W wielu przypadkach terminowe umowy o pracę kończą się z ostatnim dniem danego roku kalendarzowego, a w następnym roku są ponownie nawiązywane. Kontynuacja zatrudnienia często dotyczy tych samych stron stosunku pracy, co generalnie pozwala na korzystanie przez pracodawcę z dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Zawarcie kolejnej umowy o pracę z tym samym pracownikiem niekiedy wymaga jednak utworzenia nowych akt pracowniczych.
Założenie i prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Choć generalnie nawiązanie stosunku pracy zobowiązuje pracodawcę do założenia takiej dokumentacji, Kodeks pracy przewiduje od tej zasady pewne wyjątki.
Jak stanowi art. 945 K.p., w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, pracodawca kontynuuje dla tego pracownika dotychczasową dokumentację pracowniczą. Dziesięcioletni okres przechowywania dokumentacji biegnie w takim przypadku od daty ustania najpóźniej nawiązanego stosunku pracy. Powyższa regulacja, obowiązująca od 1 stycznia 2019 r., dotyczy dokumentacji pracowników zatrudnionych ponownie przez tego samego pracodawcę w ciągu 10 lat od ustania poprzedniego stosunku pracy, nawiązanego począwszy od 1 stycznia 2019 r. (przykład 1).
W wielu przypadkach pracownicy zatrudniani w tej samej firmie pracowali w niej w okresie przypadającym przed 1 stycznia 2019 r. Jak wspomniano wcześniej, do takiej sytuacji nie ma zastosowania art. 945 K.p. Odnosi się natomiast do niej art. 9 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych... (Dz. U. z 2018 r. poz. 357), zwanej ustawą nowelizującą. To na jej podstawie został wprowadzony art. 945 K.p.
Ustawa nowelizująca w art. 9 przewidziała możliwość kontynuacji poprzedniej dokumentacji pracowniczej w przypadku zatrudnienia pracownika, którego poprzedni stosunek pracy u tego pracodawcy trwał w dniu 1 stycznia 2019 r., w ciągu 10 lat od zakończenia tego poprzedniego stosunku pracy.
Zastosowanie tej regulacji w sytuacji wskazanej powyżej jest jednak dopuszczalne pod jednym warunkiem. Mianowicie pracodawca musi skrócić okres przechowywania dotychczasowej dokumentacji pracownika do 10 lat, składając raport informacyjny do ZUS.
Tak też uznało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 12 lutego 2019 r. Resort pracy stwierdził w nim, że: "(...) Przepis (...) (art. 9 ustawy nowelizującej - przyp. red.) przewiduje bowiem obowiązek kontynuowania prowadzenia poprzedniej dokumentacji pracowniczej, przy ponownym zatrudnieniu pracownika (2 stycznia 2019 r. lub później), jeśli spełnione są określone w ustawie przesłanki, tj. poprzedni stosunek pracy trwa w dniu 1 stycznia 2019 r. oraz za tego pracownika złożony został przez pracodawcę raport informacyjny. (...)".
Należy nadmienić, że art. 9 ustawy nowelizującej dotyczy pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. - zarówno tych, których stosunek pracy rozpoczął się i zakończył we wskazanym przedziale czasowym, jak i tych, którzy nawiązali zatrudnienie w tym okresie i których stosunek pracy trwał w dniu 1 stycznia 2019 r. Tylko wobec takich pracowników pracodawca może bowiem skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat (z poprzednich 50) na podstawie raportu informacyjnego do ZUS.
W przypadku pracownika ponownie zatrudnionego przez tego samego pracodawcę (którego poprzedni stosunek pracy został nawiązany 1 stycznia 2019 r. lub później), fakt zawarcia nowej umowy o pracę bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej - w kontekście kontynuowania akt pracowniczych - nie ma znaczenia. Wystarczy, że nowe zatrudnienie przypadnie w okresie 10 lat od zakończenia poprzedniego, aby pracodawca mógł korzystać z poprzedniej dokumentacji tego pracownika.
Zupełnie inna sytuacja ma miejsce w przypadku pracowników, których stosunek pracy został nawiązany przed 1 stycznia 2019 r. (a po 31 grudnia 1998 r.) i trwał w dniu 1 stycznia 2019 r. Jeżeli pracodawca podpisał lub podpisze z takim pracownikiem kolejną umowę o pracę bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej, np. w dniu 1 stycznia 2021 r., to nie ma możliwości skrócenia okresu jej przechowywania do 10 lat. Jest to następstwem braku raportu informacyjnego do ZUS, którego nie składa się w razie bezpośredniej kontynuacji zatrudnienia na podstawie nowej umowy. W takiej sytuacji pracodawca musi założyć nową dokumentację pracowniczą (przykład 2).
|
Przykład 1 Pracodawca zatrudnił pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony od 1 stycznia do 31 grudnia 2020 r. W dniu 2 stycznia 2021 r. zawarł z nim kolejną umowę na czas określony. W tym przypadku zastosowanie znajduje art. 945 K.p., dlatego pracodawca może kontynuować akta osobowe i inną dokumentację pracowniczą, założoną dla stosunku pracy nawiązanego od 1 stycznia 2020 r.
Pracodawca zatrudnił pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony od 1 grudnia 2018 r. do 31 grudnia 2020 r. Zakładamy, że 20 stycznia 2021 r. zawrze z nim kolejną umowę o pracę i skróci okres przechowywania dokumentacji z poprzedniej umowy, składając raport informacyjny do ZUS. Wówczas pracodawca będzie mógł kontynuować poprzednie akta osobowe na podstawie art. 9 ustawy nowelizującej. Byłoby to niemożliwe w przypadku zawarcia nowej umowy o pracę w dniu 1 stycznia 2021 r. - wobec braku wyrejestrowania pracownika z ZUS i nieprzekazania raportu informacyjnego. |
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320)
| ||||||||||||
|
||||||||||||
