizująca przewiduje możliwość wykonywania pracy zdalnej na podstawie jednostronnego polecenia pracodawcy lub okazjonalnego wniosku pracownika. Jednostronne wprowadzenie pracy zdalnej przez pracodawcę, bez konieczności zawarcia porozumienia lub wydania regulaminu pracy zdalnej, będzie możliwe w okresie:

• obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej - jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie (w postaci papierowej lub elektronicznej), że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca będzie mógł w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, ale z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem. Trzeba jednak zaznaczyć, że w treści wspomnianego polecenia trzeba będzie uregulować te kwestie, które mają być przedmiotem porozumienia lub regulaminu pracy zdalnej, z wyłączeniem obowiązku określenia grup pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną. Ponadto wprowadzenie jednostronnie pracy zdalnej nie zwalnia pracodawcy z podstawowych obowiązków związanych ze stosowaniem tej pracy (patrz ramka: Obowiązki pracodawcy...).

Jedynym przypadkiem, w którym następuje wyłączenie zdecydowanej większości obowiązków formalnych ciążących na pracodawcy w związku z pracą zdalną, jest wykonywanie jej na podstawie wniosku pracownika o tzw. okazjonalną pracę zdalną. Pracownik może w ten sposób korzystać z pracy zdalnej przez 24 dni w roku kalendarzowym. W takiej sytuacji na pracodawcy ciąży jedynie obowiązek ustalenia z pracownikiem zasad kontroli wykonywania pracy zdalnej oraz w zakresie bhp i procedur ochrony danych osobowych.

Wiążący wniosek o pracę zdalną

Kodeks pracy przyznaje niektórym pracownikom prawo do złożenia wiążącego wniosku o zastosowanie pracy zdalnej. W sytuacji otrzymania wniosku od takiego uprawnionego pracownika pracodawca generalnie będzie musiał uwzględnić ten wniosek, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Prawo do złożenia wiążącego wniosku o pracę zdalną przysługuje:

• pracownicy w ciąży,
• pracownikowi wychowującemu dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• pracownikowi sprawującemu opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownikowi - rodzicowi dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem" (Dz. U. z 2020 r. poz. 1329),
• pracownikowi - rodzicowi:

a) dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz

b) dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy - Prawo oświatowe.

W przypadku pracowników wymienionych w dwóch ostatnich odnośnikach, wspomniany wniosek będzie można złożyć również po ukończeniu przez dziecko 18 lat. W razie ewentualnej odmowy uwzględnienia wniosku przez pracodawcę, będzie on zobowiązany powiadomić pracownika o przyczynie odmowy w ciągu 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Powrót do stacjonarnej pracy

W przypadku podjęcia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia każda ze stron umowy o pracę będzie uprawniona do wystąpienia z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalą termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy nastąpi w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Pracodawca nie będzie mógł jednak wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy przez pracownika, który ma prawo do złożenia wiążącego wniosku o taką pracę, chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.)