Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Gromadzenie dokumentów kadrowych w aktach osobowych

Nowa matryca stawek VAT

Nomenklatura scalona Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług www.klasyfikacje.gofin.pl  »
POLECAMY
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Gromadzenie dokumentów kadrowych w aktach osobowych

Gazeta Podatkowa nr 11 (1782) z dnia 8.02.2021
Agata Barczewska

Obowiązkiem pracodawcy jest założenie, a następnie prowadzenie akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej. Realizacja tego obowiązku następuje według zasad określonych w odpowiednim akcie wykonawczym. Nie wyklucza to jednak wątpliwości na gruncie praktycznego stosowania przepisów regulujących przechowywanie dokumentacji pracowniczej.

Ważne przepisy

Szczegółowe zasady prowadzenia akt osobowych określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369), zwane rozporządzeniem dokumentacyjnym. Dzieli ono akta osobowe na 4 części, związane z nawiązaniem zatrudnienia (A), jego przebiegiem (B), ustaniem zatrudnienia (C) i pracowniczą odpowiedzialnością porządkową lub dyscyplinarną (D). Rozporządzenie dokumentacyjne reguluje też przechowywanie pozostałej, poza aktami osobowymi, dokumentacji pracowniczej. Oprócz ewidencji czasu pracy obejmuje ona różne wnioski, oświadczenia i zgody pracownika, jak też dokumenty związane z udzielaniem urlopu wypoczynkowego, wypłatą wynagrodzenia czy przydziału odzieży i obuwia roboczego.

Zakres dokumentów przechowywanych w poszczególnych częściach akt osobowych określa § 3 rozporządzenia dokumentacyjnego. Czasami jednak pracodawca może odnieść wrażenie, że ten sam rodzaj dokumentu, np. skierowanie na badanie profilaktyczne i orzeczenia lekarskie, pojawia się w każdej części akt osobowych. W takich sytuacjach pracodawca - ustalając, w jakiej części akt ma być przechowywany konkretny dokument - powinien kierować się przepisami prawnymi podanymi w nawiasach (przy nazwie danego dokumentu). Przykładowo, w przypadku skierowań i badań gromadzonych w części A akt, rozporządzenie odwołuje się do art. 229 § 1 pkt 1 K.p. oraz art. 229 § 11 i 12 K.p. Pierwszy z przywołanych przepisów dotyczy badań wstępnych wykonywanych przy przyjmowaniu do pracy, z kolei drugi - badań lekarskich wykonanych w poprzednim lub równoległym zatrudnieniu, przedkładanych nowemu pracodawcy w celu skorzystania ze zwolnienia z badań wstępnych.

W § 3 pkt 2 rozporządzenia dokumentacyjnego (dotyczącym części B akt) w lit. r) zawarto natomiast odesłanie do art. 229 § 1 pkt 2 K.p. i art. 229 § 2 i 5 K.p. odnoszących się do badań profilaktycznych wykonywanych w trakcie bieżącego zatrudnienia. Pierwszy przepis odnosi się do badań wstępnych wykonywanych w niektórych przypadkach przeniesienia pracownika na inne stanowisko. Drugi dotyczy badań okresowych i kontrolnych, w tym wykonywanych w związku z wystąpieniem określonych (szkodliwych) warunków pracy. Nie można więc mówić o dublowaniu się niektórych dokumentów, np. dotyczących badań profilaktycznych, w poszczególnych częściach akt osobowych, ponieważ - nawet przy zbieżności nazw - są to zawsze inne dokumenty.

Mieszana forma dla większych części

Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w wersji papierowej lub elektronicznej. Dotyczy to całości dokumentacji lub jej wyodrębnionych rodzajowo części, które mogą być tworzone i przechowywane w różnej formie. Oznacza to, że pracodawca w ramach wybranej przez siebie postaci dokumentacji, np. papierowej, nie może tworzyć i przechowywać pojedynczych dokumentów w postaci elektronicznej (patrz stanowisko MRPiPS w ramce). Należy jednak dodać, że utworzenie przez pracodawcę pojedynczych dokumentów w pliku (np. w Excelu) poza określonym systemem teleinformatycznym, nie jest wytworzeniem tego dokumentu w postaci elektronicznej. Pojedyncze pliki tworzone poza systemem, mimo postaci elektronicznej, nie są uznawane za część dokumentacji pracowniczej prowadzonej w tej postaci.

Dokumentacja składkowo-podatkowa poza aktami

Na dokumentację związaną z zatrudnianiem pracownika składają się nie tylko dokumenty typowo kadrowe, ale również takie, które są wytworzone i przechowywane dla celów podatkowo-składkowych. Ponieważ są one związane z zatrudnianiem pracownika, może pojawić się pytanie o możliwość przechowywania tej dokumentacji w aktach osobowych. Akta te są jednak przeznaczone do przechowywania dokumentacji pracowniczej w rozumieniu prawa pracy. Jej szczegółowy zakres określa rozporządzenie dokumentacyjne. Wskazuje ono, jakie dokumenty trzeba przechowywać w aktach osobowych, a jakie poza nimi.

Należy zwrócić uwagę, że § 3 rozporządzenia dotyczący zawartości akt osobowych nie wymienia żadnego dokumentu, który miałby charakter typowo ubezpieczeniowy bądź został wystawiony dla celów podatkowych. To samo dotyczy również pozostałej dokumentacji pracowniczej, o której mowa w § 6 rozporządzenia. Dokumentacja podatkowo-składkowa powinna więc być przechowywana poza aktami osobowymi i pozostałą dokumentacją pracowniczą.

"(...) możliwe jest przechowywanie poszczególnych części dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach, np. akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej, natomiast pozostałej dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, bądź odwrotnie.

Dodatkowo (...) można przyjąć, iż także w ramach dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy, część z tych dokumentów (np. ewidencja czasu pracy wymieniona w § 6 pkt 1a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (...) w sprawie dokumentacji pracowniczej...) może być prowadzona w postaci elektronicznej, a pozostała część (np. wnioski i zgody z § 6 pkt 1 lit. b ww. rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej), w postaci papierowej.

Możliwości przechowywania poszczególnych części dokumentacji pracowniczej (pod warunkiem zachowania jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności) w różnych postaciach nie należy jednak utożsamiać z możliwością przechowywania w odmiennych postaciach dokumentów wchodzących w skład poszczególnych części dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. (...)".

Odpowiedź Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 czerwca 2019 r. udzielona na zapytanie naszego Wydawnictwa

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320)

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.